Nieuwe interface voor chats: georganiseerde threads, meer functies, en de weg vrijmaken voor een uniforme communicatiefeed

Een van de meest gebruikte functies van TaxDome is de mogelijkheid om met klanten te communiceren via ingebouwde berichten: een veilig alternatief voor e-mail en onveilige messaging-apps.

Met berichten kunnen accountants-, boekhoud- en belastingkantoren de communicatie met klanten in dezelfde ruimte bewaren als andere werkgerelateerde informatie, zoals documenten en contactgegevens. Het is ook een snelle manier om contact op te nemen met klanten zonder uw persoonlijke berichten en e-mailaccounts te vervuilen. Berichten kunnen ook checklists voor taken bevatten (met automatische herinneringen) om dingen gedaan te krijgen.

In onze laatste update introduceren wij een aantal belangrijke verbeteringen in de interface en de functionaliteit van ons berichtensysteem (dat voortaan Chats heet). Met deze update willen wij drie doelen bereiken: 1) nieuwe functies toevoegen 2) een gebruiksvriendelijkere interface maken en 3) de weg vrijmaken voor een uniforme communicatie voor zowel uw bedrijf als uw klanten.

De tabbladen geven een voorproefje van het idee: u krijgt verschillende tabbladen voor chats, SMS en e-mail – en één uniforme feed van alle communicatie samen, zodat u en uw medewerkers alle relevante communicatie voor een klant op één plaats kunnen zien.

Voorproefje: SMS-integratie komt eraan – u zult binnen TaxDome tekstberichten van uw klanten kunnen verzenden en ontvangen.

Laten we de nieuwe interface en bijgewerkte functionaliteit eens nader bekijken.

Klanttaken zijn nu prominenter aanwezig

Taken (uw handige to-do-lijsten voor klanten) zijn nu voor uw klanten vergrendeld, zodat zij niet vergeten die af te werken. Ondertussen hebben uw medewerkers de mogelijkheid om taken van klanten op hun scherm te verbergen – voor het geval zij hun ruimte moeten opruimen.

Indien aanwezig, zijn klanttaken altijd zichtbaar voor klanten

Chats worden nu gesorteerd in “Gelezen” en “Ongelezen”.

Binnen elk account worden alle ongelezen chats bovenaan gegroepeerd – zodat uw teamleden onmiddellijk weten wat het eerst hun aandacht nodig heeft. Wanneer een van uw medewerkers het bericht leest, komt het voor iedereen in de rubriek “Gelezen” te staan. In zowel de “Gelezen” als de “Ongelezen” sectie worden de chats gesorteerd op de laatste activiteit binnen elke thread.

Chats worden nu opgesplitst in “Ongelezen” en “Gelezen” secties, met de eerste bovenaan.

Mogelijkheid toegevoegd om context te bekijken

Op de afbeelding hierboven kunt u zien dat als een bericht van een klant iets anders dan alleen platte tekst bevat, zoals bijvoorbeeld:

• Documenten
• Afbeeldingen
• Video’s
• Links
• Taken

… dat deze elementen dan voor uw team in de lijst met threads zichtbaar zijn zonder dat u op de afzonderlijke chats hoeft te klikken. Deze items staan in de preview van het bericht.

+Toevoegen knop toegevoegd

Zowel u als uw klanten kunnen nu documenten en afbeeldingen sneller toevoegen, via de knop “Toevoegen” boven het tekstveld.

Voeg bestanden toe vanaf uw computer of TaxDome Drive

U kunt nu berichten bewerken en verwijderen

Fouten komen voor: soms sluipt er een tikfout in uw bericht, of is een bericht per ongeluk verstuurd. Wij hebben de mogelijkheid toegevoegd om door uw bedrijf verzonden berichten te bewerken en te verwijderen. Bedrijfseigenaren en admins kunnen op elk moment berichten bewerken en verwijderen; andere medewerkers kunnen dit alleen binnen 24 uur na verzending.

Taken opnieuw verzenden naar chats

Soms vergeten klanten echter nog steeds om alles af te vinken van de takenlijst die u hen hebt gestuurd. Dat is waarom, bovenop onze standaard automatische herinneringen, we een knop “Klant-takenlijst opnieuw verzenden” hebben toegevoegd.

Zodra u hierop klikt, wordt de openstaande takenlijst opnieuw verzonden, zowel naar de e-mail van de klant als naar hun respectieve thread met u.

Actieve/gearchiveerde tabbladen verwijderd

Wij hebben het tabblad “Gearchiveerd” verwijderd om uw scherm overzichtelijker te maken, maar geen zorgen: uw gearchiveerde chats zijn nog steeds beschikbaar. De standaardweergave toont alleen actieve chats, maar als u het filter aanpast, kunt u ook alle gearchiveerde threads zien. 

Als uw medewerker of klant antwoordt op een gearchiveerde chat, dan wordt de thread automatisch weer actief en verplaatst naar de categorie “Ongelezen”.

De chatruimte is nu groter

Chats, documenten en herinneringen hebben nu elk een apart tabblad. Dit is ook bedoeld om uw chatruimte overzichtelijker te maken.

Alle uploads of taak-updates worden ook in de chat gepubliceerd.

Chats hebben nu aparte tabbladen voor documenten en herinneringen om uw ruimte op te ruimen.

Wat is het volgende?

Wij zijn bezig met de integratie van SMS (tekstberichten) in TaxDome – u zult binnen TaxDome SMS-berichten kunnen versturen en ontvangen.

Dit maakt deel uit van een grotere update om al uw communicatie (inclusief e-mails) in één enkel communicatiekanaal te tonen, zodat uw bedrijf op de hoogte blijft van alle communicatie tussen uw bedrijf en klanten.