September 2022 Update

Deze maand hebben wij een heleboel verbeteringen ingevoerd om u op weg te helpen en actie te ondernemen ter voorbereiding van het belastingseizoen 2023. Hier gaan we!

Er zijn twee belangrijke functies toegevoegd aan de documentenworkflow. Uw klanten kunnen nu wanneer zij documenten ondertekenen met de hand een handtekening zetten, een populair verzoek. Bovendien kunnen organizers automatisch verzegeld worden. Dit bespaart per klant meer dan tien minuten administratief werk.

Facturen zijn door het toevoegen van speciale posten voor klanten transparanter geworden. U kunt bijvoorbeeld nu kortingen toevoegen, individuele posten als belastbaar markeren (in tegenstelling tot de hele factuur die al dan niet belastbaar is), snel eenmalige diensten toevoegen en meer. We hebben ook de eerste stap gezet naar een robuuste tijdregistratie en facturering, en u kunt nu tijdregistraties aan opdrachten koppelen tijdens het bijhouden van tijd, en werkuren per projecten zien.

Aan de firmakant hebben wij de mogelijkheid toegevoegd om facturen opnieuw aan andere teamleden toe te wijzen, en om met één klik op een knop toegang tot taken of berichten waartoe u geen toegang heeft te vragen. Uw teamgenoten zullen u toegang kunnen verlenen zodra zij hiervan op de hoogte zijn gebracht.

Voorproefje: Wij zijn bezig om de mogelijkheid om tijdregistraties direct te kunnen factureren toe te voegen, en terugkerende facturen komen er ook aan!

Laten we eens in detail bekijken waar we deze maand aan gewerkt hebben!

📚 Document Management

E-handtekeningen: mogelijkheid om namens klanten handtekeningen te ‘tekenen’

Deze functie is al lang een trending onderwerp op ons Functie Verzoek Board, en we zijn erg blij dat we het u vanaf nu kunnen aanbieden. Klanten kunnen er nu voor kiezen om hun handtekening en initialen te typen of te tekenen. 

Met de hand getekende e-handtekeningen zorgen voor een betere klantervaring. Het geeft hen namelijk de mogelijkheid om documenten te ondertekenen op een manier die zij zouden verwachten bij op zichzelf staande elektronische handtekeningenprogramma’s met een soortgelijke functionaliteit (denk aan DocuSign). Het enige verschil is dat dit geen op zichzelf staande tool is waarvoor u moet betalen, maar iets wat geïntegreerd is in uw klantenportaal.

E-handtekeningen zorgen in uw workflow voor efficiëntie en een kortere doorlooptijd van documenten. Met de hand getekende handtekeningen bootsen echte handtekeningen na, en ze geven het e-handtekenenproces een persoonlijk tintje, authenticiteit en meer veiligheid. Ondertekenaars kunnen éénmaal een handtekening ‘tekenen’ en die in de toekomst hergebruiken, wat tijd en klikken bespaart.

Ter herinnering, onbeperkte juridisch bindende e-handtekeningen zijn in elke TaxDome-licentie inbegrepen.

Meer over het namens klanten e-ondertekenen via getekende handtekening>>

Automatisch organizers na indiening verzegelen

Organizers zijn formulieren die u naar uw klanten kunt sturen om informatie in te winnen. Eerder konden klanten de antwoorden van de organizer na indiening nog bijwerken en om dat te voorkomen moest u de organizer handmatig verzegelen. Nu kunt u dat echter automatisch doen door de schakelaar ‘Automatisch na indiening verzegelen’ aan te zetten. Dit bespaart u minstens tien minuten werk per klant terwijl u tegelijkertijd het proces waterdicht maakt.

Ter herinnering, uw team kan altijd indienen organizer ongedaan maken uitvoeren om hem terug te zetten op de “to-do-lijst” van de klant en een e-mailnotificatie te sturen waarin om de gevraagde wijzigingen gevraagd wordt.

Meer over het verzegelen van organizers na indiening>>

💰 Facturering

Eerste stap naar een robuuste tijdregistratie en facturering: tijdregistraties aan Opdrachten koppelen

Eerder was Opdrachten aan tijdregistraties koppelen (en elementen zoals taken, facturen, wikipagina’s, enz.) alleen beschikbaar binnen de Pijplijnen interface. Met deze update krijgt u de mogelijkheid om ook binnen de Tijdregistratielijst tijdregistraties aan Opdrachten te koppelen. U kunt in bulk individuele tijdregistraties en meerdere tijdregistraties aan Opdrachten koppelen. 

U krijgt zichtbaarheid in twee richtingen: binnen elke tijdregistratie kunt u zien op welke Opdracht(en) die betrekking heeft (hebben), en binnen de Opdracht kunt u alle bijgehouden tijd die ermee verband houdt zien. Als u tijd bijhoudt geeft het koppelen van tijdregistraties aan Opdrachten u meer duidelijkheid over de werkuren in projecten.    

Meer over het koppelen van tijdregistraties aan Opdrachten>>

Voorproefje: Binnenkort zult u de tijd kunnen toevoegen die u aan een klant hebt besteed of niet alleen aan Opdrachten, maar ook aan specifieke taken, door tijdregistraties aan facturen te koppelen en facturen te maken op basis van tijdregistraties.

🤓 Team management

Knop toegangsverzoek toegevoegd

Als u genoemd wordt in een taak of bericht waartoe u geen toegang hebt, dan kunt u er nu met een klik op de knop toegang toe vragen. Als u ooit Google docs heeft gebruikt, dan lijkt deze functionaliteit sterk op die wanneer u toegang vraagt tot een document dat nog niet met u gedeeld is. 

Als u toegang aanvraagt, wordt een notificatie aan uw teamleden om toegang te verlenen gestuurd.

Eerder kreeg een firmamedewerker wanneer hij of zij taken toegewezen kreeg, maar nog geen accounttoegang had, een foutmelding en moest hij of zij met iemand contact opnemen. Deze stroom is opnieuw ontworpen en gestroomlijnd, de kennisgeving om toegang te verlenen komt via e-mail en Inbox+, waardoor u met één klik toegang kunt verlenen.

Meer over het aanvragen van toegang>>

Nieuwe toestemming: teamleden in staat stellen facturen opnieuw toe te wijzen

In grotere bedrijven wordt het factureringsproces vaak door speciaal daartoe aangesteld personeel (admins) afgehandeld. Daarom hebben we de mogelijkheid toegevoegd om de factuur aan verschillende teamleden toe te wijzen, wat bijdraagt aan een nauwkeurige rapportage.

Meer over werknemers-toegangsrechten>>

Ter herinnering: u kunt alles leren over toestemmingen, toegangsrechten, effectieve teamcommunicatie en nog veel meer in onze ‘Effectief Team Management and Samenwerking in TaxDome’ Academy course zelfstudie. Train uw personeel twee keer sneller en gemakkelijker en verhoog uiteindelijk hun productiviteit en kwaliteitsoutput. Neem deel aan de cursus !

🔥 Overig

• In aanvulling op de mogelijkheid om chat threads te printen, kunt u nu e-mails printen naar PDF’s of lokale printers en uw communicatiegeschiedenis bewaren. Meer>>
• URL-links via Beveiligde Berichten verzonden zijn nu klikbaar en ze openen de hyperlink in een nieuw tabblad. Meer over Beveiligde Berichten>>
• Diensten: u kunt nu veelgebruikte dienstensjablonen kopiëren via de Kopiëren uit bibliotheek knop en ze naar uw behoeften aanpassen. Hoe diensten te kopiëren uit de bibliotheek>>
• Stripe-integratie is bijgewerkt om 3D Secure voor kaartbetalingen door uw klanten te ondersteunen. Meer over kaartauthenticatie en 3DS>>
• UX/UI verbeteringen: de rechter zijbalkmenu’s binnen Facturen en Organizers zijn aangepast: in plaats van de enkele “Terug”-knop heeft u nu voor een betere navigatie de opties “Opslaan” en “Annuleren”.
• TaxDome Academy: wij hebben een gloednieuwe ‘TaxDome Snelle Handleiding’ onboardingcursus met spiekbriefje geïntroduceerd om uw TaxDome-account binnen twee uur op te zetten. Doe de cursus! 

Al het bovenstaande—plus 56 meer verbeteringen en fixes! Word lid van onze Facebook Community om vragen te stellen, functies aan te vragen of gewoon met uw collega’s te chatten.

Voor het geval u het gemist heeft, volgt hier een samenvatting van de belangrijkste functies die wij hebben behandeld in ons vorige artikel.