Workflow Automatisering Update: Pas Informatie Aan In Opdrachtkaarten

Kanban-borden zijn ideaal om de projecten en activiteiten van uw bedrijf te visualiseren: wanneer zijn de deadlines, waar werken de teamleden aan, welke taken zijn te laat, enzovoort. Als u geen Kanban-bord gebruikt, is uw scherm of whiteboard waarschijnlijk bedekt met post-its.

Bij TaxDome helpen wij u uw projecten en opdrachten sneller te visualiseren en te voltooien met Workflow Automatiseringen speciaal gecreëerd voor accountants- en belastingkantoren. Vandaag introduceren we de mogelijkheid om de informatie aan te passen die u op elke kaart ziet: één blik — en u weet precies wat er aan de hand is met uw deadlines, toegewezen personen, opdrachtstatussen, enzovoort.

Hoe u opdrachtkaart weergaven kunt aanpassen

Elk bedrijf (en binnen elk bedrijf, elke pijplijn) is anders; zonder op elke opdrachtkaart te hoeven klikken, is het belangrijk om zo veel (of zo weinig) details als u wilt over elke opdracht te kunnen zien. Sommigen geven de voorkeur aan een zeer gedetailleerd overzicht, anderen aan een meer summier overzicht. 

Met de release van vandaag zijn we verheugd om een hoge mate van aanpassing te bieden van welke informatie u wilt zien. U kunt er nu voor kiezen om in elke pijplijn een van de volgende belangrijke opdracht-datapunten direct op de kaart te tonen: 

• Opdrachtnaam
• Beschrijving 
• Prioriteit 
• Startdatum
• Vervaldatum
• Toegewezenen (binnenkort)

De accountnaam en de tijd in de fase worden altijd op elke opdrachtkaart vermeld.

Als gevolg hiervan kan uw pijplijn er als volgt uitzien:

In het voorbeeld zijn de velden voor prioriteit, startdatum en vervaldatum ingeschakeld.

Opmerking: standaard zijn alle kaartvelden uitgeschakeld.

Meer>>

Aangepaste kaartweergaven instellen

U kunt voor elke pijplijn een aangepaste weergave instellen: u kunt ervoor kiezen om vervaldatums weer te geven voor boekhoudtaken, startdatum en toegewezenen voor belastingvoorbereiding, enz. 

Ga hiervoor naar Instellingen > Pijplijnen. Kies een pijplijn en schakel de velden in die u wilt weergeven:

Let op: als het veld leeg is, wordt het niet op de kaart weergegeven. 

Meer geautomatiseerde manieren om context aan opdrachten toe te voegen

Als uw opdrachten gestandaardiseerd kunnen worden (wat wij ten zeerste aanbevelen), kunt u gemakkelijk aan honderden opdrachtkaarten tegelijk context toevoegen – door middel van opdrachtsjablonen.

Om opdrachtkaarten de informatie te laten weergeven die u nodig hebt, moet u ervoor zorgen dat u ze hebt ingeschakeld in de pijplijn instellingen en in deze pijplijn de nodige velden hebt ingevuld voor bestaande opdrachten. Als u bestaande opdrachten heeft die geen context hebben, kunt u bulkacties gebruiken om ze bij te werken.

En voor toekomstige opdrachten kunt u het sjabloon bijwerken om deze velden te bevatten. Voorbeeld: alle opdrachten beginnen met 15 april als vervaldatum en een prioriteit van Gemiddeld, toegewezen aan voorbereider X:

U kunt automatisch context aan opdrachten toevoegen:

1. Terwijl u in bulk opdrachten creëert. Filter bijvoorbeeld op al uw boekhoudklanten (gebruik tags) en creëer opdrachten met een maandelijkse boekhoud opdrachtsjabloon. Meer>>
2. Door een standaard opdrachtsjabloon in te stellen. Als de opdracht automatisch volgens schema wordt toegevoegd, of wanneer een nieuwe klant zich bij uw bedrijf aanmeldt, kunnen deze opdrachten een vooraf bepaalde context hebben (bv. vervaldata, toegewezenen, gekoppelde items, enz.) zonder dat u ze handmatig hoeft toe te voegen. Meer>>

Pro-tip: Stel opdracht shortcodes in, zodat opdrachtkaarten aanmaak jaar, geplande periodiciteit, en meer weergeven meer. 

Als u suggesties heeft om de document workflow te verbeteren, laat het ons dan weten in het Functie Verzoek Board!