Athene Groups erfaring: erstattet flere systemer på 10 kontorer med TaxDome

Athene Group leverer regnskaps- og økonomitjenester samt ERP (Enterprise Resources Planning), hovedsakelig til små og mellomstore bedrifter. Selskapet ble grunnlagt i 2003 og har kontorer i tre land – Norge, Sverige og Polen – med over 100 ansatte og 1700 kunder.

Selskapets hovedfokus er å levere en utmerket digital tjeneste til kundene sine, sammen med en varig personlig opplevelse.

Utfordringen

Athene Group har nylig begynt å lete etter en skybasert løsning for å kommunisere med kunder og håndtere sensitiv informasjon i tråd med GDPR-retningslinjene.

TaxDome viste seg å være svaret Athene Group lettet etter. Vi har snakket med en av selskapets partnere i Oslo divisjonen, Are Berg Hjelle, og han fortalte oss hvordan TaxDome ga selskapet en praktisk kundeportal, gjorde introduksjon prosessen mye raskere og erstattet flere administrasjonssystemer med ett.

Gi kundene en komfortabel og sikker måte å kontakte regnskapsførerne sine på via en nettportal:

“Kundene kan chatte med oss på mobiltelefonen eller via en bærbar PC når som helst. Regnskapsførerne kan svare raskere og enklere og får en bedre forståelse av kundene.”

Bytte fra flere oppgave- og dokumenthåndteringssystemer til bare ett:

“Før TaxDome brukte vi ett system for håndtering av sensitive dokumenter (GDPR), ett system for deling av dokumenter, ett system for oppgavestyring, ett system for tidsregistrering… Det er fantastisk å samle alt dette i ett system i stedet for 10 forskjellige.”

Kortere introduksjonstid for kundene:

“Nå gir vi et direkte og raskt kundeoppsett, selv med større kunder: Vi trenger bare noen få minutter. I gjennomsnitt tar det bare to til tre minutter.”

Løsningen

Dette er hva Athene Group oppnådde ved å integrere TaxDome:

• Rask og transparent kommunikasjon mellom kunder og regnskapsførere via en tilgjengelig kundeportal.
• En konsolidert teknisk platform: TaxDome erstattet flere styringssystemer som Athene Group tidligere brukte
• Intuitiv introduksjon av kunder: Mange kunder kunne registrere seg i portalen uten instruksjoner fra firmaet.
• Kontinuitet i driften: Hvis Athene byttet prosjektleder – eller vedkommende forlot selskapet – ble det mye enklere å overføre kundedokumenter og kommunikasjon til en ny prosjektleder.

Rask og åpen kommunikasjon

Regnskapsførere håndterer sensitive data på en profesjonell måte hver eneste dag. Det er imidlertid ikke lett når kommunikasjonen med kundene er spredt over flere kommunikasjonskanaler og e-postbokser. Og sikkerhetsnivået i disse kanalene er noen ganger utilstrekkelig. TaxDomes kundeportal er derfor en løsning på et stort problem. Athene Groups partner Are Berg Hjelle kommenterer:

“En kundeportal hjelper oss med GDPR, håndtering av sensitiv informasjon, deling av dokumenter med kunder og sensitive samtaler.

Vi er glade for at vi kan lage vår egen white label, personlige kundeportal, med TaxDome. Kundene kan chatte med oss via mobil eller bærbar PC når som helst. Regnskapsførerne kan svare raskere og enklere, og får en bedre forståelse av kundene sine. De får også bedre kontroll over dokumentene, samtidig som de overholder GDPR-kravene”.

Slik utnyttet Eiden Skatt og Regnskap TaxDomes kundeportal og gikk over til papirløs drift >>

En konsolidert teknisk stabel

“Vi trengte ett system som kunne løse hele produksjonen vår. Det finnes mange gode oppgave håndteringssystemer, dokumenthåndteringssystemer, kundeportaler… Men problemet var at det ikke var mulig å integrere dem. 

Før TaxDome brukte vi noen få oppgaver styringssystemer. Vi var avhengige av Google Docs og SharePoint, men alle brukte lokale servere. Det var forbundet med en enorm risiko.” .

Athene Group gikk seriøst til verks da de skulle velge nytt regnskapssystem. De testet mer enn 100 plattformer i ulike land og med ulike oppsett. TaxDome tilbød det ingen av disse systemene kunne: en alt-i-ett løsning for å håndtere kundekommunikasjon, lagre dokumenter og overvåke arbeidet.

Hvordan Bender CPA kom til å bruke TaxDome som ett system for alt regnskaps arbeid >>

Intuitiv introduksjon av kunder

Med TaxDome har Athene Group redusert introduksjonstiden for kundene sine til bare noen få minutter. Partner Are Berg Hjelle forklarer hvordan dette har hjulpet selskapet med å skalere teamene sine på tvers av flere lokasjoner – og samtidig sikre samme kvalitet:

“Vi er i tre forskjellige land – i syv eller åtte forskjellige byer. Det er viktig for oss å opprettholde samme kvalitetsnivå på alle kontorene.

Raskere introduksjon betyr at vi oppfyller kvalitetskravene og har kontroll over alle tidsfrister, team og ansatte – på alle kontorer. Det hjelper oss med å styre teamene våre og vokse raskere.” 

Kontinuitet i driften

Prosjektstyring uten en programvareløsning er ofte uløselig knyttet til personen som har satt opp prosessene. Det betyr at hvis denne personen forlater selskapet, er det mye som kan gå galt. Are Berg Hjelle beskriver hvordan Athene Group unngikk et slikt scenario med TaxDome:

“[Før TaxDome] hadde vi problemer med å flytte hele prosjektet til det ansvarlige teamet, inkludert å flytte dokumentene til riktig sted, hver gang vi byttet prosjektleder hos en kunde.

Det var mye bryderi. I TaxDome fungerer disse tingene sømløst sammen. Vi kan administrere en klient på ett sted, og både dokumenter og tilgangsrettigheter oppdateres automatisk basert på hvem som har tilgang til klienten. TaxDome hjelper oss med å redusere tiden vi bruker på administrasjon totalt sett.” 

Hvordan Boundless Tax reduserte administrasjonsbyrden og fikk gjort mer effektivt arbeid med TaxDome >>

Resultatene

Athene Group startet jakten på en regnskapsplattform fordi selskapet trengte en kundeportal for å kommunisere med kunder og utveksle dokumenter, samt sikre sensitiv informasjon. TaxDome leverte en slik portal – og mye mer på toppen av den.

Regnskapsbyrået byttet ut andre praksis håndteringssystemer, som verken var integrert med hverandre eller spesielt sikre. TaxDome tilbyr en omfattende løsning som samler de viktigste funksjonene – klientkommunikasjon, dokumenthåndtering og arbeidsflyt – under ett tak.

I tillegg har Athene Group redusert introduksjonstiden for kundene sine betraktelig – og skalert sin egen drift. TaxDomes intuitive grensesnitt gjør at både kunder og ansatte raskt forstår hvordan de skal bruke plattformen.

Endelig har Athene Group forenklet prosessene for sine egne regnskapsførere. Prosjekter og kunder er ikke lenger avhengig av enkeltpersoner, men av tilgangsrettigheter. Når det skjer en endring i selskapet, forblir dokumenter og kundekommunikasjon der de er: Det eneste som trenger å skje, er en oppdatering av tilgangsrettighetene.

Neste skritt for Athene Group er å integrere TaxDome i alle land og i alle team. Are Berg Hjelle forventer at dette vil gå bra – selskapets ledere har funnet TaxDome lett å ta i bruk:

“Konsulentene og teamlederne trenger ikke mye opplæring for å begynne å bruke TaxDome. Jeg synes det er flott at det er så enkelt å ta i bruk for de ansatte. Det er enkelt for konsulentene å begynne å bruke TaxDome når de trenger det.”

Har du et problem i forbindelse med praksisadministrasjon som du ønsker å ta opp? Vi deltar på årets Overskudd 2023 – møt oss der, så hjelper vi deg gjerne!