Hva er regnskapssvindel? Definisjoner, konsekvenser og hvordan forhindre det

For en bransje som er bygd på tillit, nøyaktighet og integritet, er regnskapssvindel skremmende utbredt. Ifølge en fersk undersøkelse anslås det at 41 % av firmaer begår regnskapsovertredelser hvert år ved bevisst å gi en feilaktig fremstilling av de finansielle rapportene sine.

Å begå regnskapssvindel er som å leke med ilden, med store bøter og skadet omdømme for firmaer som blir tatt. Derfor er det viktig å forstå hva regnskapssvindel er, hvilke konsekvenser det kan få, og hvordan det kan forebygges.

I denne artikkelen forklarer vi alt du trenger å vite om regnskapssvindel, slik at du kan beskytte dine ansatte, kunder og ikke minst regnskapsfirmaet ditt mot skade. 

Hva er regnskapssvindel?

Regnskapssvindel er bevisst manipulering av regnskap og bokføring for å gi et feilaktig bilde av et firmas finansielle stilling. Dette innebærer vanligvis å skjule, legge til eller endre transaksjoner, slik at de finansielle rapportene ser sunnere ut enn de faktisk er.

Regnskapssvindel er en alvorlig kriminell handling som har omfattende konsekvenser for de involverte personene og organisasjonene. Det har vært mange eksempler på regnskapssvindel opp gjennom årene, fra Enron-skandalen på begynnelsen av 2000-tallet til Lehman Brothers’ fall flere år senere. Men regnskapssvindel er ikke begrenset til globale foretak – det kan skje på alle nivåer i næringslivet. 

Typer regnskapssvindel

Regnskapssvindel kan ta mange former, og gjerningsmennene bruker alle slags “kreative” metoder og ulovlige smutthull for å skjule sannheten om firmaets økonomiske helse. I dette avsnittet tar vi for oss noen av de vanligste formene for regnskapssvindel. 

Forfalskning av regnskap

Dette innebærer å bevisst endre regnskapstallene for å gi et misvisende bilde av et firmas finansielle tilstand. Målet er å lure interessenter, inkludert investorer, kreditorer og tilsynsmyndigheter, ofte i et forsøk på å dekke over dårlige økonomiske resultater. Firmaets innsidere kan for eksempel:

• Overdrive salgstall eller lage falske fakturaer for å få firmaet til å se mer lønnsomt ut enn det faktisk er, i et forsøk på å tiltrekke seg investorer eller få lån med gunstigere vilkår
• Bevisst skjule eller utelate utgifter til drift i et forsøk på å “forbedre” firmaets driftsresultat 

Underslag av firmaets midler 

Underslag er en form for økonomisk svindel som innebærer at en ansatt, leder eller firmaeier stjeler firmaets eiendeler eller midler for personlig gevinst. Dette kan innebære at firmaets penger omdirigeres fra det de opprinnelig var ment for, eller at firmaets midler brukes uten tillatelse. For eksempel: 

• En firmaeier kan overføre investorpenger som var ment for utvidelse av virksomheten, til en personlig konto uten at investoren eller andre interessenter vet om det.
• Firmaeieren kan deretter dekke over handlingene sine ved å forfalske regnskapet for å unngå å bli oppdaget

Misbruk av firmaets eiendeler

Dette innebærer at ansatte eller ledere misbruker firmaets ressurser til egen personlig vinning. Denne typen svindel kan være vanskelig å oppdage, ettersom det kan dreie seg om små, inkrementelle beløp over tid. For eksempel:

• En ansatt i økonomiavdelingen kan overføre firmaets midler til en personlig konto under dekke av å være et “kjøp”.
• En lageransvarlig kan stjele fysiske varer og deretter skjule sporene sine ved å manipulere regnskapet

Svindelaktige lønningsaktiviteter

Lønnssvindel innebærer å manipulere lønnsprosessen for å stjele ufortjente penger fra firmaet. Dette kan innebære å endre arbeidstimer i lønnssystemet, opprette “fantomansatte” som egentlig ikke eksisterer, eller motta uautoriserte eller ulovlige bonuser eller fordeler. En leder kan for eksempel:

• Opprette falske ansatte og deretter stjele lønnen og/eller ytelsene deres
• Tildele seg selv prestasjonsrelaterte bonuser basert på falske resultater

Svindel med utgiftsrefusjoner

Denne typen regnskapssvindel innebærer at ansatte sender inn falske eller villedende utgiftsrapporter, slik at de kan motta refusjoner de ikke har rett til. En leder kan for eksempel:

• Sende inn kvitteringer eller bilag for reiseutgifter som ikke er arbeidsrelaterte
• Kjøpe personlige gjenstander og feilaktig kategorisere dem som arbeidsrelaterte utgifter 

Hvordan identifisere faresignalene på svindel

Som regnskapsfører er det viktig at du er i stand til å oppdage faresignalene på uredelig aktivitet, slik at du kan opprettholde integriteten og nøyaktigheten i regnskapet ditt. I denne delen skal vi ta for oss noen tegn på regnskapssvindel som du bør se etter. 

Uoverensstemmelser i regnskapet

Hvis du oppdager uoverensstemmelser, uforklarlige avvik eller uvanlige mønstre i et firmas regnskap, er det verdt å undersøke saken nærmere. Det kan for eksempel være:

• Uforklarlige avvik mellom rapporteringstallene
• Økende inntekter mens kontantstrømmene stagnerer
• Kvartalsresultater som går imot langsiktige trender, spesielt i 4. kvartal
• Sterke økonomiske resultater til tross for tydelig økonomisk eller organisatorisk motvind

Mistenkelige transaksjoner

Hold utkikk etter uvanlig store transaksjoner som ikke samsvarer med firmaets vanlige mønstre eller drift. For eksempel: 

• Gjentatte små transaksjoner som faller rett under terskelen for manuell godkjenning
• Uforklarlige store kontantuttak eller -innskudd
• Store overføringer til ukjente leverandører eller utenlandske kontoer

Uforklarlige justeringer

Uforklarlige justeringer er et annet rødt flagg, spesielt hvis de skjer mot slutten av en rapporteringsperiode og ikke kan begrunnes eller underbygges med dokumentasjon. Det kan for eksempel være:

• Betydelige avskrivninger av varelager eller fordringer uten tilstrekkelig forklaring
• Hyppige justeringer av regnskapet tett opp mot slutten av regnskapsåret
• Store, runde talljusteringer med vage beskrivelser som “diverse”

Manglende dokumenter

Hvis du oppdager ufullstendige regnskap eller manglende dokumentasjon for transaksjoner, kan det være lurt å grave litt dypere. Det kan for eksempel være: 

• Manglende fakturaer og kvitteringer for betydelige transaksjoner/utgifter
• Viktige regnskapsbilag som ikke kan gjenfinnes under en revisjon
• Manglende leverandørkontrakter eller -avtaler knyttet til store transaksjoner

Overstyrende regnskapskontroller

Det er en grunn til at interne kontroller er på plass – for å sikre konsekvente prosesser som er i tråd med beste forretningspraksis og lovpålagte krav. Når interne kontroller overstyres regelmessig, er det et stort rødt flagg. For eksempel: 

• Ledere som godkjenner sine egne utgifter
• Økonomiteamet ignorerer eller overstyrer revisjonsanbefalinger
• Ansatte som omgår standard godkjenningsprosesser for store innkjøp

Konsekvenser av regnskapssvindel

Regnskapssvindel er en straffbar handling som har alvorlige juridiske og økonomiske konsekvenser. Avhengig av hvilken type lovbrudd det er snakk om, kan gjerningsmennene risikere lange fengselsstraffer, mens firmaer kan få sekssifrede bøter fra tilsynsmyndigheter og offentlige etater.

I tillegg til disse konkrete konsekvensene kan regnskapssvindel også føre til betydelig skade på omdømme og merkevare, noe som kan lamme driften og hemme veksten. Når kunder, investorer og til og med ansatte mister tilliten til en virksomhet, kan det være ekstremt vanskelig å komme seg på fote igjen og komme seg videre.

Hvem er ansvarlig for å oppdage regnskapssvindel?

Avdekking av regnskapssvindel er et samarbeid mellom interne medarbeidere, uavhengige tredjeparter og offentlige etater. I denne delen skal vi se nærmere på de ulike personene og enhetene som er involvert i å avdekke regnskapssvindel, og hvilke roller de spiller.

Interne revisorer

Interne revisorer er et firmas første forsvarslinje mot regnskapssvindel. Ved å evaluere hvor effektive virksomhetens interne kontroller, risikostyring og styringsprosesser er, er de godt rustet til å iverksette sikkerhetstiltak og oppdage potensielle avvik som kan tyde på svindel.

Eksterne revisorer

Eksterne revisorer gir en ekstra grad av sikkerhet. Fordi de er uavhengige tredjeparter, kan de foreta en mer objektiv og distansert gjennomgang av prosesser og regnskaper. De kan også utføre samsvarskontroller for å sikre at firmaets finansielle rapportering er i samsvar med regnskapsregler og -standarder.

Tilsynsorganer

Tilsynsorganer, som Finanstilsynet, er ansvarlige for å fastsette og håndheve finansreguleringer. Disse tilsynsmyndighetene fungerer som politi på patrulje, gjennomfører etterforskninger, innleder håndhevelsessaker og deler ut høye bøter for manglende overholdelse. 

Lovhåndhevingsorganer

Offentlige rettshåndhevende myndigheter som Justis- og beredskapsdepartementet og EOS-tjenestene er ansvarlige for å etterforske straffesaker som gjelder regnskapssvindel. De har myndighet til å utstede arrestordrer og stevninger og ta ut tiltale mot personer og organisasjoner som er involvert i svindelaktige aktiviteter.

Varslere

Varslere (eng. whistleblowers) spiller også en viktig rolle når det gjelder å rapportere om tilfeller av regnskapssvindel. De er vanligvis innsidere i firmaet, og de varsler ledende ansatte eller til og med politimyndigheter når de har mistanke om at noe underfundig foregår. I de fleste tilfeller er varslere beskyttet mot gjengjeldelse av den alminnelige bestemmelsen om ytringsfrihet i Grunnloven § 100.

Hvordan forebygge regnskapssvindel

Det er én ting å oppdage regnskapssvindel, men hvordan forebygger man det i det hele tatt? I denne delen vil vi trekke frem noen tiltak du kan iverksette for å beskytte virksomheten din og skape en kultur preget av ansvarlighet og åpenhet.

1. Implementer sterke interne kontroller

Interne kontroller skal sikre integriteten til den finansielle rapporteringen og beskytte firmaet mot uregelmessige, ikke-kompatible eller useriøse prosesser, inkludert regnskapssvindel. Her er noen eksempler du kan implementere:

• Ansvarsfordeling: Sørg for at ingen enkeltansatt har kontroll over en kritisk økonomisk prosess.
• Autorisasjonsprotokoller: Innfør tydelige godkjenningsprosesser på flere nivåer for transaksjoner over en viss terskel.
• Kontoavstemming: Sørg for at kontoer avstemmes med jevne mellomrom, slik at regnskapet stemmer overens med de faktiske saldoene.
• Systematisere prosesser: Bruk interne sjekklister, maler og revisjonsspor for å sikre at prosessene er konsekvente og transparente.

2. Gjennomfør regelmessige revisjoner

Regelmessige revisjoner sikrer at regnskapsprosessene og -rutinene er effektive, transparente og i samsvar med regelverket. Det finnes ulike tilnærminger du kan kombinere for å maksimere effekten av revisjonene, blant annet:

• Interne revisjoner med jevne mellomrom
• Eksterne revisjoner utført av uavhengige tredjeparter
• Revisjoner uten forvarsel som kan avdekke uregelmessigheter

3. Utnytt teknologien

Når det gjelder effektive regnskapsprosesser, er teknologi din beste venn 0150 og det samme gjelder forebygging av svindel. Det finnes mange ulike verktøy du kan ta i bruk for å forebygge svindel, fra AI-drevet programvare for svindeloppdagelse og revisjon til plattformer for regnskapsadministrasjon, som TaxDome. 

TaxDome tilbyr følgende funksjoner som hjelper deg med å forbedre din effektivitet, nøyaktighet og transparens:

• Automatiserte workflows, inkludert fakturering og betaling
• Granulære tilgangsrettigheter og tillatelser
• Robust sikkerhet, med tofaktorautentisering og biometrisk autentisering
• Sikker dokumenthåndtering
• Tidsstemplede revisjonsspor og aktivitetslogger 
• CRM for en komplett oversikt over alle data og interaksjoner med kundene 

4. Organiser opplæring av ansatte

Opplæring kan spille en viktig rolle i å forebygge regnskapssvindel. Ved å gjennomføre regelmessige opplæringsøkter som er utformet til å hjelpe de ansatte med å gjenkjenne og flagge mistenkelige aktiviteter, kan du kanskje oppdage problemer før de eskalerer. I tillegg kan du etablere klare retningslinjer for å beskytte og oppmuntre varslere til å stå frem uten frykt for konsekvenser. 

5. Etabler en etisk og åpen kultur

Du kan til en viss grad forebygge svindel ved å skape en kultur som fremmer viktigheten av etisk forretningspraksis og transparente prosesser. Her er noen måter du kan oppnå dette på:

• Etablere etiske retningslinjer for hele firmaet som de ansatte må lese og formelt godta å følge.
• Sørg for at firmaets ledere opptrer etisk og troverdig
• Fremme et miljø preget av åpen kommunikasjon, transparente rutiner og ansvarlighet 

Oppsummert

Regnskapssvindel er en alvorlig lovovertredelse som innebærer bevisst manipulering av regnskap, bokføring og transaksjoner i et forsøk på å villede interessenter om et firmas sanne helsetilstand. Firmaer som blir funnet skyldige i regnskapssvindel, risikerer høye bøter, rettslige anklager og skade på omdømmet. 

Med dette i minne må du gjøre alt du kan for å forhindre at regnskapssvindel skjer. Dette innebærer å innføre strenge interne kontrollrutiner, gjennomføre regelmessige revisjoner og være årvåken når du gjennomgår regnskapsmaterialet. 

Teknologien kan også være til hjelp her. Med TaxDome får du for eksempel detaljerte revisjonsspor som overvåker, registrerer og tidsstempler hver eneste interaksjon med dokumenter, oppgaver, kunder og mer. Og med tidsregistreringsverktøy sammen med automatiserte fakturaer og betalinger, kan du være trygg på at du alltid fakturerer riktig beløp for riktig arbeid.

For å se hvordan TaxDome kan hjelpe deg med å drive et svært effektivt, transparent og reviderbart firma, kan du be om en demo i dag.