4 Formas Simples de Obter Documentos dos Clientes (+3 Dicas para Automatizar o Seu Fluxo Documental)

Se a sua empresa fiscal ou de contabilidade recebe regularmente documentos de clientes, o software do portal de documentos do cliente pode ajudá-lo a poupar tempo, dinheiro e melhorar a experiência do cliente. O processo de enviar, lembrar, esperar, e depois verificar se todos os documentos foram recebidos é um processo intensivo em termos de tempo e recursos.

Quando cria formas eficazes para os clientes fazerem o upload de documentos e para os funcionários monitorizarem os documentos, melhora todo o fluxo de trabalho da sua empresa.

Ao utilizar portais de documentos de clientes, criará formas para que os seus clientes façam o upload de documentos sem necessitar de os lembrar repetidamente. Após receber os ficheiros dos clientes, pode até utilizar TaxDome para levar o seu portal mais além com a automatização do fluxo de trabalho.

4 Formas de Obter Documentos do Cliente

Os documentos dos clientes são uma parte essencial do seu fluxo de trabalho. Não pode fazer o seu trabalho sem estes. Embora existam várias formas de obter os documentos de que necessita, pode utilizar plataformas centralizadas como TaxDome para fazer upload e organizar os documentos dos clientes.

1. Caixa de Entrada Partilhada da Equipa e Sincronização de Email

A sincronização do seu email com TaxDome pode ajudar a simplificar o processo de upload de documentos. Quando o seu email estiver sincronizado, os ficheiros dos clientes serão uploaded para o respectivo perfil no CRM de TaxDome. Não há mais “faça o download a partir daqui e o upload ali” na sua equipa – tudo é guardado automaticamente. 

A sincronização funciona como uma caixa de entrada partilhada pela sua equipa – não há necessidade de cc, todos os membros da equipa com acesso ao cliente poderão consultar a sua comunicação por email com o cliente. 

Quando utiliza uma caixa de entrada partilhada da equipa e uma sincronização de email, poderá poupar tempo, mantendo todos os membros da sua equipa informados. 

2. Questionários

Outra forma simples de obter documentos dos clientes é enviar questionários que requerem o upload de documentos. Pode criar perguntas que exijam o upload de documentos. Ao fazer tais perguntas, os clientes não poderão saltar estes passos. 

TaxDome permite criar facilmente questionários utilizando a ferramenta de Questionários. Os questionários simplificam o processo de embarque e facilitam a obtenção dos documentos do cliente que necessita.

Defina os clientes a quem o Trabalho estará disponível, a frequência de repetição, as datas de início e fim, adicione automatizações.

Criar modelos personalizados de Questionários torna ainda mais fácil obter documentos.

• Os modelos de questionário podem ser enviados a vários clientes ao mesmo tempo, assim como usando as automatizações, de modo a poupar tempo valioso que pode ser dedicado a tarefas mais importantes. 
• É sempre enviado um questionário aos clientes, e as questões principais não são esquecidas.
• Pode criar lembretes automáticos que lembram os clientes esquecidos por si, para que não tenha de se lembrar que clientes estão em falta.

Os questionários são uma ótima forma de obter feedback dos seus clientes. Solicite informação específica aos seus clientes utilizando um modelo, e passe menos tempo a tentar obter a informação de que necessita para fazer o seu trabalho.

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3. Upload Seguro de Documentos

Alguns clientes não são tão avançados tecnologicamente como outros, contudo necessita dos documentos. Se os clientes não conseguirem entrar no portal de documentos, pode criar um link seguro que lhes permita arrastar e largar os seus ficheiros para upload. Assim que os documentos tenham sido submetidos, o acesso pode ser revogado para manter a segurança total.

4. Listas de Afazeres para os Clientes

Criar uma lista de afazeres para documentos de clientes pode ser útil. Os clientes podem consultar todos os documentos que necessitam de enviar e verificar as tarefas à medida que enviam ficheiros.

Em TaxDome, pode utilizar as mensagens seguras para enviar listas de verificação. Assim que os clientes tenham verificado todos os itens da lista, a sua equipa receberá uma notificação. Tal permite poupar bastante tempo, pois não há necessidade de consultar constantemente se todos os documentos foram submetidos.

As listas de verificação são uma forma simples e familiar de obter documentos dos clientes. Eis como funciona:

• A sua equipa envia uma mensagem com uma lista de verificação a um cliente.
• O cliente faz o upload do ficheiro para a mensagem.
• Podem até digitalizar e partilhar documentos diretamente dos seus telemóveis.
• O ficheiro é automaticamente guardado na conta do cliente no seu CRM.

Os membros da equipa podem enviar mensagens manualmente, ou então podem ser enviadas automaticamente através da automatização de modo a poupar tempo. Por exemplo, pode enviar automaticamente mensagens com listas de verificação mensais ou trimestrais para obter a documentação da folha salarial ou da escrituração dos seus clientes. 

3 Dicas para Automatizar o Fluxo Documental

Deseja simplificar o processo de upload dos documentos e poupar ainda mais tempo? Apresentamos três dicas para automatizar o seu fluxo documental.

1. Enviar Questionários e Afazeres em Massa

A maioria dos Questionários e listas de verificação são bastante semelhantes – portanto pode somente criá-las uma vez e enviá-las a vários clientes em massa. Por exemplo, gostaria de solicitar aos seus clientes de escrituração extratos bancários, e solicitar aos seus clientes fiscais os seus 1040s anteriores.

Com TaxDome, pode enviar tudo isto em massa, para que vários clientes recebam o Questionário ou a lista de verificação ao mesmo tempo.

Quer necessite de lembrar os clientes que faltam documentos, quer necessite que os clientes enviem os seus 1040s, as mensagens em massa e os questionários irão poupar bastante tempo e ajudar a manter a organização.

2. Adicione Etiquetas para Facilitar a Filtragem

Os clientes têm de fazer o upload de vários ficheiros para a sua empresa, e manter um registo desses uploads pode ser monótono.

Com TaxDome, pode aplicar etiquetas aos clientes quando estes fazem o upload de documentos específicos. Pode nomear uma etiqueta “Necessita 1040” ou “Extratos bancários uploaded” para que os possa filtrar facilmente mais tarde.

3. Lembretes Automatizados

Por vezes, os clientes necessitam de um lembrete para que enviem os respectivos documentos. Com TaxDome, é possível definir lembretes automáticos para os clientes mais esquecidos. Quando e com que frequência estes lembretes são enviados, depende exclusivamente de si.

Por exemplo, se um cliente não responder à sua mensagem “por favor, faça o upload dos documentos” no prazo de quatro dias, receberá uma mensagem de lembrete. Pode também controlar a frequência com que os lembretes são enviados, de modo a não bombardear as caixas de entrada dos clientes. 

Os lembretes permitem evitar que a sua equipa tenha de ligar ou enviar emails de seguimento de forma manual. Normalmente, basta um ou dois emails de lembrete para que os clientes respondam e enviem os respectivos documentos.

Para terminar

Os documentos do cliente são uma parte essencial das operações diárias de uma empresa de contabilidade ou fiscal. Quando tiver os sistemas corretos, poderá ajudar os seus clientes a fornecer os documentos necessários, simplificar o processo documental, e manter todos os funcionários informados quando as contas dos clientes estiverem prontas para o passo seguinte.