Carta de Compromisso em Contabilidade: O Que Deve e o Que Não Deve Fazer de Forma a Proteger a Sua Prática

Se a sua empresa quiser garantir a segurança tanto para os seus clientes como para si, é importante saber como escrever uma carta de compromisso. Os profissionais fiscais que se interrogam sobre o que é uma carta de compromisso na contabilidade devem aprender o que se deve e o que não se deve fazer com as cartas de compromisso.

Mas antes de analisarmos a razão pela qual a sua empresa necessita de uma carta de compromisso e como a escrever, vejamos tais cartas.

O que é uma Carta de Compromisso para as Práticas Contabilísticas e Fiscais?

Uma carta de compromisso é um contrato legalmente vinculativo entre você e o cliente. A carta define a sua relação e inclui detalhes tais como:

As empresas devem exigir a todos os clientes que assinem uma carta de compromisso.

Porque é Que as Empresas Necessitam de Cartas de Compromisso de Cada Cliente

Cada cliente deve assinar uma carta de compromisso antes de qualquer trabalho, porque esta descreve as responsabilidades da sua empresa e o âmbito do trabalho que está a ser realizado. As cartas são juridicamente vinculativas.

Após assinar, a sua empresa beneficia de:

• Menos mal-entendidos 
• Acordo juridicamente vinculativo assinado por todas as partes
• Expectativas claramente definidas

O seu cliente não pode voltar atrás e exigir trabalho fora do âmbito da carta de compromisso. Podem ser listados vários serviços na carta, mas geralmente é melhor para cada serviço ter a sua própria carta de compromisso, por uma questão de clareza.

O Que Deve Fazer Numa Carta de Compromisso

As cartas de compromisso devem ser redigidas corretamente para que possa tirar o máximo partido delas. São fundamentais as secções certas com a redação certa. Algumas das obrigações que devem constar da sua carta devem incluir o seguinte:

Definir Expectativas

As expectativas devem ser definidas da forma mais clara e completa possível. Devem ser estabelecidas as seguintes expectativas:

• Linha do tempo. Certifique-se de incluir a linha do tempo do trabalho a realizar quando todos os documentos e obrigações do cliente forem cumpridos.
• Preços. Os preços e as condições de pagamento devem ser incluídos. Se forem prestados vários serviços, não se esqueça de fornecer uma descrição dos preços.
• Prazos de entrega. Em que data estará o trabalho concluído? Deve-se adicionar estipulações declarando que o cliente deve fornecer todos os documentos necessários antes de uma determinada hora e data para que o prazo seja alcançado.
• Âmbito da ação. O âmbito do trabalho e os serviços particulares que está a oferecer devem ser incluídos. 

Quando estabelece as suas expectativas ao cliente e identifica as expectativas que o cliente deverá ter para o seu serviço, contribui para eliminar mal-entendidos.

Responsabilidades

Ambas as partes, você e o cliente, terão responsabilidades que devem ser cumpridas. Quando envolvidos num contrato, as responsabilidades devem incluir informações e detalhes relevantes, tais como os seguintes:

• O cliente é responsável pelo fornecimento de informações precisas
• O cliente é responsável por lhe fornecer todos os documentos financeiros
• A empresa é responsável por fornecer relatórios e/ou documentos
• Informações sobre a comunicação imediata de cada parte
• E mais dependendo de circunstâncias individuais

Se passar tempo a definir as responsabilidades de ambas as partes, toda a sua relação com o cliente melhorará.

Detalhes do Serviço

A sua empresa pode oferecer uma variedade de serviços para satisfazer as necessidades dos seus clientes. Os detalhes dos serviços podem ajudar a evitar mal-entendidos e a esclarecer as expectativas. Os prazos e as taxas podem também ser incluídos nesta secção.

TaxDome pode ajudá-lo a detalhar os serviços na sua carta de compromisso.

Pode facilmente configurar e enviar contratos através de TaxDome. Ao detalhar os seus serviços, assegurará que ambas as partes compreendem e concordam plenamente com o serviço que está a ser prestado. 

Cartas de Compromisso Anuais

Todos os anos, deverá emitir novas cartas de compromisso. O seu serviço irá evoluir e alterar ao longo do ano, ao enviar novas cartas, certifique-se de que faz o seguinte:

• Limite a sua responsabilidade pelos anos anteriores
• Adicione os aumentos de eventuais de preços que possam ter ocorrido

Se os seus serviços mudaram ou se o seu cliente deixou de necessitar de um determinado serviço, as cartas de compromisso anuais podem garantir o fim da sua responsabilidade por estes serviços.

Envie Rapidamente Cartas de Compromisso

Os clientes necessitam do seu serviço imediatamente, mas também é necessário que tenha tempo para se certificar de que o seu cliente esteja devidamente embarcado. 

Porque não adicionar a sua carta de compromisso no seu processo de embarque?

Escrevemos um artigo sobre o assunto: Como Automatizar o Embarque de Clientes com TaxDome. Deve enviar uma carta de compromisso assim que o cliente passe pelo seu processo de embarque.

Quanto mais rápido todos assinarem, melhor.

Poderá começar a prestar serviços assim que a carta for assinada, sendo que o cliente receberá também o serviço mais rápido.

Adicione Estes Extras

Deve considerar adicionar alguns, senão todos, dos seguintes elementos à carta:

• Políticas de retenção de registos
• Cláusula de suspensão do trabalho
• Consequências e taxas associadas aos atrasos de pagamento
• Mencione que a precisão do trabalho depende dos dados fornecidos pelo cliente

O Que Não Deve Fazer nas Cartas de Compromisso:

Sabe o que deve incluir na sua carta de compromisso, no entanto, está na hora de aprender o que não deve fazer. Por vezes, os pequenos erros podem fazer uma grande diferença na satisfação e na experiência do cliente.

Algumas das coisas que deve evitar ao escrever e ao enviar cartas de compromisso:

Enviar Google Docs

O Google Docs é ótimo para várias coisas, no entanto, não vai querer contar com o serviço para as suas cartas. Em vez disso, prefira usar um serviço como TaxDome, que lhe permite fazer o seguinte:

• Personalizar a sua marca nas cartas de compromisso
• Personalizar a sua carta de compromisso

O seu negócio e serviços são únicos, pelo que deverá utilizar uma plataforma como TaxDome que lhe dá total controlo sobre a criação e a marca da sua carta.

Forçar a assinatura de documentos físicos

Assinar um documento físico não é necessário nem fácil de executar quando o cliente não se encontra no seu escritório. Quando força os clientes a imprimir e a assinar a sua carta, estes irão adiá-la até que tenham tempo livre.

O período de espera não é benéfico tanto para si como para os seus clientes.

Em vez disso, faça uso das assinaturas eletrónicas e permita aos seus clientes assinar documentos logo após o embarque. 

Se já utiliza TaxDome, pode solicitar aos seus clientes que assinem a sua carta de compromisso diretamente através do portal do cliente.

Qual é a diferença de tempo entre assinar um documento físico e assiná-lo eletronicamente? 

• Os clientes assinam eletronicamente em 37 minutos face à assinatura física que demora 5 dias.
• As assinaturas eletrónicas reduzem também drasticamente os erros de assinatura.

Se ainda estiver a solicitar cópias físicas de documentos aos clientes, passe para a assinatura eletrónica.

“Cláusulas “Em vigor

Deve criar um contrato perene que mantém a sua responsabilidade corrente. Se tiver um contrato que declare que está em vigor até que uma das partes cancele o contrato, tal pode levar a potenciais lacunas de responsabilidade. 

Linguagem Que é Considerada “Tudo Abrangente”

A linguagem que inclui na sua carta de compromisso necessita de ser concisa e precisa. Se for demasiado vago ou incluir o âmbito do trabalho com uma linguagem que seja considerada abrangente, alargará o âmbito do trabalho fornecido.

Deve exigir que o âmbito do trabalho seja escrito de forma clara, de modo a que não possa haver nenhuma disputa sobre o que é exigido à sua empresa.

Adicionar Gíria

O seu cliente não está tão familiarizado com a linguagem jurídica ou contabilística e, na maioria dos casos, não estará tão familiarizado com a gíria jurídica ou contabilístico. Como profissional de contabilidade, é fácil esquecer que os clientes podem não compreender as abreviaturas ou a linguagem complicada que adiciona à sua carta de compromisso.

Portanto, não se esqueça de rever a sua carta e remover (ou explicar claramente) o seguinte:

• Gíria jurídica
• Abreviaturas
• Termos que só um contabilista certificado poderá conhecer

Certifique-se de que os seus clientes sejam capazes de ler e compreender a carta de compromisso na sua totalidade, e ajuste-a conforme necessário.

Não Promova os Seus Serviços

Algumas empresas utilizam as cartas de compromisso como uma tentativa de venda, sendo esta a pior altura para tentar vender aos clientes serviços adicionais. A sua carta de compromisso é um contrato e nunca deve ser utilizada para promover ou vender.

Ao consultar a sua carta, verifique se cada secção limita os seus serviços àquilo que o cliente solicitou ou não.

Agora que sabe escrever uma carta de compromisso, é importante implementar os processos que garantem que todos os clientes assinem antes de qualquer serviço seja prestado. Do ponto de vista empresarial, a sua carta protege-o a si e ao seu cliente – é um ganho mútuo.