A experiência de Carter Cook CPAs: Criando uma Empresa de Contabilidade da Nova Era

Apresentamos-lhe a Michelle Cook, uma das parceiras da Carter Cook CPAs que ajuda as pequenas empresas locais a operarem de forma mais eficiente e a maximizarem os lucros. 

A Michelle provém de uma empresa de contabilidade pública, atualmente ela pretende criar uma empresa onde os clientes se sintam bem tratados. Está igualmente focada na conciliação da vida profissional e familiar e em assegurar que os seus funcionários não se sintam esgotados.

“Iniciei o meu próprio negócio porque considerei que a indústria da contabilidade tem muito potencial para oferecer. Se uma empresa for bem gerida, podemos prestar um serviço superior aos nossos clientes e, ao mesmo tempo, cuidar dos funcionários. Pelo que estou a criar uma empresa onde os nossos funcionários não farão horas extraordinárias durante o período fiscal, o que é incomum no sector. Seria algo impossível sem a ajuda de TaxDome”.

Organizar a estrutura da empresa

Michelle adora o facto de criar uma empresa de contabilidade da nova era, razão pela qual decidimos aprofundar a estrutura da mesma.

“Um dos problemas que me deparei ao ser uma funcionária de uma empresa de contabilidade pública foi que tinha 10 chefes distintos nos diversos projetos. Neste momento estou a tentar eliminar essa situação criando as chamadas ‘cápsulas’. 

Cada cápsula funciona como uma equipa sobre os mesmos clientes. Temos pacotes mensais para impostos, declarações fiscais, escrituração e chamadas trimestrais com clientes. Uma cápsula será composta por escriturários, um contabilista certificado, um gerente e um assistente virtual responsável por todos os serviços. Neste momento, estamos a criar a nossa primeira cápsula e a pôr todos os nossos sistemas em prática. TaxDome e os projetos que criámos foram peças fundamentais”.

À data da publicação, Carter Cook CPAs tem 6 funcionários e pretende expandir, criando cápsulas adicionais com base na estrutura acima referida.

Assista ao vídeo informativo de Michelle Cook a explicar o funcionamento das cápsulas:

Saiba de que forma Brooklyn FI passou de uma empresa individual para 5 funcionários em dois anos e para 13 funcionários durante o seu primeiro ano com TaxDome.

Melhorando o desempenho da equipa

Criar uma nova empresa significa criar processos de raiz. A Michelle recorda o tempo em que estavam a iniciar.

“Não tínhamos nenhum sistema implementado. Utilizávamos o Google Drive para a partilha de documentos, questionários e rastreio de tarefas. Era uma confusão saber em que ponto estávamos nos projetos. Cheguei ao ponto em que estava prestes a formar uma equipa. Sabia que conseguia tratar de tudo sozinha, mas assim que se traz outras pessoas, a organização deixa de ser uma realidade. Precisava de um sistema em que a minha equipa soubesse em que ponto se encontrava cada projeto”.

A Michelle confessa que passou imenso tempo a pesquisar várias soluções de software. A maioria das soluções não eram multifuncionais, tal como TaxDome. Carter Cook CPAs acabou por decidir entre TaxDome e Canopy, mas optou por TaxDome devido à estrutura de preços transparentes.  

Uma solução multifuncional era essencial para Carter Cook CPAs. A Michelle está ciente que a mudança de contexto é um dos piores fatores de produtividade. Com TaxDome, a sua equipa conta com um sistema centralizado para projetos, clientes e documentos que os ajuda a rastrear tudo de forma mais eficiente.

As 5 principais ferramentas de TaxDome que aumentam a eficiência da equipa, de acordo com os contabilistas certificados de Carter Cook:

1. Sincronização de Email: caixa de entrada partilhada para enviar emails aos clientes e manter a equipa informada de todas as comunicações.
2. CRM: capacidade de rastrear as interações, notas e informações pessoais dos clientes.
3. Questionários condicionais: método eficiente e de aspecto profissional a fim de obter informações dos clientes. As perguntas de seguimento surgem com base nas respostas dos clientes (se é casado, se vendeu propriedade, etc.).
4. Scanner móvel: a maioria dos clientes não têm scanners físicos, pelo que podem facilmente digitalizar documentos nas aplicações móveis Android ou iOS.
5. Quadros de gestão de projetos: Acompanhar tudo sem perder o contexto é crucial para a eficácia de uma equipa.

Assista à Michelle Cook comentar a forma como TaxDome ajuda a aumentar a eficiência da sua equipa: 

Criar uma melhor experiência ao cliente

Carter Cook CPAs trabalha remotamente com clientes dos Estados Unidos. O sócio de Michelle tem uma base de clientes mais antiga, os clientes dirigem-se ao escritório para lhe entregarem os seus documentos. A Michelle adopta por uma abordagem diferente:

“Tenho clientes milenares, são todos adeptos da tecnologia. Tive um feedback fantástico quanto à aplicação móvel. Adoro o facto de poder enviar questionários através do portal. Gravei um vídeo no Loom onde explico a forma de usar os questionários. Através das instruções em vídeo, os clientes conseguem preencher o questionário quando este lhes for conveniente. Se o quiserem realizar às 22h, não há problema! O que liberta o meu tempo para me poder concentrar noutras coisas para além disso”.

Veja o vídeo onde Michelle Cook comenta a experiência do seu cliente:

Carter Cook CPAs foca-se em comunicar e em criar confiança com os seus clientes — pequenas empresas.

“Quando tenho chamadas de vendas com clientes, 90% das vezes o motivo pelo qual estão a mudar de contabilista é pelo facto de não conseguirem contactar o seu contabilista e não obterem respostas. Queremos por conseguinte, utilizar proativamente TaxDome de modo a poder manter os clientes satisfeitos e informados”.

Carter Cook CPAs têm um processo completo para tal em TaxDome:

1. Chamada de descoberta, onde os clientes preenchem um questionário. 
2. A administração cria uma conta em TaxDome.
3. Os clientes enviam informações em segurança.
4. Chamada telefónica com o cliente para determinar as necessidades do cliente.
5. Contrato enviado e assinado.
6. Enviado um email de boas-vindas com instruções.
7. Etiquetas aplicadas.
8. Criação de um depósito direto ACH.

Carter Cook CPAs planeiam melhorar ainda mais sua comunicação adicionando descrições visuais de onde seus clientes estão no processo a emails automáticos. Recriámos o aspecto que estas descrições podem ter:

Saiba de que forma Joseph & Hetrick, LLC aumenta a sua base de clientes com uma experiência de cliente superior.

Ao ter estes pontos de contacto com os clientes não requer tempo adicional de Carter Cook CPAs, mas cria relações íntimas com os mesmos, conforme a Michelle desejava. 

Procura aumentar a sua base de clientes e proporcionar uma melhor experiência para a sua equipa e clientes? Saiba como fazê-lo com TaxDome.