BHR Finans & Regnskap AS: atingiu uma eficiência de 9% em 12 meses com a TaxDome

Staff: 13 colaboradores

Localização: escritórios em Sandefjord e Sandnes, Noruega  

Serviços prestados: contabilidade, registo de empresas, serviços de processamento de salários, consultoria 

Início da utilização TaxDome: 16 de dezembro de 2022

Estatísticas de crescimento: 20 novos clientes no último ano

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Conheça Ekaterina Verulidze, diretora-geral da BHR Finans & Regnskap, uma empresa de contabilidade sediada na Noruega. Com escritórios em Sandefjord e Sandnes, a BHR Finans & Regnskap AS é uma empresa de média dimensão com 13 colaboradores que serve cerca de 250 clientes em vários sectores, entre os quais a construção, os transportes e o sector marítimo.

A BHR Finans & Regnskap AS oferece uma série de serviços – desde contabilidade, processamento de salários a relatórios financeiros e contas anuais. Também presta assistência a clientes internacionais no registo na Administração Fiscal norueguesa e aos seus colaboradores com a documentação necessária.

Atendendo às recentes diretivas da UE em matéria de combate ao branqueamento de capitais, a Noruega atualizou a sua legislação de combate ao branqueamento de capitais, de modo a incluir requisitos mais rigorosos em matéria de diligência devida por parte dos clientes e de rastreio das transações.

Para garantir que a empresa está bem posicionada para auxiliar os clientes a cumprir os novos requisitos, a BHR Finans & Regnskap procurou encontrar uma solução para simplificar e organizar os seus processos.

Ekaterina conta-nos como a TaxDome auxiliou a BHR Finans & Regnskap a atingir este objetivo.

O desafio

Processo manual de embarque em várias etapas

Desde os controlos dos clientes até à celebração de contratos, era tudo feito à mão através de vários sistemas. Como referiu Ekaterina:

Na verdade, eu tinha uma lista manual dos novos clientes que entravam. Tive então de utilizar uma tabela Excel e marcar todos os passos que tinham de ser efetuados.

Ao servir vários novos clientes em simultâneo, este processo tornou-se um desafio ainda maior: vulnerável a erros humanos e extremamente moroso, dado o volume de tarefas administrativas envolvidas.

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Falta de controlo

Sem uma solução consolidada, o estado de cada cliente existia em vários locais e a equipa tinha de os verificar a todos, como partilhou Ekaterina:

Tinha de verificar tanto o Excel como o sistema de garantia de qualidade para obter uma visão geral….

Acrescentou que o aspeto mais importante do processo é “obter controlo e ter controlo sobre o estado quando existem vários clientes diferentes”.

Embora esta abordagem tenha funcionado inicialmente, a expansão exigiu a racionalização deste processo descentralizado num único sistema.

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Servir clientes de diferentes países

Adicionalmente, responder às necessidades dos clientes de diferentes países complicou ainda mais a situação. Passou a haver necessidade de mais idiomas, assim como de documentos, questionários e e-mails personalizados. A criação manual de materiais personalizados sobrecarrega os colaboradores da empresa.

A solução

Fluxos de trabalho automatizados para o embarque de clientes

Com a integração do website da TaxDome, os fluxos de trabalho de embarque são agora automaticamente acionados quando os novos clientes submetem pedidos de informação. De acordo com a explicação do diretor-geral da empresa:

Um dos nossos objetivos é expandir… Considero que a primeira experiência do cliente é fundamental.

Os lembretes e notificações de estado incorporados na TaxDome acrescentam transparência e simplificam o acompanhamento do percurso de cada cliente sem supervisão manual. Esta automatização é complementada pela funcionalidade Inbox+ da TaxDome, que centraliza as interações essenciais do cliente, incluindo submissões de formulários, aprovações de documentos, novas mensagens, entre outras.

Mais do que apenas notificações, a Inbox+ funciona como um centro unificado para concluir tarefas, visualizar documentos e comunicar com clientes, mantendo tudo o que está relacionado com um projeto num único espaço de colaboração.

Visão geral de todos os processos do cliente

Na procura de um crescimento sustentável, a BHR Finans & Regnskap AS optou pela TaxDome como sistema centralizado e fonte única de verdade para controlar todas as informações e documentos dos seus clientes – de modo a manter a supervisão. Como Ekaterina partilhou:

Com a TaxDome, conseguimos ter uma visão geral de todo o processo… A TaxDome ajudou-nos a ter uma visão geral boa e estruturada.

Tal foi possível através dos projetos TaxDome, que são visualizações com etapas específicas. À medida que os trabalhos progridem através de etapas predefinidas no projeto, a equipa consegue manter a clareza sobre o estado de cada cliente.

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Personalização e experiências personalizadas

O atendimento a uma clientela diversificada exige adaptabilidade – personalização de idiomas, documentos e processos em tempo real. A TaxDome forneceu a flexibilidade que a BHR Finans & Regnskap necessitava para atender clientes de todo o mundo.

As capacidades multilingues da TaxDome permitem poupar tempo precioso, assegurando simultaneamente uma experiência positiva para os clientes globais. Ekaterina comentou:

Os clientes ficam bastante satisfeitos quando recebem informações no seu idioma.

A empresa aumentou também a eficiência ao criar e-mails e questionários personalizados. Por exemplo, os questionários TaxDome facilitam o processo de preenchimento ao cliente: em vez de formulários PDF genéricos, os questionários TaxDome adaptam-se em tempo real com lógica condicional de modo a mostrar apenas as perguntas relevantes com base nas respostas do cliente.

E a versatilidade da TaxDome vai mais longe – pode criar fluxos de trabalho totalmente personalizados para lidar com processos de clientes únicos. A lógica condicional baseada em etiquetas atribuídas permite adicionar etapas especializadas, tais como requisitos de documentação extra ou envio de e-mails personalizados.

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Escalabilidade como resultado de uma melhor experiência do cliente

• Poupança de tempo significativa: a automatização elimina o trabalho administrativo manual, permitindo à empresa dedicar recursos ao crescimento e a servir mais clientes
• Maior facilidade de aquisição de clientes: os novos clientes podem concluir o processo de embarque com orientação automatizada por etapas no seu idioma
• Melhoria da imagem profissional: e-mails personalizados e lembretes automáticos, juntamente com website personalizado, dão à empresa uma aparência mais profissional e credível para novos clientes

Com fluxos de trabalho inteligentes, uma visão consolidada e a capacidade de personalização de acordo com as suas necessidades, a TaxDome auxiliou a BHR Finans & Regnskap a melhorar a experiência do cliente e a desbloquear a escalabilidade e crescimento.

Se o seu objetivo é escalar as operações de forma eficiente, a TaxDome pode ser uma excelente opção para o ajudar a simplificar os fluxos de trabalho e libertar o tempo de que necessita. Contacte-nos para uma demonstração personalizada.