Atualização de janeiro de 2025

Ano novo, novas oportunidades, novos clientes e novo período fiscal. Todos na TaxDome estão trabalhando continuamente para trazer a você as atualizações mais recentes que farão deste período fiscal e de 2025 o seu melhor ano.

Desde status personalizados de trabalho, automatizações baseadas em funções e integração Zapier atualizada até a opção de exigir autenticação de dois fatores (2FA) para clientes e membros da equipe, a TaxDome está preparando sua empresa para ser uma prática mais segura, centrada no cliente e eficiente em 2025.

Assista a este vídeo para obter uma visão geral dos recursos e aprimoramentos deste mês:

🤖 Fluxo de trabalho

Status personalizado do trabalho: exceções automatizadas ao fluxo de trabalho

Por mais perfeito que seja seu fluxo de trabalho, surgem exceções – por isso criamos os status personalizados de trabalhos. Essa atualização permite atribuir status personalizados a trabalhos como “Informações ausentes” ou “Precisa de extensão” e manter os trabalhos na mesma etapa do seu fluxo de trabalho.

Assim, se você estiver realizando um trabalho de preparação de impostos, mas faltar um formulário de declaração, poderá definir o status como “Informações ausentes” e vincular uma solicitação ao cliente para obter o formulário. Assim que for fornecido, o status personalizado do trabalho retornará automaticamente seu trabalho para “ativo” e tudo continuará avançando normalmente.

Para ajudar você no começo, pré-carregamos alguns status para cenários comuns. Mas é na personalização que reside o verdadeiro poder. Os status personalizados de trabalho fazem jus ao seu nome e você pode criar quantos status específicos sua empresa precisar.

Automatizações baseadas em funções: atribuição de tarefas de forma precisa

Para ajudar a manter o seu fluxo de trabalho funcionando tranquilamente, introduzimos automatizações baseadas em funções, que definem funções padronizadas para sua equipe, como “Escrituração”, “Revisão” ou “Preparador de impostos”.

Embora esses rótulos ofereçam clareza sobre quem é responsável pelo quê em sua equipe, são mais do que apenas rótulos – também potencializam suas automatizações. 

Quando um trabalho passa para uma nova etapa, as tarefas são criadas e atribuídas automaticamente à pessoa certa para essa conta com base em sua função. A sua equipe sabe exatamente onde intervir, o que mantém o trabalho em andamento e evita atrasos.

A TaxDome sempre se esforça para oferecer atualizações que podem ser personalizadas para atender às necessidades específicas da sua empresa, os membros da equipe podem assumir várias funções em diferentes contas, facilitando a adaptação a cargas de trabalho variáveis ou à dinâmica da equipe em evolução.

🤝 Gerenciamento de equipes e colaboração

Feed de atividades: visibilidade total de todas as contas de clientes

Obtenha visibilidade total de tudo o que acontece em sua empresa. Nosso novo recurso de Feed de Atividades centraliza todas as atividades da conta em um único local com supervisão completa, aprimorando a transparência, a responsabilidade e a segurança em toda a empresa.

• Aprimore o gerenciamento de riscos e a conformidade: identifique e resolva rapidamente quaisquer problemas com o histórico detalhado do feed de atividades de todas as ações de funcionários e clientes
• Acompanhe as atualizações com facilidade: visualize todas as atualizações de conta, bem como quem as fez e quando, detalhando facilmente com operadores de filtro para conta, data, item e muito mais
• Obtenha informações importantes sobre sua equipe e seus clientes: monitore o desempenho da equipe e as interações com os clientes e aproveite essas percepções comportamentais para localizar áreas de melhoria e fortalecer os relacionamentos com os clientes

Capacidade da equipe: planeje para obter o máximo de eficiência

A eficiência da equipe começa com a distribuição mais inteligente da carga de trabalho. Com o nosso novo recurso de capacidade da equipe, você pode definir horas de trabalho semanais para os funcionários e monitorar a capacidade deles com relatórios precisos, garantindo um planejamento eficaz e um desempenho ideal da equipe.

• Equilibre as cargas de trabalho e aumente a eficiência da equipe: previne a sobrecarga ou a subutilização da equipe definindo horas de trabalho semanais (individualmente e em massa) e alocando o trabalho de acordo com a capacidade
• Analise o desempenho e a lucratividade: compare a capacidade planejada com as horas reais trabalhadas em tempo real e analise relatórios semanais, mensais e trimestrais para obter informações mais detalhadas sobre produtividade e lucratividade
• Planeje de forma eficaz e com total confiança: com uma visão geral da capacidade da sua equipe, tome decisões informadas e baseadas em dados sobre a aceitação de clientes adicionais ou a contratação de mais funcionários

Notas internas em bate-papos seguros: trabalho em equipe não visível, resultados visíveis

A colaboração é fundamental para proporcionar uma experiência excepcional ao cliente, mas gerenciá-la nos bastidores não deve atrapalhar seu fluxo de trabalho. Com as notas internas em bate-papos seguros, você pode se comunicar com a sua equipe diretamente nos tópicos de bate-papo do cliente, sem que seus clientes tomem conhecimento de nada.

Com as notas internas, sua equipe pode:

• Etiquetar os colegas de equipe com @menções para compartilhar atualizações, tirar dúvidas ou solicitar informações – tudo dentro do contexto das discussões com o cliente
• Responder diretamente a mensagens internas para manter as conversas organizadas e fáceis de acompanhar
• Diferenciar as notas internas da comunicação com o cliente com formatação visualmente distinta para não haver confusão entre o que é privado e o que é destinado ao cliente

🔄 Integrações

Zapier: melhor automatização para sua empresa

Nossa integração com o Zapier acabou de ficar mais inteligente, tornando seus fluxos de trabalho mais rápidos e fáceis. Essa atualização ajuda você a conectar suas ferramentas favoritas, como o Google Sheets e o MailChimp.

Agora você pode criar contas e vincular contatos automaticamente na TaxDome com base em eventos em outros sistemas. Se você usa um formulário de admissão em seu website para captar clientes potenciais, agora pode criar contas automaticamente na TaxDome.

Estamos também trabalhando para adicionar mais acionadores, portanto, se você tiver uma ideia para futuros acionadores ou ações, não hesite em publicá-la em nosso quadro de solicitações de recursos. 

📞 CRM

Filtros avançados: pesquisa precisa para empresas em crescimento

O gerenciamento de grandes bases de clientes ficou mais simples e preciso com nossos Filtros Avançados. Essa atualização torna o trabalho com várias etiquetas mais intuitivo, ajudando você a refinar as pesquisas com precisão e confiança.

Precisa entrar em contato com todos os novos clientes que precisam de ajuda com os impostos anuais? Basta acessar a página Contas, selecionar a opção “Todos os” e escolher as etiquetas “IRPF” e “Novo cliente” na lista. Você também pode usar a opção “Qualquer um de” com etiquetas como “Clientes potenciais” para ampliar seu alcance e, ao mesmo tempo, manter o foco no público certo.

Deseja ter ainda mais controle? Operadores como “Nenhum de” e “Excluir todos os selecionados” permitem eliminar os resultados que não correspondem aos seus critérios. Por exemplo, filtre os clientes que já entraram com extensões para se concentrar naqueles que ainda precisam de sua ajuda.

Esta é apenas a primeira etapa de nossa atualização de filtros avançados, com a qual estamos empolgados em oferecer ainda mais ferramentas para economizar tempo e otimizar seus fluxos de trabalho.

🔒 Segurança

Opção de exigir autenticação de dois fatores (2FA)

Proteger dados confidenciais de clientes não é apenas uma responsabilidade – é uma exigência. De acordo com o Relatório de Satisfação do Cliente, exclusivo da TaxDome, no qual pesquisamos diretamente 1.000 clientes de contabilidade, 77% afirmam que o compartilhamento de informações com seu contador de forma digital ou eletrônica deve incluir a autenticação de dois fatores.

Daí o nosso entusiasmo em anunciar que TaxDome é a única plataforma de gerenciamento que permite definir políticas de segurança que exigem 2FA tanto para sua equipe quanto para seus clientes. 

Anteriormente, os clientes conseguiam ativar a autenticação de dois fatores por conta própria. Agora, com essa nova configuração, sua empresa pode aplicar a 2FA como uma política de segurança obrigatória. Quando ativada, os clientes recebem instruções claras e detalhadas na tela para configurar a autenticação de dois fatores usando aplicativos confiáveis, como o Authenticator do Google ou o Authy.

E para as empresas que preferem uma abordagem em fases, nossa funcionalidade de lançamento gradual lhe permite fazer a transição gradual da sua equipe e dos seus clientes para um nível mais alto de segurança, de acordo com o seu cronograma.

😍 Experiência do cliente

No mês passado, lançamos nosso primeiro Relatório de Satisfação do Cliente Contábil, uma análise inovadora sobre o que os clientes realmente valorizam em seus contadores. Em vez de confiar em informações tradicionais de fornecedores, fomos direto à fonte, pesquisando 1.000 clientes de contabilidade para descobrir o que esperam, como ganhar sua confiança na era da tecnologia e por quais serviços estariam dispostos a pagar até 50% a mais.

Para analisar as descobertas, organizamos um webinar com especialistas do setor, incluindo o CEO de uma empresa Inc. 5000, o diretor executivo da Aprio Firm Alliance. 5000 e o Diretor Executivo da Aprio Firm Alliance. Exploramos o que nossa pesquisa significa para os profissionais de contabilidade e como as empresas podem se adaptar para atender às demandas dos clientes em 2025.

Se você ainda não tomou conhecimento, reserve um momento para fazer o download do relatório completo e assistir à gravação do webinar para não ficar mais se perguntando o que seus clientes estão querendo e ouvir diretamente deles.

O relatório e o webinar estão disponíveis em inglês. No entanto, se desejar obter mais informações ou assistência em seu idioma, entre em contato conosco, teremos o maior prazer em ajudar!

🔥 Outros

• Vincule registros de horas a trabalhos em massa: Economize tempo vinculando várias entradas de tempo a um único trabalho em uma única etapa. Isso garante a alocação precisa de recursos e se adapta facilmente a equipes maiores.
• Requisito de pré-pagamento para propostas: Assegure sua segurança financeira exigindo o pagamento antecipado antes de iniciar o trabalho. As faturas são automaticamente vinculadas às propostas, eliminando etapas extras e simplificando os fluxos de trabalho.
• Edite faturas pagas e exclua pagamentos offline: Corrija rapidamente erros editando faturas pagas ou excluindo pagamentos offline. Assim, você mantém seus registros financeiros precisos e aumenta a confiança do cliente.
• Tratamento aprimorado de créditos promocionais em pagamentos: Rastreie os créditos promocionais separadamente de outros pagamentos para obter melhores relatórios de receita. Exclua facilmente os créditos promocionais da receita total para aumentar a precisão e a transparência.
• Defina pastas para documentos carregados nos organizadores: Salve automaticamente os arquivos uploaded em pastas predefinidas, reduzindo as tarefas manuais e garantindo uma organização consistente dos documentos.

🎥 Educação e treinamento

Webinars sobre fluxo de trabalho: faça a TaxDome trabalhar mais para você

Com dicas práticas e percepções dos convidados especializados Jamie Gruol (Fluxos de trabalho para profissionais da área tributária), Carlos Garcia (ExceedSales) e Russell Hoskins, Contador (HQOL), essas sessões ajudarão você a fazer mais, de forma mais rápida e reduzir o tempo administrativo, bem a tempo para o período fiscal.

Da criação do seu primeiro projeto ao domínio de automatizações avançadas, os webinars levam você à otimização do fluxo de trabalho, passo a passo, independentemente da sua posição inicial.

🌎Você nos conheceu em 2024?

Que ano incrível foi 2024! Queremos agradecer a todos vocês que vieram nos conhecer e se conectar em eventos em todo o mundo. Em 2024, a TaxDome participou de 43 eventos em 34 cidades, 18 países e cinco continentes!

Estabelecer contato com milhares de empresas e clientes em todo o mundo demonstra que a comunidade TaxDome possui uma energia e paixão inegáveis. São todos vocês que nos impulsionam a inovar ainda mais e a criar uma melhor experiência para as empresas e seus clientes em 2025. 

Confira nosso vídeo com a retrospectiva dos eventos de 2024 para reviver todos os momentos incríveis. 

Concluindo

Este mês, trazemos a você todos os itens acima, mais 124 ajustes e correções!

Mais atualizações chegarão no próximo mês. Até lá, junte-se à nossa comunidade do LinkedIn para fazer perguntas, sugerir novas atualizações ou conversar com outros usuários da TaxDome.

Caso você não tenha visto, confira o resumo das principais atualizações que abordamos em nossa atualização de dezembro de 2024.