Atualização de Março de 2023

Em Fevereiro lançámos várias atualizações nas nossas áreas de fluxo de trabalho, CRM, e faturação. Adicionalmente, existem também atualizações de documentos e UX para o ajudar a atravessar a época de maior trabalho da melhor forma possível. Passemos então a aprofundar estas atualizações e muito mais.

Dê uma espreitadela: as faturas recorrentes estão quase a chegar, incluindo a possibilidade de pedir autorização de pagamento e ser pago automaticamente (cartão de crédito ou débito bancário)

🤖 Fluxo de trabalho

Novo: @mencionar colaboradores em Trabalhos para uma colaboração mais eficiente a nível de equipa

Para tornar a colaboração entre colaboradores na sua empresa mais eficiente, adicionámos a capacidade de mencionar colaboradores diretamente nos comentários de um trabalho.

Basta inserir @ e escolher o colaborador durante a realização de um trabalho – e será possível iniciar um diálogo com esse mesmo colaborador, sem sair da página, facilitando o seu trabalho, fazendo que seja 2x mais rápido.

Os membros da equipa mencionados serão notificados por e-mail e/ou Inbox+ quando os mencionar. Estes terão a opção de responder diretamente a partir do ecrã de notificação, sem necessidade de ir ao cartão de Trabalho – assim como solicitar o acesso a um Trabalho.

Com esta introdução, as @menções estarão disponíveis também em Tarefas, notas de conta e mensagens, pelo que pretendemos integrar esta funcionalidade em toda a plataforma TaxDome.

Saiba mais sobre as menções em Trabalhos no nosso Centro de Ajuda>>

Envie mensagens automáticas para os chats existentes: o novo “envio automático de mensagens” permite-lhe escolher se pretende enviar mensagens automáticas a clientes como resposta a um chat existente ou criar um novo

De acordo com as nossas pesquisas, as empresas que utilizam a automatização de mensagens tendem a enviar múltiplas mensagens dentro do contexto de um Trabalho, alertando os clientes para atualizações à medida que o trabalho avança através do fluxo de trabalho da empresa. Com este lançamento, essas atualizações podem agora ser enviadas para os chats de conversa existentes em vez de criar um novo chat a cada vez que se informa o cliente acerca de uma atualização sobre o mesmo tópico.

Mantenha os seus chats organizados: escolha “Responder ao último tópico” ao criar uma automatização “Enviar mensagem” se for uma atualização à medida que o trabalho se desloca através do fluxo de trabalho da empresa.

Como melhor prática, recomendamos que atualize as suas automatizações para enviar mensagens subsequentes num fluxo de trabalho para o chat com a atividade mais recente. E, ao criar um novo trabalho, a primeira mensagem criaria um novo chat.

Exemplo:

Etapa 1: Mensagem Inicial (criar novo chat)

Etapa 2: Mensagem de atualização (enviar para o chat existente)

Etapa 3: Mensagem de atualização (enviar para o chat existente)

Descubra como as automatizações de mensagens podem tornar a sua vida mais fácil>>

💰Faturação

Novo: criar faturas em massa

Agora pode criar faturas para muitos clientes ao mesmo tempo. Basta ir ao separador ‘Clientes’, selecionar as contas de que necessita, clicar em ‘Mais ações’ no canto superior direito e escolher ‘Criar fatura’.

Ao criar faturas em massa, isto pode reduzir potenciais erros e eliminar trabalho redundante.

Obtenha mais informações sobre a criação de faturas em massa>>

Dê uma espreitadela: Faturas recorrentes com opção de autorização de pagamento em breve. Exemplo: Realização de serviços de contabilidade mensais, 1000€ por mês, 12 recorrências, a pagar via ACH. O cliente assina e fornece informações sobre a conta uma vez. O cliente será debitado 12 vezes, sem necessidade de qualquer outra ação da empresa ou cliente.

📞 CRM

Exportação de dados aperfeiçoada para Trabalhos, Tarefas, Contas, Contactos, Faturas, Entradas de Tempo, e Pagamentos

A nova exportação completa de dados inclui toda a metadata e inclui inter-relações entre os elementos TaxDome. Por exemplo, ao exportar contas, será possível ver quantos trabalhos associados existem às mesmas, etc.

Os dados são exportados em células separadas para facilitar a análise e aumentar as capacidades de relatórios, maior flexibilidade, e compatibilidade com programas de folha de cálculo mais usados.

Controlo mais granular do contexto de notificação nas notificações por e-mail

Ao enviar uma mensagem ou quando se é @mencionado, é enviada uma notificação por e-mail. Anteriormente, tinha a opção de mostrar ou não o contexto da mensagem nas notificações por e-mail, mas este era um modelo único para comunicações internas da empresa e do cliente. Nas definições da sua empresa, pode agora optar por mostrar o contexto das mensagens relativas ao cliente e das mensagens relativas à empresa, separadamente. 

Por predefinição, as notificações relativas a clientes estão desativadas e serão ocultadas nas notificações por e-mail e as notificações internas estão ativadas e serão visíveis nas notificações por e-mail.

Consulte como gerir o contexto nas notificações por e-mail>> 

Largura de coluna & tabelas

As colunas nas páginas mais frequentemente visitadas: clientes, documentos, trabalhos foram atualizadas. O campo do nome foi expandido e outros campos foram diminuídos para garantir que se possa visualizar mais informação no ecrã. À medida que o seu ecrã vai aumentando, o campo ‘nome’ aumenta. Anteriormente, outros campos alargavam-se em conjunto; agora permanecem fixos (a data não se expande mais do que o tamanho pré-determinado, por exemplo).

Estamos atualmente no processo de reformulação geral das tabelas que terão mais funcionalidades, incluindo a capacidade de controlar as colunas que vê (adicionar mais do que o que existe, esconder o que não precisa). Este é um passo transitório para que, entretanto, lhe possamos mostrar mais conteúdo.

📚 Gestão Documental

Pequenas melhorias

No último mês, fizemos uma série de pequenos melhoramentos nos documentos.

Indicador “Novo” para ficheiros carregados antes de Dezembro de 2022 atualizado para corresponder ao algoritmo atual

• Filtro ‘Uploaded por’: ordene os documentos por quem fez o upload dos mesmos. Este filtro está disponível dentro do separador ‘Docs’ do cliente, bem como dentro da secção global ‘Docs’ (tanto para as sub-tabs ‘Recentes’ como para os ‘Docs’).
• Verifique que documento não foi aprovado na KBA: pode agora verificar que documento a autenticação baseada no conhecimento não foi aprovada (e quantas tentativas foram feitas) indo a Definições -> Balanço da Empresa -> Rastreio de Auditoria. Isto irá assegurar-lhe que consegue visualizar para onde vai o dinheiro para as tentativas de autenticação falhadas – Aplica-se apenas a Empresas dos Estados Unidos da América 
• KBA falhou’ em vez de ‘Parcialmente assinado’: quando um administrador de empresa assina um documento mas o cliente não passa na KBA, o estado do documento será agora exibido como ‘KBA falhou’ – tal como a dica de ferramenta – Aplica-se apenas a Empresas dos Estados Unidos da América.

🔥 Outros

• Aprenda tudo o que precisa de saber para utilizar TaxDome para a preparação de impostos: como configurar processos, comunicar com os clientes e mais no curso para preparadores fiscais
• Lançamentos congelado:não lançamos alterações na semana que antecede os grandes prazos (nos Estados Unidos da América) – não haverá novos lançamentos até depois do dia 15 de Março
• Já aderiu ao nosso programa de acesso antecipado? Os membros com acesso antecipado podem utilizar e comentar primeiro as nossas novas funcionalidades. Leia sobre e junte-se ao programa>>

Todos acima mencionados – mais 42 ajustes e reparações! Junte-se à nossa Comunidade do Facebook para fazer perguntas, solicitar funcionalidades ou conversar com outros utilizadores de TaxDome.

No caso de ter perdido, aqui está um resumo das principais funcionalidades que abordámos na nossa publicação anterior.