Dicas para o Período Fiscal para que Todos os Contabilistas Sobrevivam ao Período Fiscal de 2023

Se deseja sobreviver a este período fiscal sem ter de esquecer os seus filhos nem os seus entes queridos ou de comer, dê uma vista de olhos pela nossa sugestão no presente artigo. Trata-se das melhores práticas de preparadores e gestores fiscais experientes.

Planeie os seus dias de trabalho

É mais fácil de dizer do que fazer. Mas é essencial se prestar serviços a mais de 100, 200, 300 clientes por período fiscal. 

O que pode fazer:

1. Bloquear no seu calendário os dias em que não trabalha. Por exemplo, todos os domingos. Assim, os seus clientes não terão a possibilidade de agendar uma chamada aos domingos caso lhes permita marcar uma consulta via ferramentas de agendamento.
2. Desativar as notificações relacionadas com o trabalho. Se o seu telemóvel lhe permitir definir um horário de notificações, opte por desativá-las durante a noite, no mínimo, para que possa repousar melhor.
3. Planear com antecedência que clientes irá trabalhar no dia seguinte. Por exemplo, escolha 3-4 clientes que lhe enviaram a documentação e não se distraia com os outros. É mais difícil de executar se rastrear clientes no Excel, porém é mais fácil se usar um simples quadro Kanban onde os estados dos clientes sejam visualizados.
4. Substituir as chamadas por mensagens de texto. As chamadas telefónicas efetuadas pelos clientes podem ser distrativas e sobrecarregadoras, e não há necessidade em utilizá-las. Pode ter uma mensagem de voz a solicitar-lhes que lhe enviem um email ou uma mensagem de texto. A forma mais fácil de manter o contexto da conversa é comunicar com os clientes dentro do seu portal de cliente.

Tome uma alimentação saudável

Vários contabilistas falham refeições durante o período fiscal devido ao facto de os seus dias estarem sobrecarregados com reuniões. A preparação das refeições é algo indispensável, tanto para os contabilistas como para as suas famílias. 

O que pode fazer:

1. Crie um plano alimentar com 4-6 semanas de antecedência e faça uma lista semanal de compras. Desta forma, tanto você como a sua família terão sempre algo de novo para comer. Eis um exemplo de um plano alimentar e de uma lista de compras – os nossos favoritos em Excel!
   

   Plano semanal de refeições.

   Utilize a nossa folha de cálculo para planear refeições de forma mais rápida.

2. Cozinhe com antecedência e congelar as refeições.
3. Prepare e congele vegetais cortados em pedaços. Este processo permite cozinhar rapidamente alimentos e sopas.
4. Encomende refeições. Pode utilizar serviços como a Uber Eats, Glovo, etc.

Cuide do seu corpo 

Com dores constantes nas costas ou no pescoço, fica muito mais difícil concentrar-se no trabalho.

O que pode fazer:

1. Agende massagens semanais ou bissemanais para relaxar os seus músculos tensos. 
2. Experimente uma secretária de pé.
3. Fique de pé ou caminhe durante as chamadas telefónicas ou de conferência, sempre que seja possível. Simples exercícios de pescoço também irão fazer bem.

Delegue o seu trabalho

1. Funcionário sazonal. Pode recorrer ao Upwork e outros serviços semelhantes para obter ajuda extra. Os funcionários sazonais oferecem flexibilidade e permitir-lhe-ão concentrar-se nas principais tarefas. Porém, demoram mais tempo a conhecer os seus processos e não são leais.
2. Contrate estudantes no seu 2º ou 3º ano de Universidade. O custo é inferior ao da opção anterior e ajudará estes estudantes com estágios. Para tal, necessitará de tempo extra para iniciar a formação mais cedo – por exemplo, durante o Verão.
3. Aumente os seus preços. Irá ajudá-lo a garantir que o seu tempo seja apreciado.
4. Automatize tarefas administrativas e repetitivas. Pode automatizar tarefas repetitivas aborrecidas como o envio de cartas de compromisso, emails de boas-vindas ao período fiscal, ou lembretes para que os clientes lhe enviem documentos. Através de ferramentas de automatização fiscal como TaxDome, o custo será duas vezes mais barato do que a contratação sazonal de administradores ou funcionários. As empresas de contabilidade poupam até 2.000€ ao utilizarem um conjunto de automatizações TaxDome. 

Saiba como o Darren Dowdell da Acade Tax Services LLC conseguiu expandir para mais de 1.000 clientes enquanto trabalhava sozinho. 

Esperamos que estas dicas para o período fiscal o ajudem a sobreviver. Para obter mais dicas sobre a automatização fiscal, junte-se à comunidade TaxDome.