Introdução das assinaturas eletrónicas avançadas (AdES) e das assinaturas eletrónicas qualificadas (QES) em TaxDome

Temos o prazer de anunciar uma nova e importante atualização que irá melhorar ainda mais as nossas assinaturas eletrónicas para empresas de contabilidade na União Europeia (UE): assinaturas eletrónicas avançadas (AdES) e assinaturas eletrónicas qualificadas (QES).

As assinaturas eletrónicas AdES e QES são juridicamente vinculativas e cumprem os mais recentes regulamentos da UE. Embora ambos os métodos ofereçam elevados níveis de garantia, a QES é considerada o tipo de assinatura eletrónica de maior segurança e confiança para as empresas da UE, uma vez que implica a verificação da identidade do signatário por um terceiro qualificado.

Neste artigo, vamos analisar como funcionam a AdES e a QES em TaxDome. Mas antes de o fazermos, respondamos a uma questão importante.

De que forma é que a AdES e a QES são diferentes das outras assinaturas eletrónicas?

Na União Europeia, o regulamento relativo à identificação eletrónica, autenticação e serviços de confiança, conhecido como eIDAS, estabelece as normas para três tipos diferentes de assinatura eletrónica:

• Assinaturas eletrónicas simples (SES)
• Assinaturas eletrónicas avançadas (AdES)
• Assinaturas eletrónicas qualificadas (QES)

Vejamos o que cada tipo de assinatura eletrónica implica.

Assinaturas eletrónicas simples (SES)

Sendo a forma mais básica de assinaturas eletrónicas disponível, a SES não requer uma autenticação forte do signatário ou verificação de identidade. É suficiente saber o endereço de e-mail do signatário ou se este recebeu um código de acesso único antes de assinar.

SES são utilizadas para transações quotidianas, acordos de vendas e aquisições diárias ou como parte de formulários simples que requerem uma assinatura.

Assinaturas eletrónicas avançadas (AdES)

AdES requer o cumprimento de regras mais rigorosas em matéria de segurança, validade e confiança dos dados. O sistema europeu de reconhecimento de identidades eletrónicas estabeleceu os seguintes três requisitos-chave para a AdES:

1. O signatário deve estar associado à assinatura através de um identificador único – é como uma caneta digital que pertence ao signatário
2. O signatário tem controlo exclusivo sobre esta “caneta digital” – mais ninguém lhe pode aceder
3. A assinatura deve ser capaz de detectar se foi adulterada

Assinaturas eletrónicas qualificadas (QES)

A QES cumpre os três requisitos acima descritos, mas vai mais longe, recorrendo a certificados qualificados e à verificação multi-fator para identificar o signatário. A QES utiliza também terceiros, conhecidos como prestadores de serviços de confiança qualificados (mais sobre isto abaixo), para verificar a identidade do signatário, fornecendo uma camada adicional de garantia.

Consequentemente, as QES oferecem o mais elevado nível de segurança e fiabilidade possível para as assinaturas eletrónicas na UE. De facto, as QES são as únicas assinaturas eletrónicas explicitamente reconhecidas como sendo legalmente equivalentes às assinaturas manuscritas na UE.

Estes três tipos de assinaturas eletrónicas estão agora disponíveis em TaxDome. A SES é gratuita e ilimitada como parte de sua licença TaxDome, enquanto que a AdES e a QES cobram uma pequena taxa por assinatura para cobrir o processo de verificação. Também oferecemos autenticação baseada em conhecimento (KBA) para os nossos clientes baseados nos EUA para garantir a conformidade com o IRS.

Para além de cumprir as normas eIDAS, todas as nossas assinaturas eletrónicas cumprem os principais requisitos da Lei de Assinaturas Eletrónicas no Comércio Global e Nacional (ASSINATURA ELETRÓNICA), bem como da Lei Uniforme de Transações Eletrónicas (UETA).

De que forma funcionam a AdES e a QES em TaxDome?

QES/AdES é ativado como uma opção de assinatura por padrão para empresas sediadas na Europa. Se a sua empresa estiver localizada fora da Europa, pode optar por mostrar a verificação QES/AdES como uma opção de assinatura, acedendo à secção Assinatura no separador Definições da Empresa.

A QES e AdES, os países da UE que cobrem e o valor que custam por assinatura. Todos os fornecedores são selecionados por padrão. Para anular a seleção dos que não satisfazem os seus requisitos, clique nas respectivas caixas de verificação.

Nota: Os fornecedores de AdES têm “AdES” entre parêntesis junto ao nome – todas as outras opções são fornecedores de QES. O processo de pedido de uma QES ou AdES é idêntico até à fase de verificação efectiva.

Quando abre um documento e pede uma assinatura, tem a opção de escolher QES/AdES. Ao deixar os botões de alternância desativados, será solicitado um SES por predefinição.

Se optar pelo QES/AES, terá de especificar quem deve assinar o documento – por exemplo, o próprio e o seu cliente ou clientes. Terá também de organizar os signatários pela ordem em que pretende que o documento seja assinado. Ao contrário do SES, a ordem dos signatários é muito importante para o QES/AdES e determina o momento em que as pessoas são notificadas para assinar. 

Poderá também ativar os lembretes automáticos e criar mensagens personalizadas para os clientes nesta etapa.

Uma vez solicitado, o primeiro signatário receberá uma notificação informando que o documento está pronto para ser assinado. Quando clicar no botão “Assinar documento”, aparecerá uma janela pop-up com os diferentes métodos disponíveis para o país selecionado. Estes métodos correspondem às caixas que foram deixadas marcadas no separador Definições da Empresa.

Ao selecionar um fornecedor, o signatário será guiado através dos passos necessários e das informações requeridas, que serão diferentes para cada fornecedor. Existem também processos de verificação ligeiramente diferentes para QES e AdES.

Após a primeira pessoa assinar o documento, a seguinte será notificada para fazer o mesmo, e assim sucessivamente até que todos os signatários tenham assinado o documento.

Porque é que se utiliza o AdES e o QES em TaxDome?

Existem várias situações em que a AdES e a QES são exigidas por lei, e cada país da UE tem os seus próprios casos de utilização. Mesmo que a utilização destes métodos não seja obrigatória, faz sentido fazê-lo para quaisquer documentos de elevado valor ou sensíveis, uma vez que lhe dá a maior garantia possível de que o documento foi assinado pelo signatário e que a assinatura não foi adulterada.

Anteriormente a esta atualização, era necessário aceder a uma ferramenta de assinaturas eletrónicas distinta e voltar novamente para TaxDome se pretendesse obter um AdES ou QES. Agora, pode fazer tudo em TaxDome, facilitando a sua vida e a dos seus clientes.

Esta nova funcionalidade também é económica, com a maioria dos métodos a custar apenas 3 euros por assinatura, o que é significativamente menos do que a maior parte dos concorrentes cobra. Não há necessidade de pagar antecipadamente por pacotes para cobrir as suas necessidades – pode recolher assinaturas de forma flexível numa base de pagamento à medida que vai usando.

Se a sua empresa opera na UE, esta atualização permitir-lhe-á obter as assinaturas eletrónicas da forma mais segura, fiável e em conformidade com a lei possível. Esperamos que experimente. Se tiver alguma dúvida sobre o seu funcionamento, não hesite em contactar a nossa equipa de apoio.