Um novo botão de “Upload Concluído” e opções para o portal do cliente

Como é que os clientes notificam a minha empresa após efetuarem o upload dos documentos?

Várias empresas enfrentam dificuldades com: “Como é que o meu cliente me informa de que já concluiu o upload dos documentos?”

Recomendamos que as empresas utilizem fluxos de trabalho e funcionalidades práticas que tenham um estado de ‘concluído’ como os questionários (que o cliente pode submeter) e tarefas do cliente (que o cliente pode completar). Poderá ver como tudo funciona neste curto vídeo de 2 minutos onde demonstramos como um trabalho (declaração de impostos, contabilidade mensal, etc.) pode avançar automaticamente do “tribunal do cliente” para o “seu tribunal” ao submeterem o questionário. O que facilita saber quem tem de cumprir o quê.

A automatização do fluxo de trabalho auxilia tanto na recolha de dados como na comunicação do seu valor

Recomendamos a utilização da automatização do fluxo de trabalho para todas as empresas, quer seja uma equipa de 5, de 20 ou um empresário individual. Com as automatizações da TaxDome, conseguirá implementar não só atualizações internas, como também comunicações externas que poderão exibir o seu valor aos clientes.

A Kellie Parks é uma escriturária e parceira da TaxDome – na imagem abaixo ela partilha a sua experiência como cliente de serviço (controlo de pragas) pelo qual pagou uma taxa mensal. Durante a prestação do serviço, enquanto leiga (A Kellie Parks é especialista em várias áreas, mas não no controlo de pragas). O que importa aqui compreender é que é precisamente o que os seus clientes sentem quando não ouvem falar de si. Utilizando as automatizações da TaxDome, poderá não só automatizar a recolha de informação dos clientes, como também automatizar as comunicações externas em todas as etapas do processo. 

“Esqueci-me de como era mau devido a ser bom”. Enquanto o trabalho mensal que entrega constitui a ‘função’, ao comunicar (através da automatização na TaxDome) poderá explicitar o seu valor (emoção). Tal irá diferenciar da concorrência, aumentando a retenção e construir uma relação mais próxima entre a empresa e o cliente.

Eis Eric Gray, da Evolution Accounting, explicando como implementou esta iniciativa na TaxDome e o efeito que teve na experiência do cliente.

Recursos disponíveis para estabelecer a automatização e implementar o fluxo de trabalho na sua empresa

Como lembrete, o apoio da TaxDome é gratuito e está incluído em cada licença. Temos ainda modelos prontos a implementar na sua atividade. Assista ao nosso seminário online: Preparação para o período fiscal, poderá copiar o modelo utilizado neste seminário online a partir da biblioteca de modelos. Irá encontrar mais funcionalidades disponíveis.

Recomendamos o seguinte para se iniciar:

1. Curso da Academia TaxDome – totalmente gratuito e incluído
2. Formação individual – totalmente gratuita e incluída

Segue-se um vídeo de 2 minutos do nosso curso da Academia acerca do fluxo de trabalho que demonstra a automatização e a comunicação com o cliente.

Para além das opções que a TaxDome oferece diretamente de forma gratuita, poderá recorrer aos consultores certificados da TaxDome. Estes são avaliados por fornecedores externos, que oferecem serviços e configurações individuais para as empresas. Geralmente são profissionais ou especialistas em tecnologia que prestam serviços personalizados.

Botão ‘Upload Concluído’ e opções para o portal do cliente

Aqueles que não utilizam estas funcionalidades têm fluxos de trabalho mais ambíguos. No início deste ano, apresentámos funcionalidades destinadas a resolver este problema, nomeadamente a caixa de verificação de ‘Upload Concluído’, que surge após um cliente efetuar o upload de um documento.

A realização de testes e o feedback revelaram que, apesar de tal ajudar, as empresas procuravam uma solução mais clara e que fosse sempre visível, não apenas após o envio de um documento.

Com este lançamento, poderá adicionar um botão claro de ‘Upload Concluído’ à página inicial do portal do cliente e à secção dos Documentos da sua empresa. Ao premir, os membros da sua equipa que seguem a conta serão notificados na Inbox+ e/ou e-mail, dependendo das definições de notificação. Esta funcionalidade é opcional e poderá ser ativada/desativada nas definições da sua empresa.

Escolha as opções que melhor funcionam para a sua empresa

Com este lançamento, poderá escolher os botões que deseja ativar no seu portal.

1. Botão ‘Upload Concluído’ na interface
   a. Quando ativado, o botão surgirá na página inicial do portal do cliente e também na seção dos documentos do portal do cliente
2. Caixa de verificação ‘Upload Concluído’ no menu de upload de documentos
   a. Quando ativado, o botão surgirá na barra lateral do upload do documento após este ser uploaded.

No que diz respeito a esta funcionalidade, iremos adicionar também uma caixa de ‘comentários’ (opcional) onde os clientes poderão adicionar contexto adicional após premir o botão ‘Upload Concluído’.

Para uma explicação mais aprofundada acerca desta funcionalidade, consulte o nosso artigo de ajuda.