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Bem-vindo(a) a #TestemunhoQuinta-Feira! A entrevista desta semana é com Kristina Leitz, fundadora de KML Tax Solutions LLC, uma empresa de contabilidade que presta serviços de preparação fiscal, resolução fiscal e serviços de salários remotos. Saiba de que forma TaxDome ajudou Kristina a poupar em serviços de terceiros e a alcançar o seu objetivo de ter um trabalho que não depende da localização da sua residência.
Por que razão escolheu TaxDome?
Necessitava de um sistema de gestão de clientes. Tinha de consultar constantemente as minhas próprias folhas de cálculo – não era a melhor opção. Grande parte dos serviços que consultei eram demasiado caros. Soube de TaxDome num grupo de Facebook. Fiz a demonstração, e gostei bastante pelo facto de grande parte do que eu necessitava estar incluído num único programa.
A única coisa que eu faço que não está em TaxDome é a minha própria preparação fiscal. Tenho um parceiro que trata da escrituração. É o meu novo sócio, pelo que estou a considerar se devo adicioná-lo como um utilizador adicional.
Qual tem sido o feedback por parte dos seus clientes?
Anteriormente, usava ShareFile para fazer upload e download de ficheiros. Tinha de fazer muito trabalho de organização, o que me ocupava imenso tempo. Houve uma cliente que referiu gostar bastante de TaxDome e que facilita muito o envio e a recepção de informação. Assim que termino a devolução ou quando os clientes me enviam os documentos, fica tudo organizado – num só local.
Sou totalmente remoto, pelo que todos os meus clientes estão atualmente em TaxDome. Não trabalho com ninguém presencialmente. Facilitou-nos muito mais a realização de negócios.
Como é que a integração do seu processo empresarial com TaxDome fez a diferença para a sua empresa?
Sinto-me mais organizado. Em vez de ter de aceder a vários programas, posso ir a um só lugar, onde posso consultar rapidamente todos os meus emails e documentos. Facilita a partilha de documentos com os meus clientes.
A única coisa de que estou realmente a aguardar é a autenticação baseada no conhecimento (KBA)*apenas para clientes e empresas dos E.U.A.
Não utilizo tanto as tarefas, mas estou a utilizar a funcionalidade dos projetos. Configurei alguns: Um destina-se a clientes que necessitam de extensões, o segundo destina-se a clientes com devoluções preparadas que aguardam revisão para serem processadas por email, e o terceiro destina-se a etapas – entrada inicial, após a preparação fiscal.
Todos os dias, dou uma vista de olhos nos projetos para perceber onde me encontro e o que preciso de fazer. Sinto que me ajuda a organizar melhor o meu dia. Já não me vou sentir estressado como antes!
Registo cada cliente que ainda não me enviou as suas informações num projeto de extensão, em seguida faço a extensão. Assim, tenho menos probabilidades de me esquecer de algo, como acontecia com as folhas Excel ou outras aplicações.
Está a utilizar os questionários?
Utilizei os predefinidos de TaxDome, mas também tenho feito alguns. Estou a tentar fazer com que os meus clientes utilizem os meus questionários. Alguns deles disseram-me: ” Vejo-vos constantemente, por que razão preciso de fazer um questionário online?”. Facilitam-me tanto o meu trabalho. Gosto especialmente de poder consultar as cartas de condução – agora tenho caras para os meus clientes! É reconfortante saber que há uma pessoa real do outro lado.
Trabalham todos remotamente ou num escritório?
O meu negócio tem sido remoto desde o início. O meu objetivo é, eventualmente, mudar-me para o estrangeiro. Não quero que o meu trabalho dependa do local onde vivo.
Irei para a França no final de Março. Neste momento, a maioria dos meus clientes são proprietários de empresas sediadas nos Estados Unidos.
A França encontra-se seis horas à frente, pelo que poderei trabalhar de manhã sem interrupções, porque a maioria dos meus clientes estão a dormir.
O que mais lhe agrada em TaxDome?
Consegui livrar-me de ShareFile e RightSignature, poupando-me 35 dólares por mês. É praticamente o que pago pela totalidade da minha licença TaxDome.
Agora sei que tenho de fazer um orçamento para a licença anual quando esta for renovada, mas estou entusiasmado com a renovação!
Está a faturar através de TaxDome?
Sim, estou. Para os clientes, estou apenas a fazer as declarações fiscais. Senão, utilizarei QuickBooks, pelo facto de efetuarem pagamentos automáticos todos os meses.
Se TaxDome eventualmente lhe permitir fazer levantamentos automáticos recorrentes, irei utilizar taxDome em vez de QuickBooks.
Desconhecia, até há pouco tempo, a funcionalidade de “trancar a uma fatura” devido ao facto de os meus clientes pagarem antecipadamente pelo meu trabalho. Mas é genial saber que existe.
O que pensa da nossa comunidade do Facebook?
Tem sido bastante útil porque conseguimos perceber o que os outros utilizadores enfrentam, bem como os seus problemas e solicitações. E o feedback que recebemos de TaxDome é fantástico. Além disso, é o sítio indicado para saber quando as suas novas funcionalidades serão lançadas.
Ponderamos sempre introduzir melhorias em TaxDome e gostamos de lhe dar a conhecer as nossas atualizações e datas previstas para os lançamentos. Sente que lhe estão a faltar algumas funcionalidades? Ou funcionalidades que gostaria que adicionássemos?
Só me falta uma ferramenta para rodar documentos quando são uploaded em modo horizontal em vez de vertical.
Conhece outros profissionais do sector que utilizam TaxDome?
Nalguns dos meus grupos do Facebook, tenho vindo a recomendar TaxDome. Sempre que alguém pergunta sobre CRM ou sobre softwares de gestão de práticas ou de ajuda na organização de uma empresa, menciono a minha experiência com TaxDome.
Trata-se de uma mais-valia para os seus clientes?
Os meus clientes sentem-se agora mais organizados – tal como eu. Tive apenas uma queixa, e não teve nada a ver com TaxDome; foi de alguém que fez as coisas de uma certa maneira durante vários anos, não queria mudar. Não se apercebem que isso permite-me ajudá-los, para o ano, deixarei de fazer a sua declaração. Não passa de um mau uso do meu tempo, quero concentrar-me no crescimento do meu negócio e em manter-me organizado.
Gostaria de acrescentar mais alguma coisa?
Apenas que TaxDome tem sido definitivamente muito benéfica para o meu negócio. Obrigado!
Mary é uma apaixonada escritora técnica que se encarrega da documentação de ajuda, das redes sociais e dos blogues em TaxDome. Mary sabe que o melhor que pode fazer para tornar o mundo um lugar melhor é continuar a escrever, por isso, assim o faz. E quando não está na sua secretária, pode encontrá-la a viajar, a fazer yoga, jardinagem, ou a divertir-se com os seus filhos.
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