7 pași esențiali pentru automatizarea fluxului de lucru contabil

Sarcinile contabile, precum introducerea datelor și facturarea, cer precizie, crescând riscul de erori umane. Alte activități, precum scrierea e-mailurilor și organizarea documentelor, consumă adesea mai mult timp decât s-a estimat inițial, afectând eficiența.

Datorită automatizării, astfel de sarcini contabile pot fi îndeplinite în mod fiabil și eficient, eliberând timp astfel încât să puteți:

• Îmbunătăți valoarea serviciilor oferite
• Furnizați servicii suplimentare
• Creșteți capacitatea pentru a deservi mai mulți clienți.

Cum puteți implementa automatizarea cu succes?
Iată șapte pași esențiali pentru automatizarea fluxurilor de lucru contabile, de la planificare până la optimizare.

Pasul 1: schițați fluxul de lucru actual

Indiferent dacă vă ocupați de întocmirea declarațiilor fiscale, contabilitate primară, calculul salariilor sau alte activități contabile, trasarea fluxului de lucru este un prim pas esențial pentru o automatizare eficientă. În mod ideal, această diagramă ar trebui să vă ofere o imagine clară asupra întregului proces, astfel încât să puteți implementa o strategie adaptată nevoilor dvs.

Puteți să vă organizați fluxul pe orizontală sau verticală, folosind culori și simboluri pentru a distinge ușor între diverse etape sau variante alternative ale procesului. Această vizualizare ajută la identificarea punctelor unde automatizarea poate aduce cele mai importante beneficii.

Pasul 2: identificarea proceselor ineficiente 

Odată ce ați mapat fluxul de lucru, următorul pas este identificarea zonelor ineficiente. Acestea pot include procese manuale repetitive sau care consumă mult timp, precum și blocaje care generează întârzieri sau vă împiedică să finalizați o sarcină la timp.

Unele dintre acestea pot include scrierea și trimiterea de e-mailuri, facturarea, primirea și organizarea documentelor, raportarea sau orice fel de introducere manuală a datelor. Prin identificarea oricăror ineficiențe din fluxul dvs. de lucru, veți înțelege mai bine potențialele procese care merită automatizate.

Pasul 3: alegeți platforma de automatizare potrivită

TaxDome vă permite să automatizați sarcini și proiecte personalizabile folosind logică condițională avansată.

Găsirea celei mai bune soluții de automatizare pentru firma dvs. poate părea copleșitoare, însă, în final, este esențial să alegeți un instrument care să automatizeze eficient toate procesele ineficiente identificate anterior.

Analizați diferite platforme de gestionare a fluxului de lucru contabil, având în vedere nevoile specifice ale firmei dvs. și aspecte importante, cum ar fi ușurința în utilizare, personalizarea, scalabilitatea, integrările disponibile, caracteristicile de securitate și conformitatea.

Atunci când este momentul să luați o decizie finală, poate fi util să cântăriți avantajele și dezavantajele programului, să verificați recenziile utilizatorilor și să solicitați opinii de la membrii firmei sau de la colegi.

Pasul 4: configurați și testați automatizările

Fluxurile de lucru din TaxDome oferă automatizări avansate care facilitează deplasarea sarcinilor și proiectelor prin fiecare etapă.

Odată ce ați implementat platforma de automatizare, începeți să configurați și să testați diverse automatizări. Multe programe oferă ghiduri despre cum să utilizați funcțiile de automatizare sau șabloanele pe care le puteți testa și personaliza, ceea ce reprezintă cea mai simplă modalitate de a începe.

La început, încercați să implementați automatizări simple, înainte de a trece la cele mai complexe, care implică, de obicei, reguli și o logică suplimentară. Pe măsură ce înțelegeți mai bine cum funcționează automatizările, puteți începe să le aplicați în mai multe procese.

Pasul 5: instruirea echipei pentru utilizarea automatizării

TaxDome oferă cursuri utile pentru utilizarea funcționalităților sale, inclusiv automatizările.

Dacă aveți angajați, este esențial ca aceștia să înțeleagă cum să utilizeze programul de automatizare implementat. Aceasta include învățarea modului în care sunt disponibile funcțiile de automatizare și cum pot personaliza aceste automatizări pentru a îmbunătăți fluxurile de lucru individuale.

Atrageți atenția membrilor echipei asupra ghidurilor relevante, videoclipurilor educaționale și cursurilor de formare oferite de platformă. De asemenea, solicitați feedback-ul acestora cu privire la modul în care automatizarea se va integra cel mai bine în fluxurile lor de lucru și în alte procese manuale care ar putea fi automatizate.

Pasul 6: Monitorizarea performanței

Raportarea bazată pe AI în TaxDome vă permite să monitorizați performanța firmei folosind date în timp real.

Odată cu automatizarea fluxurilor de lucru, începeți să monitorizați performanța proceselor automatizate. Acest lucru ar trebui să fie realizat periodic, deoarece vă va oferi date utile pe care le puteți compara cu diverși indicatori-cheie de performanță (KPI) și cu randamentul investițiilor (ROI).

Câteva exemple de KPI de automatizare includ timpul economisit, costurile reduse, rata de eroare și productivitatea echipei. În concluzie, scopul este de a analiza dacă automatizările implementate aduc beneficii proceselor dvs. sau dacă nu funcționează la fel de eficient cum ați anticipat inițial.

Pasul 7: optimizarea automatizărilor

Ultimul pas este unul continuu și constă în evaluarea și optimizarea periodică a automatizărilor fluxului de lucru pentru a crește eficiența.

Utilizați datele de performanță obținute periodic ca indicatori pentru luarea deciziilor, solicitați feedback de la personal și clienți pentru a identifica posibile îmbunătățiri și rămâneți la curent cu cele mai recente tendințe și bune practici în automatizare.

Pe măsură ce integrați mai multe automatizări în procesele dvs., veți descoperi noi modalități de a utiliza automatizarea pentru a eficientiza operațiunile firmei și pentru a stabili obiective mai ambițioase în ceea ce privește productivitatea, reducerea costurilor și creșterea.

Concluzia

Automatizarea fluxurilor de lucru contabile poate aduce beneficii semnificative, inclusiv îmbunătățirea eficienței, creșterea satisfacției clienților și sporirea capacității de creștere a firmei. Cu toate acestea, ca în cazul oricărui proces nou, este esențial să aveți un plan de acțiune.

Ca o ultimă concluzie, rețineți că automatizarea este o metodă eficientă de a îmbunătăți operațiunile firmei dvs. Prin implementarea automatizării cu ajutorul unui platforme de gestionare a activității, cum ar fi TaxDome, puteți stimula colaborarea în echipă, îmbunătăți procesul decizional prin raportarea datelor în timp real și optimiza experiența clienților și multe altele.

Testați gratuit TaxDome astăzi pentru a descoperi cum automatizările sale avansate ale fluxului de lucru pot accelera procesele manuale ale firmei dvs. și vă pot economisi timp.