10 Zapier-Buchhaltungstools, die Sie kennen sollten

Falls Sie ein Rechnungsprüfer oder Buchhalter sind, stehen die Chancen hoch, dass Sie eine ganze Reihe von Tools verwenden, um Ihr Unternehmen zu verwalten. Diese halten Ihre Kunden im Auge, verwalten Termine, führen Ihre täglichen Aufgaben aus, verwalten Ihre Mitarbeiter und Auftragnehmer, speichern vertrauliche Informationen und suchen neue Kunden. Man kann mit Sicherheit sagen, dass bei Ihnen eine Menge los ist. 

Zeitmanagement ist der Schlüssel und Sie müssen möglicherweise einige unterschiedliche Tools einsetzen, um Ihr Unternehmen effektiv zu optimieren und die Effizienz zu steigern.

Wenn Sie das Gefühl haben, in Tools und Hilfsmittel zu ertrinken, wird dieser Beitrag Ihnen helfen. 

Lassen Sie uns Ihnen die eine Sache vorstellen, die Ihnen hilft, sich zu organisieren. Haben Sie schon einmal von Zapier gehört?

Was ist Zapier?

Zapier ist ein Automatisierungstool, das Ihnen hilft, nicht noch härter sondern intelligenter zu arbeiten. Es ermöglicht Ihnen, Zaps einzurichten, die sich wiederholende Tätigkeiten automatisieren, sodass Sie sich voll und ganz auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. 

Wenn Ihr Unternehmen wächst, kann die Anzahl der Tools, die Sie verwenden, um Ihr Unternehmen am Laufen zu halten, überwältigend sein. Zapier verbindet diese und verwandelt Ihre Geschäftsprozesse in ein integriertes System, das ohne große Beeinträchtigung läuft.

Sie werden in der Lage sein, Informationen zwischen all Ihren Tools und Programmen zu synchronisieren, sodass Sie nicht mehr dieselben Informationen auf mehreren Plattformen eingeben müssen.

Mit welchen Dingen kann Zapier helfen? Hier sind einige hilfreiche Zaps, die jeder Rechnungsprüfer oder Buchhalter kennen sollte. 

10 Zaps, die bei der Automatisierung Ihres Unternehmens helfen

Stripe

Wenn Stripe Ihre gewählte Zahlungslösung ist, dann gibt es mehrere Zaps, die Sie verwenden können, um die Funktionalität zu erweitern. Sobald Sie Stripe mit Zapier verbinden, können Sie beispielsweise Zaps einrichten, die Sie in Slack, per E-Mail oder per SMS über den Eingang einer Zahlung benachrichtigen. Zapier kann einen neuen Kunden zu Ihrer E-Mail-Liste hinzufügen und als Reaktion darauf eine automatische Nachricht auslösen. Andere Zaps ermöglichen es Ihnen, Kundenkonten in Ihrem Kundenportal zu aktualisieren oder sie zu einer Google-Sheets-Tabelle hinzuzufügen.

Xero

Xero ist eine Buchhaltungsapp, die in Verbindung mit Zapier die automatische Erstellung von Rechnungen für die über Stripe oder PayPal erhaltenen Zahlungen ermöglicht. Zaps können die Kundeninformationen automatisch aktualisieren, Benachrichtigungen über erhaltene oder ausstehende Zahlungen versenden. Sie können auch Ihr Team von den Verkaufsrechnungen auf dem neuesten Stand halten und sobald ein neuer Kunde angeworben wurde, neue Kontaktlisten erstellen. 

QuickBooks 

Diese Buchhaltungssoftware führt die Buchhaltung, hilft bei der Lohnabrechnung, erstellt Rechnungen und Belege für Kunden und bietet weitere nützliche Funktionen für Rechnungsprüfer und Buchhalter. Durch die Verwendung von Zapier mit QuickBooks erübrigt sich die mühsame manuelle Dateneingabe auf unzählige Arten. Wenn Sie beispielsweise die Informationen eines Kontakts in TaxDome aktualisieren, werden diese automatisch mit Ihren QuickBooks-Konten synchronisiert.

Calendly 

Calendly ist ein beliebtes Tool, um Besprechungen zu planen und um zu sehen, wann Sie verfügbar sind. In Verbindung mit Zapier können Sie mehrere Funktionen mit nur einem Eintrag verwalten. Es erstellt nicht nur ein Zoom-Meeting, sobald eine Veranstaltung geplant ist, sondern verschickt auch Einladungen an Kunden und Mitarbeiter, benachrichtigt sie über Aktualisierungen oder Änderungen und plant Meetings und Erinnerungen, sobald der Eintrag im Terminplanungssystem erfolgt ist. Erweitern Sie dieses System noch weiter, indem Sie, sobald eine Besprechung geplant ist, Dateien von Ihrem Dropbox-Konto oder Fragebögen über Google-Formulare automatisch an den Kunden senden.

Practice Ignition 

Mit diesem Tool können Sie Dienstleistungsangebote erstellen und versenden, und die Zahlungen sofort erhalten, nachdem diese akzeptiert wurden. Zapier erweitert diese Funktionalität, indem es neue Aufgaben in Ihren Produktivitätstools wie Asana oder Trello erstellt, und sobald ein Vorschlag angenommen wurde, Benachrichtigungen an Ihr Team per Messaging oder E-Mail sendet, neue Google Drive-Ordner für diesen neuen Kunden erstellt und vieles mehr. 

Mailchimp 

Dies ist eine beliebte E-Mail-Marketing-Plattform und ein Webhosting-Tool, das Ihnen hilft, mit Ihren Kunden und potenziellen Kunden in Kontakt zu bleiben, indem Sie Newsletter, automatisierte E-Mail-Nachrichten und Sales-Funnel versenden. Wenn Sie mit Zapier verbunden sind, können Sie Ihre Buchhaltungssoftware automatisch mit potenziellen Kundeninformationen aktualisieren, den Mitarbeitern über Trello oder Slack Folgeaufgaben zuweisen, E-Mail-Sequenzen auslösen, wenn ein Kunde ein Google-Formular ausfüllt und vieles mehr. 

Google Drive

Mit diesem Tool können Sie all Ihre Dokumente, Tabellenkalkulationen, Rich Media und jede andere Art von Dateien in Ordnern speichern, die von jedem Gerät aus leicht zugänglich sind. Sie können dieselbe Datei an einem Ort freigeben, erstellen und bearbeiten, und Ihre Teammitglieder können von jedem Ort aus auf das freigegebene Dokument zugreifen. In Verbindung mit Zapier wird Google Drive zu einem noch leistungsfähigeren Tool, da Sie E-Mail-Anhänge direkt in Ihrem Laufwerk speichern, neue Trello-Karten aus Google Drive-Dateien erstellen, Google Drive-Videos auf YouTube hochladen können (wunderbar für Ihren Video-Editor, um eine letzte abgesegnete Version in diesem Ordner abzulegen) und vieles mehr.

Trello

Trello ist quasi Ihr Online-Whiteboard mit Karten (denken Sie an Post-it-Notizen), die als Erinnerungen oder Organisationshilfsmittel zur Verwaltung Ihrer Projekte und Ereignisse erstellt werden können. Sobald die Verbindung hergestellt ist, aktualisiert Zapier Ihre Trello-Karten automatisch mit neuen Informationen aus allen verbundenen Apps. Zapier erstellt außerdem immer dann Karten, wenn ein neues Ereignis geplant ist, und verschiebt Karten in Listen, wenn neue Deals in Ihrem CRM auftreten. Es kann E-Mails versenden, Ihr Team auf den neuesten Stand bringen und alle über den Fortschritt eines Projekts oder einer Aufgabe auf dem Laufenden halten.

Dropbox

Dropbox ist ein weiteres Speicherungssystem zur Dateiverwaltung, das mit Zapier kompatibel ist. In Verbindung mit Zapier ermöglicht Dropbox das Speichern von Rechnungen, Belegen usw., das Freigeben von unterzeichneten oder zu unterzeichnenden Dokumenten, Umsatzberichten, Budgets, Tabellen, Bildern und vielem mehr – das alles an einem Ort. Benachrichtigungen können auf jeder beliebigen Plattform eingerichtet werden, um Sie über Ergänzungen und Änderungen in Ihrer Dropbox zu informieren. Anhänge können an jeden gesendet werden, der ein Formular ausfüllt oder ein Produkt bestellt und Bilder, die in bestimmten Ordnern gespeichert sind, können automatisch auf sozialen Medien geteilt werden. 

17Hats

17Hats ist eine Customer Relationship Management (CRM) Software. Es ermöglicht Ihnen, mit Ihren Kunden zu kommunizieren, Angebote und Verträge zu versenden und Online-Zahlungen zu verfolgen und zu vereinfachen. Einige Zaps könnten das Hinzufügen eines neuen Kontakts zu 17Hats beinhalten, wenn ein Meeting über Calendly oder Ihr bevorzugtes Terminplanungstool geplant wird, oder das Hinzufügen einer neuen Aufgabe zu einem Trello-Board, wenn ein neuer Kunde zu 17Hats hinzugefügt wird.

Wie Sie sehen, lässt sich Zapier nahtlos in diese und viele weitere Plattformen integrieren, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern und Ihr Unternehmen optimieren können. Wenn die Liste wächst, werden Sie bald eine Plattform benötigen, die alle Plattformen zusammen verwaltet.

TaxDome bietet standardmäßig viele dieser Funktionen an oder integriert sich direkt in einige der hier erwähnten bekannten Tools, sodass eine Integration von Drittanbietern überflüssig wird. Natürlich kann TaxDome bei Bedarf mit Zapier noch erweitert werden. 

Synchronisieren Sie Daten automatisch mit den Softwares TaxDome + Zapier

TaxDome ist ein aktives Tool, das Ihr CRM, die Dateiablage, E-Signaturen, den Workflow, die Zeiterfassung, die Rechnungsstellung, Zahlungen und vieles mehr ersetzt. Die Verknüpfung von TaxDome mit Ihrem Kalender, Ihrer E-Mail-Software und Ihren Tabellenkalkulationen reduziert die Anzahl der einzelnen Tools drastisch und verschafft Ihnen mehr Zeit, sodass Sie Ihren Fokus auf das Wachstum Ihres Unternehmens legen können. 

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