Auftragsschreiben in der Buchhaltung: Dos und Don’ts, die Ihnen helfen, Ihre Kanzlei zu schützen

Wenn Ihre Kanzlei sowohl Ihren Kunden als auch Ihnen selbst Sicherheit bieten soll, ist es wichtig zu wissen, wie man ein Auftragsschreiben erstellt. Steuerfachleute, die sich fragen, was ein Auftragsschreiben in der Buchhaltung ist, sollten die Dos und Don’ts wissen.

Aber bevor wir uns ansehen, warum Ihre Kanzlei ein Auftragsschreiben braucht und wie man es schreibt, lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, was diese Schreiben genau sind.

Was sind Auftragsschreiben für Buchhaltungs- oder Steuerkanzleien?

Ein Auftragsschreiben ist ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen Ihnen und einem Kunden. Das Schreiben definiert Ihre Beziehung und enthält z.B. folgende Details:

Firmen sollten von allen Kunden verlangen, dass sie eine Auftragsbestätigung unterschreiben.

Warum Kanzleien mit jedem Klienten ein Auftragsschreiben benötigen

Jeder Klient sollte vor Beginn der Arbeit ein Auftragsschreiben unterschreiben, da er die Pflichten Ihrer Firma und den Umfang der auszuführenden Arbeit umfasst. Schreiben sind rechtsverbindlich.

Mit der Unterschrift profitiert Ihre Firma von Folgendem:

• Weniger Missverständnisse 
• Rechtsverbindliche, von allen Parteien unterzeichnete Vereinbarung
• Klar definierte Erwartungen

Ihr Kunde kann nicht zurückkommen und etwas verlangen, was über den Umfang des Auftragsschreibens hinausgeht. Mehrere Dienstleistungen können innerhalb des Schreibens aufgeführt werden, aber es ist oft besser, wenn jede Dienstleistung aus Gründen der Übersichtlichkeit ein eigenes Auftragsschreiben erhält.

Dos in Auftragsschreiben

Auftragsschreiben müssen richtig geschrieben sein, damit Sie sie voll ausschöpfen können. Die richtigen Abschnitte mit dem richtigen Wortlaut sind entscheidend. Ein paar der Must-Dos innerhalb Ihres Schreibens sollten Folgendes beinhalten:

Erwartungen festsetzen

Erwartungen sollten so klar und ausführlich wie möglich definiert werden. Sie sollten die folgenden Dinge festlegen:

• Timeline: Fügen Sie unbedingt den Zeitplan für die auszuführenden Arbeiten hinzu, wenn alle Dokumente und Verpflichtungen des Auftraggebers erfüllt sind. Dazu können Meilensteine gehören.
• Preisgestaltung: Die Preisgestaltung und die Zahlungsbedingungen sollten enthalten sein. Wenn mehrere Dienstleistungen erbracht werden, stellen Sie sicher sein, dass Sie eine Aufschlüsselung der Preise offen legen.
• Deadlines: Wann wird die Arbeit abgeschlossen sein? Fügen Sie eine Klausel ein, die besagt, dass der Kunde alle erforderlichen Unterlagen bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit bereitstellen muss, damit die Frist eingehalten werden kann.
• Anwendungsbereich: Der Umfang der Arbeit und die besonderen Leistungen, die Sie anbieten. 

Wenn Sie Ihre Erwartungen an den Kunden festlegen und die Erwartungen definieren, die der Kunde an Ihre Dienstleistung haben sollte, hilft das, Missverständnisse zu vermeiden.

Pflichten

Beide Parteien, Sie und der Kunde, haben Verpflichtungen, die erfüllt werden müssen. Wenn ein Vertrag abgeschlossen wird, sollten die Pflichten einschlägige Informationen und Details enthalten, wie z. B. die Folgenden:

• Der Kunde ist für die Bereitstellung genauer Informationen verantwortlich
• Der Kunde ist dafür verantwortlich, Ihnen alle finanziellen Dokumente zur Verfügung zu stellen
• Unternehmen ist verantwortlich für die Bereitstellung von Berichten und/oder Dokumenten
• Informationen zur zeitnahen Kommunikation jeder Partei
• Und noch mehr – je nach individuellen Umständen

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Pflichten beider Parteien genau zu definieren, wird Ihre gesamte Beziehung zum Kunden besser sein.

Service Details

Ihre Firma kann eine Vielzahl von Dienstleistungen anbieten, um die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu erfüllen. Service-Details können helfen, Missverständnisse zu verhindern und die Erwartungen weiter zu definieren. Fristen und Gebühren können ebenfalls in diesen Abschnitt aufgenommen werden.

TaxDome kann Ihnen helfen, Dienstleistungen in Ihrem Auftragsschreiben genau zu definieren.

Mit TaxDome können Sie ganz einfach Verträge aufsetzen und versenden. Indem Sie Ihre Leistungen definieren, stellen Sie sicher, dass beide Parteien die zu erbringende Leistung vollständig verstehen und ihr zustimmen. 

Jährliche Auftragsschreiben

Jedes Jahr sollten Sie neue Auftragsschreiben erstellen. Ihr Service wird sich im Laufe des Jahres weiterentwickeln und verändern, und wenn Sie neue Schreiben verschicken, können Sie sicher sein, dass Sie einige Dinge tun werden:

• Beschränken Sie Ihre Haftung für die vorherigen Jahre
• Fügen Sie eventuell aufgetretene Preiserhöhungen hinzu

Wenn sich Ihre Leistungen geändert haben oder Ihr Kunde eine bestimmte Leistung nicht mehr benötigt, können Sie mit einem jährlichen Auftragsschreiben sicherstellen, dass Sie für diese Leistungen nicht mehr verantwortlich sind.

Auftragsschreiben schnell versenden

Kunden brauchen Ihren Service jetzt, aber Sie müssen sich auch die Zeit nehmen, um sicherzustellen, dass das Kunden-Onboarding korrekt gemacht wird. 

Warum sollten Sie Ihr Auftragsschreiben nicht in Ihren Onboarding-Prozess integrieren?

Wir haben einen ganzen Artikel zu diesem Thema geschrieben: So automatisieren Sie das Kunden-Onboarding mit TaxDome. Sie sollten ein Auftragsschreiben versenden, sobald der Kunde Ihren Onboarding-Prozess durchlaufen hat.

Je schneller alle unterschreiben, desto besser.

Sobald der Brief unterschrieben ist, können Sie mit der Leistungserbringung beginnen, und der Kunde erhält einen schnellen Service.

Diese Extras einfügen

Sie sollten in Erwägung ziehen, einige, wenn nicht alle der folgenden Punkte in das Schreiben aufzunehmen:

• Richtlinien zur Datenspeicherung
• Arbeitsunterbrechungsklausel
• Folgen und Gebühren im Zusammenhang mit verspäteten Zahlungen
• Hinweis, dass die Genauigkeit der Arbeit von den Informationen abhängt, die der Kunde bereitstellt

Don’ts in Auftragsschreiben

Sie wissen, was Sie in Ihr Auftragsschreiben aufnehmen sollten, aber jetzt ist es an der Zeit zu lernen, was Sie nicht tun sollten. Manchmal können die kleinen Fehler einen großen Unterschied in der Kundenzufriedenheit und -erfahrung ausmachen.

Folgende Dinge sollten Sie beim Schreiben und Versenden von Auftragsschreiben vermeiden:

Senden in Google Docs

Google Docs ist für viele Dinge großartig, aber Sie sollten sich nicht auf den Service für Ihre Auftragsschreiben verlassen. Stattdessen sollten Sie einen Dienst wie TaxDome nutzen, der Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Vollständiges Branding Ihrer Auftragsschreiben
• Individualisieren Sie Ihre Auftragsschreiben

Ihr Unternehmen und Ihre Dienstleistungen sind einzigartig, und Sie sollten eine Plattform wie TaxDome nutzen, die Ihnen die volle Kontrolle über die Erstellung und das Branding Ihres Schreibens gibt.

Physische Dokumentensignierung

Das Unterschreiben eines physischen Dokuments ist nicht notwendig oder benutzerfreundlich, wenn der Kunde nicht im Büro ist. Wenn Sie Kunden dazu zwingen, Ihr Schreiben auszudrucken und zu unterschreiben, werden sie es aufschieben, bis sie Zeit haben.

Die Wartezeit ist weder für Sie noch für Ihre Kunden von Vorteil.

Nutzen Sie stattdessen e-sign und erlauben Sie Ihren Kunden, Dokumente direkt nach dem Onboarding zu unterschreiben. 

Wenn Sie TaxDome bereits nutzen, können Sie Ihre Klienten direkt über das Kundenportal dazu auffordern, ihr Auftragsschreiben zu unterzeichnen.

Wie groß ist die zeitliche Differenz zwischen der Unterzeichnung eines physischen Dokuments und der elektronischen Unterzeichnung? 

• Kunden unterschreiben elektronisch innerhalb 37 Minuten, dahingegen benötigen sie für die physische Unterzeichnung 5 Tage. 
• E-Signaturen reduzieren auch die Signierfehler drastisch.

Wenn Sie immer noch physische Dokumente von Kunden anfordern, sollten Sie unbedingt auf elektronische Unterschrift umsteigen.

„In Kraft“-Klauseln

Sie sollten einen Evergreen-Vertrag erstellen, der alle Haftungsbeschränkungen auf dem Laufendem hält. Wenn Sie einen Vertrag haben, der besagt, dass er in Kraft ist, bis eine Partei den Vertrag kündigt, kann dies zu potenziellen Haftungslücken führen. 

Sprache, die als „allumfassend“ betrachtet wird

Die Sprache, die Sie in Ihrem Auftragsschreiben verwenden, muss prägnant und präzise sein. Wenn Sie zu vage sind oder den Umfang der Arbeit mit einer Formulierung einschließen, die als allumfassend angesehen wird, wird dies den Umfang der angebotenen Arbeit erweitern.

Sie wollen, dass der Umfang der Arbeit so klar formuliert ist, dass es nie einen Streit darüber geben kann, was von Ihrer Firma verlangt wird.

Jargon einfügen

Ihr Kunde ist nicht so versiert und in den meisten Fällen nicht so vertraut mit dem juristischen oder buchhalterischen Fachjargon wie Sie. Als Buchhaltungsprofi vergisst man leicht, dass Kunden die Abkürzungen oder die komplizierte Sprache, die Sie in Ihr Auftragsschreiben einfügen, möglicherweise nicht verstehen.

Überprüfen Sie daher Ihr Schreiben und entfernen Sie Folgendes (oder erklären Sie es deutlich):

• Juristenjargon 
• Abkürzungen
• Begriffe, die nur ein CPA kennen würde

Stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden das Auftragsschreiben in seiner Gesamtheit lesen und verstehen können, und passen Sie es bei Bedarf an.

Werben Sie nicht für Ihre Dienste

Einige Kanzleien nutzen den Auftragsbrief als eine Art letzte Verkaufssteigerung, und dies ist der schlechteste Zeitpunkt, um zu versuchen, dem Kunden zusätzliche Dienstleistungen zu verkaufen. Ihr Auftragsschreiben ist ein Vertrag und sollte niemals zur Werbung oder zum Verkauf verwendet werden.

Wenn Sie einen  Blick auf Ihr Schreiben werfen, fragen Sie sich, ob jeder Abschnitt Ihre Leistungen auf genau das beschränkt, was der Kunde angefordert hat oder nicht.

Nachdem Sie nun wissen, wie man ein Auftragsschreiben erstellt, ist es wichtig, Prozesse zu implementieren, die sicherstellen, dass alle Kunden unterschreiben, bevor irgendwelche Dienstleistungen erbracht werden. Aus geschäftlicher Sicht schützt Ihr Brief Sie und Ihren Kunden – es ist eine Win-Win-Situation für alle.