Die Boundless Tax Erfahrung – Wie Sie Ihr 100% virtuelles Unternehmen einrichten und ausbauen

Ein eigenes Unternehmen als Steuerberater oder Buchhalter zu führen ist hart. Sie schlüpfen in viele verschiedene Rollen: Sie sind Geschäftsführer, Vertriebler, Kundenbetreuer, Abteilungsleiter, sodass die eigentlichen Aufgaben (Steuererklärung erstellen oder eine saubere Buchführung) oft kaum noch in dieses Arbeitspensum passen. 

Aber einige Glückspilze schaffen es, ihr Unternehmen erfolgreich voranzubringen, ohne 24/7 zu arbeiten. Wir haben einen dieser wenigen Glücklichen getroffen, um herauszufinden, wie ein Einzelunternehmer mehr tun kann, ohne überlastet zu sein.

Treffen Sie Dane Janas, einen Enrolled Agent und den Gründer der Firma Boundless Tax. Dane gründete die Steuerkanzlei Boundless Tax  im Jahr 2017 und hat im Laufe des Jahres 2020 auf eine 100% virtuelle Kanzlei umgestellt. Er hat viele manuelle Prozesse automatisiert, die Kundenakzeptanz ist gewachsen und ist nun auf der Suche nach neuen Mitarbeitern, da sein Kundenstamm kontinuierlich wächst.

Ihre Website sollte ein perfektes Erlebnis für Ihre Klienten sein  

Wir konnten nicht umhin zu bemerken, wie fantastisch die Website von Boundless Tax aussieht. Wir haben Dane gefragt, wie und wo er sie erstellt hat:

„Die Vorlage war von WordPress, also musste ich alles selbst gestalten. Aber wenn ich TaxDome benutzt hätte, als ich diese Firma gründete, wäre ich wahrscheinlich der erste gewesen, der einen Website-Builder benutzt hätte, anstatt alles selbst zu machen.“

Durch seine Website bietet Dane seinen Klienten ein perfektes Erlebnis. Die Anmeldeseite führt zu einem Formular, das ihm grundlegende Informationen über neue Klienten und die von ihnen benötigten Dienstleistungen liefert. Sein Anmeldelink löst auch einen automatisierten Prozess aus, der Danes Workflow so effektiv macht, aber darauf gehen wir weiter unten ein.

Ihr Unternehmen ist nicht 100% virtuell ohne ein richtiges Kundenportal

Wir hören oft, dass Steuerfachleute ihre Klienten nicht mit Kundenportalen arbeiten lassen und das ist das Haupthindernis, um alles auf virtuell umzustellen. Wir haben uns gefragt, wie Dane das geschafft hat.

„Bevor ich dieses Geschäft begann, hatte ich eine Mischung aus persönlichen und remote Klienten . Mit meinem früheren Portal konnte ich alles zu 50% erledigen – aber die anderen 50% waren eine Mischung aus anderen Softwares. 

Ich wollte einen nahtlosen Prozess: Sie gehen auf meine Website, melden sich an & werden in ein Portal weitergeleitet. All dies geschieht automatisch. Das wäre ohne TaxDome nicht möglich gewesen. Ich wäre nie in der Lage gewesen, sie auf einem Portal zu vereinen und zu ermöglichen, dass sie so effizient mit mir online kommunizieren können.“

Hier sind die drei wichtigsten Dinge, die Boundless Tax bei der Portalübernahme durch ihre Klienten geholfen haben:

1. Sichere Nachrichten. Die sofortige Kommunikation mit den Klienten ist unerlässlich, und ihr vorheriges Portal hatte diese Möglichkeit nicht.
2. Alles an einem Ort. Klienten davon zu überzeugen nur ein Portal zu nutzen ist schwer. Aber die Hälfte sendet die Dokumente per E-Mail und andere über Dropbox oder andere Tools – es war schwierig viele unterschiedliche Tools zu nutzen, um die Lücken zu füllen. Die All-in-One Lösung von TaxDome ermöglicht es Boundless Tax, alle wichtigen Geschäftsfunktionen an einem Ort zu haben.
3. Mobile-App. Danes Klienten lieben das mobile Portal, da es einfach zu bedienen ist. Sie loggen sich nie am Computer in TaxDome ein – sie machen alles am Telefon.

Auf Autopilot arbeiten

Boundless Tax hatte früher Taxaroo als Portal. Das erfüllte einige ihrer Bedürfnisse – Organizer, Klienten konnten sich anmelden und bezahlen – aber es war fehlerhaft und entscheidende Dinge fehlten. Dane musste Informationen per E-Mail an Klienten senden – was nicht sicher ist.

Durch den Einsatz von TaxDome wurden manuelle Prozesse eliminiert und Boundless Tax ist in der Lage, seinen Klienten eine einfach zu bedienende, sichere Methode der Kommunikation zu bieten. Wir haben Dane gebeten, seinen typischen Arbeitstag zu beschreiben:

„Ich werde einen typischen Tag innerhalb der Steuersaison beschreiben. Ich melde mich bei TaxDome an. Ich durchsuche Inbox+, um die E-Mails und Nachrichten zu sehen. Dann gehe ich in den Workflow, um zu sehen, wo sich meine Aufträge zu diesem Zeitpunkt befinden. Es kommt auf den Tag an. An manchen Tagen muss ich eine Menge vorbereiten, an anderen Tagen helfe ich meinem Administrator, eine Ladung Steuererklärungen für elektronische Unterschriften zu verschicken. Egal wie viele Stunden des Tages ich mit Lohnabrechnung, Buchhaltung oder Steuern beschäftigt bin – ich habe TaxDome geöffnet. Es ist etwas, das ich wirklich den ganzen Tag benutze. “

Danes Administrator findet es großartig, es zu benutzen. 

„Mein Administrator findet es FANTASTISCH. Frühere Systeme waren umständlich. Das Abrufen der erstellten Steuererklärungen in TaxDome mit der Windows-App und dem virtuellen Laufwerk ist sehr einfach. Einrichten von elektronischen Signaturen – all diese Dinge sind wahnsinnig einfach und benutzerfreundlich. “

Dane ist sich sehr bewusst, dass seine Conversion Rate umso höher sein wird, je schneller er auf Anfragen antworten und potenzielle Klienten in seine Pipeline aufnehmen kann. 

„Je schneller sie uns die Informationen zukommen lassen, desto schneller können wir den Prozess in Gang bringen und die Steuererklärungen erstellen. Wenn Klienten mit uns Kontakt aufnehmen – dann sind sie bereit und es ist wichtig für uns, sie zu überzeugen.“

Dane freut sich sehr auf die Nutzung der Auto-Route-Funktion, die es seinem Team ermöglicht, den Arbeitsablauf für Interessenten und neue Klienten noch weiter zu optimieren.

Das Wachstum Ihres Unternehmens 

In der kommenden Steuersaison plant Boundless Tax, 50-75 weitere Klienten zu gewinnen. Diese Zahl scheint Dane keine Angst zu machen:

„Durch die stärkere Automatisierung, die ich mit TaxDome habe, kann ich mehr Zeit mit meinen Klienten verbringen, auch wenn mein Geschäft weiter wächst. Ich habe vor kurzem damit begonnen, Video-Reviews [ihrer Steuererklärungen] mit Klienten zu machen. Sie wissen das wirklich zu schätzen und haben mir geholfen, mich von der Konkurrenz abzuheben.“

Dane erwägt, zusätzliche Mitarbeiter einzustellen, die bei der Erstellung der Steuererklärung helfen – der einzige Schritt, der außerhalb von TaxDome stattfindet.

„Alle ‚administrativen‘ und ’schwerfälligen‘ Arbeiten innerhalb von TaxDome werden automatisiert.“

Die Umstellung

Die Umstellung auf eine neue Software ist immer schwierig und braucht Zeit. Offensichtlich hatte auch Dane seine Zweifel.

„Es gab andere Lösungen, die ich mir angesehen habe. Aber vom ersten Tag an hat TaxDome im Grunde alles gelöst, wonach ich gesucht habe, und das habe ich nirgendwo anders gefunden. „Dane erkannte, dass er nicht für Dutzende von Tools bezahlen musste. Als Einzelunternehmer konnte er kein Portal nutzen, das 5.000 Euro pro Jahr kostet, und TaxDome bot alles, was er für den Betrieb seiner Kanzlei brauchte, und das zu einem vernünftigen Preis:

„Ich möchte nicht Docusign verwenden & für Docusign bezahlen, wenn TaxDome das bereits für mich mit E-Signaturen löst. TaxDome bietet Workflows, Inbox+, E-Signaturen und vieles mehr in einem. Ich würde nicht für etwas bezahlen, das nur eines dieser Dinge anbietet.“

Es dauerte ein paar Wochen, bis es komplett fertig war: „Ich habe die Onboardings gemacht, aber ich mag es auch, es selbst herauszufinden. Ich habe es wirklich genossen und neue Funktionen entdeckt. Ich hatte keine Angst, um Hilfe zu bitten. Meistens habe ich innerhalb von ein paar Stunden eine Antwort, es sei denn es ist mitten in der Nacht. Keine Software, die ich bisher verwendet habe, hat mir diese Art von Support geboten.“

Auch Sie können sich an der Boundless Tax Erfahrung ein Beispiel nehmen, um Ihre Kanzlei zu vergrößern und Ihren Arbeitsablauf zu optimieren. Möchten Sie wissen, wie Sie Ihr Unternehmen automatisieren können?

Nehmen Sie an unserem täglichen Live-Demo mit FAQ teil!