28 10 2020 / Groei Klantverhalen

Grenzeloze Fiscale Ervaring: Hoe U Uw 100% Virtuele Firma Kunt Opzetten En Laten Groeien

Grenzeloze Fiscale Ervaring: Hoe U Uw 100% Virtuele Firma Kunt Opzetten En Laten Groeien

Als belastingvoorbereider of boekhouder uw eigen bedrijf laten groeien is moeilijk. U hebt veel petten op: u bent CEO, marketeer, klantenassistent, kantoormanager. Daarom is het soms lastig de eigenlijke werkzaamheden (belastingvoorbereiding of een sluitende boekhouding) te combineren met deze werklast. 

Maar sommige gelukkigen slagen er toch in om hun zaak te laten groeien zonder 24/7 met werken bezig te zijn. Wij hebben een van deze gelukkigen ontmoet om te weten te komen hoe een eenmanszaak meer kan bereiken zonder overbelast te raken.

Maak kennis met Dane Janas, een ‘Enrolled Agent’ en de oprichter van Boundless Tax. Dane richtte in 2017 Boundless Tax op en heeft deze in 2020 omgebouwd tot een 100% virtueel kantoor. Hij heeft veel handmatige processen geautomatiseerd, de klantenbinding verbeterd en is nu op zoek naar nieuwe medewerkers omdat zijn klantenbestand actief groeit.

Uw website moet een probleemloze ervaring voor uw klanten opleveren.  

Het viel ons op hoe geweldig de website van Boundless Tax eruitziet. We vroegen Dane hoe en waarmee hij hem had gemaakt:

“Het sjabloon was van WordPress, dus moest ik alles zelf ontwerpen. Maar als ik TaxDome had gebruikt toen ik dit bedrijf begon zou ik waarschijnlijk de eerste zijn geweest die een websitebouwer had gebruikt in plaats van het allemaal zelf te doen.

Via zijn website biedt Dane zijn klanten een naadloze ervaring aan. De aanmeldingspagina leidt naar een formulier dat hem basisinformatie geeft over nieuwe klanten en diensten die ze nodig hebben. Zijn aanmeldingslink activeert ook een geautomatiseerd proces dat de workflow van Dane zo effectief maakt. Maar dit zullen we verderop nog behandelen.

Uw bedrijf is niet 100% virtueel zonder een goedwerkend klantportal

We horen vaak dat belastingdeskundigen hun klanten geen klantenportals kunnen laten gebruiken. Dat is dan ook dikwijls het belangrijkste obstakel om virtueel te kunnen gaan. We vroegen ons af hoe Dane dat voor elkaar kreeg.

“Voordat ik dit bedrijf begon, had ik een mix van persoonlijke klanten en klanten op afstand. Ik had een eerdere portal waarmee ik dat voor 50% kon doen, maar de andere 50% was een mengelmoes van andere software. 

Ik wilde een naadloos proces: Je gaat naar mijn website, meld je aan en wordt doorgestuurd naar een portal. Dit alles gebeurt automatisch. Dat was niet mogelijk geweest zonder TaxDome. Ik had ze anders nooit in een portal kunnen onderbrengen om zo efficiënt online met mij te kunnen communiceren. “

Dit zijn de drie belangrijkste zaken die Boundless Tax hebben geholpen om de klanten de portal te laten accepteren:

  1. Veilig berichtenverkeer. Directe communicatie met klanten is essentieel. Maar hun vorige portal had deze mogelijkheid niet.
  2. Alles op één plek hebben. Klanten zover krijgen dat ze een portal gebruiken, is moeilijk. Maar om de helft documenten per e-mail te laten sturen, anderen via dropbox en andere tools – het was moeilijk omdat we veel oplossingen moesten gebruiken om de gaten op te vullen. De alles-in-één aanpak van TaxDome stelt Boundless Tax in staat om alle belangrijke zakelijke functies op één plek te houden.
  3. Mobiele App. De klanten van Dane zijn dol op de mobiele portal omdat deze gemakkelijk te gebruiken is. Ze loggen nooit op hun computer in op TaxDome – ze doen alles op hun mobiel.

Werken op de automatische piloot

Boundless Tax gebruikte voorheen Taxaroo als portal. Dat loste een aantal van hun behoeften op – organizers, klanten konden zich aanmelden en betalen – maar het was foutgevoelig en er ontbraken enkele belangrijke schakels. Dane moest zijn klanten e-mailen om informatie te krijgen – wat niet veilig is.

Door gebruik te maken van TaxDome zijn handmatige processen geëlimineerd en kan Boundless Tax haar klanten een gebruiksvriendelijke, veilige communicatiemethode bieden. We vroegen Dane om zijn doorsnee drukke werkdag te beschrijven:

“Ik zal een doorsnee dag in het belastingseizoen beschrijven. Ik log in op TaxDome. Ik bekijk de Inbox + om e-mails + berichten te bekijken. Dan ga ik naar de workflow om te kijken wat op dat moment mijn verplichtingen zijn. Het hangt echt van de dag af. Op sommige dagen bereid ik veel voor, op andere dagen help ik mijn administratief medewerker met het versturen van een boel aangiftes voor e-handtekeningen. Hoeveel uren van de dag ik ook bezig ben met Salarisadministratie, Boekhouding of Belastingen – ik heb TaxDome open staan. Het is iets dat ik echt de hele dag door gebruik.”

Dane’s administratief medewerker vindt het geweldig om te gebruiken. 

“Mijn administratief medewerker vindt het GEWELDIG om te gebruiken. Eerdere systemen waren erg omslachtig. Het is super eenvoudig om de voltooide aangiften binnen TaxDome te krijgen met de Windows-app en virtuele schijf. Het opzetten van e-handtekeningen – het is allemaal zeer eenvoudig en makkelijk toe te passen “.

Dane is zich er terdege van bewust dat hoe sneller hij op vragen kan reageren en prospects in zijn pijplijn kan krijgen, hoe hoger zijn conversieratio zal zijn. 

“Hoe sneller ze de informatie bij ons aanleveren, hoe sneller we het proces op gang kunnen brengen en de aangiften kunnen voltooien. Als klanten contact met ons opnemen, zijn ze er klaar voor en is het belangrijk dat we ze kunnen binnenhalen.

Dane is erg enthousiast over de auto-route functie, die zijn team in staat zal stellen om hun prospect en nieuwe klanten workflow nog verder te stroomlijnen.

Je praktijk laten groeien 

Dit komende belastingseizoen is Boundless Tax van plan om 50-75 extra klanten toe te voegen. Dit hoge aantal maakt Dane niet nerveus.

“Door de toegenomen automatisering die TaxDome mij biedt, kan ik meer tijd aan mijn klanten besteden, terwijl mijn bedrijf blijft groeien. Ik ben onlangs begonnen met het doen van video reviews [van hun belastingaangiften] met klanten. Ze waarderen dat enorm en het heeft me geholpen om mezelf te onderscheiden van de concurrentie.”

Dane overweegt extra personeel in te huren om te helpen bij de voorbereiding van de belastingaangifte – de enige stap die buiten TaxDome plaatsvindt.

“Al het administratieve en zware werk binnen TaxDome wordt geautomatiseerd .”

De overstap maken

Overschakelen naar nieuwe software is altijd lastig en kost tijd. Uiteraard heeft Dane ook geaarzeld.

“Er waren ook andere oplossingen waar ik naar heb gekeken. Maar vanaf dag 1 heeft TaxDome eigenlijk alles opgelost waar ik naar op zoek was en dat heb ik nergens anders kunnen vinden.”

Dane besefte dat hij niet voor tientallen tools hoefde te betalen. Als kleine zelfstandige kon hij geen portal betalen dat € 5k per jaar kost, en TaxDome bood alles wat nodig was om zijn praktijk te runnen en tegen een redelijke prijs:

“Ik wil Docusign niet gebruiken & ervoor betalen als TaxDome dat al voor me oplost met e-handtekeningen. TaxDome biedt workflows, Inbox+, e-handtekeningen, en nog veel meer in één pakket. Ik zou niet betalen voor iets dat maar één van die dingen heeft.”

Het kostte hem een paar weken om helemaal klaar te zijn: “Ik heb de onboardings gedaan, maar ik vind het ook leuk om het zelf uit te zoeken. Ik heb er echt van genoten en nieuwe functionaliteiten ontdekt. Ik was niet bang om hulp te zoeken. Ik heb hooguit al binnen een paar uur een antwoord, tenzij het midden in de nacht is. Geen enkele software die ik heb gebruikt heeft me een dergelijke responsiviteit  geboden.”

Ook u kunt kiezen voor de Boundless Tax ervaring om uw praktijk te laten groeien en uw workflow te stroomlijnen. Wilt u weten hoe u uw praktijk kunt automatiseren?

Doe mee met onze live dagelijkse demo met V&A!

Maria Kris

Maria Kris

Maria is marketeer bij TaxDome. Na gewerkt te hebben in zowel custom software als productontwikkeling, weet ze wat klanten belangrijk vinden en hoe ze bedrijven kan helpen succesvol te zijn. Ze houdt van het schrijven over allerlei onderwerpen. Als ze niet schrijft, is ze op zoek naar een nieuwe hypothese om te testen.

Subscribe to Taxdome News

Hey, wait...
Subscribe
to our news!

Wij sturen u slechts een keer per maand het beste van onze blog. Dat beloven we!