Kernfunktionen eines CRM für die Steuerberatung: Mandantenbeziehungen gekonnt pflegen

Das richtige CRM-System ist entscheidend für die Pflege von Mandantenbeziehungen – vom ersten Kontakt bis zur langfristigen Bindung. Um Sie bei der Auswahl des besten Tools zu unterstützen, haben wir die 10 besten CRM-Systeme für Steuerberater auf dem Markt untersucht und für Sie verglichen.

In diesem Artikel konzentrieren wir uns darauf, welche Funktionen ein CRM für Steuerfachleute mitbringen muss. Unabhängig davon, ob Sie sich für Ihr erstes System entscheiden oder ein bestehendes System aktualisieren möchten: Hier erfahren Sie, worauf Sie achten müssen, um Ihre Kanzlei auf Erfolgskurs zu bringen.

Integration in wichtige Software

Der Versuch, Mandantendaten über mehrere Systeme hinweg zu verwalten, ist oft sehr ineffizient. Deshalb ist es wichtig, dass ein CRM-System für die Steuerberatung problemlos in Ihre wichtigste Software integriert werden kann: also Programme zur Steuererklärung, Zahlungsabwicklung, Geschäftsanwendungen und mehr.

TaxDome bietet zum Beispiel zahlreiche Verknüpfungen mit Steuer- und Buchhaltungslösungen, Zahlungsanbietern, Marketing-Tools, Terminplanern und mehr. Die Plattform verfügt auch über eine offizielle Schnittstelle mit DATEV.

Indem Sie Ihr CRM mit diesen Kernsystemen verbinden, können Sie alle Mandanteninformationen zentralisieren und auf dem neuesten Stand halten. So können Sie effizienter arbeiten und Ihren Mandanten einen besseren, persönlicheren Service bieten.

Mandantenverwaltung

Die Kundenverwaltung ist das Kernstück eines jeden CRM-Systems. Aber die Tiefe und Ausgereiftheit dieser Funktion sind das Entscheidende.

Das ideale CRM für Steuerberater sollte eine umfassende Mandantenverwaltung bieten – inklusive der Möglichkeit, Kontaktdaten, Kommunikationshistorie, Kontostatus und andere Schlüsseldaten sowohl für aktuelle als auch für potenzielle Mandanten einfach zu verfolgen. Erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Felder, Tags, Filter und Massenaktionen helfen Ihnen, das CRM so zu konfigurieren, dass es den individuellen Arbeitsabläufen Ihrer Kanzlei entspricht.

In TaxDome können Sie all diese wichtigen Informationen, einschließlich Status, Aufgaben, Zuständigkeiten und vielem mehr in einem einzigen Dashboard anzeigen. Dies erleichtert die Verwaltung des gesamten Mandantenlebenszyklus, von der ersten Lead-Erfassung bis zur laufenden Betreuung.

Automatisierung der Arbeitsabläufe

Belege erfassen und Rechnungen ausstellen sind nur zwei der vielen sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben, die Steuerberater täglich erledigen müssen. Um Zeit zu sparen, sollte ein effektives CRM zumindest einige dieser Prozesse rationalisieren, z.B.:

• Onboarding von Mandanten mit E-Mail- und Vertragsvorlagen, elektronischer Unterschrift und sicherem Dokumentenaustausch
• Datenmanagement mit der Möglichkeit, Mandantendaten und Dokumente automatisch an einem zentralen Ort zu speichern
• Zahlungsprozesse mit Zeiterfassung, Abrechnung, Rechnungsstellung und Online-Zahlungsabwicklung

So bleiben Ihre Mandanten auf dem Laufenden, ohne dass Ihr Team ständig manuell eingreifen muss.

Die Automatisierungsfunktionen von TaxDome bieten beispielsweise die Möglichkeit, Mandanten automatisch über ausstehende Termine, Verträge, Rechnungen, Chat-Nachrichten, Unterschriften und mehr zu informieren.

Zusammenarbeit im Team

Steuerberatung ist ein Teamsport. Ein effektives CRM sollte die nötigen Tools für die Zusammenarbeit bereitstellen, damit Ihre Mitarbeitenden konzentriert, koordiniert und harmonisch miteinander arbeiten können.

Dazu gehört die Möglichkeit, Aufgaben zu verknüpfen, Zuständigkeiten zu überprüfen und Fristen festzulegen, damit jeder weiß, was wann zu tun ist. Mit flexiblen rollenbasierten Berechtigungen können Sie den Zugriff und die Sichtbarkeit im gesamten Team steuern. Und die Möglichkeit, Ihre Kolleginnen und Kollegen über Aufträge, Aufgaben, Chats und andere Kontexte hinweg zu referenzieren, sorgt für eine bessere Koordination.

Mit TaxDome wird Teamarbeit neu definiert. Die Plattform ermöglicht Benutzern, Mandantenkonten zu „folgen“ und so über deren Aktivitäten auf dem Laufenden zu bleiben. Durch anpassbare Benachrichtigungen bleibt jeder entsprechend seiner individuellen Schwerpunkte auf dem Laufenden.

Selbstbedienungs-Tool für Mandanten

Mandanten wollen eingebunden sein in buchhalterische und steuerliche Prozesse – klar: denn es geht um hochsensible Daten. Wichtig ist deswegen, den Mandaten in die Prozesse einzubinden und ihn gleichzeitig zu entlasten. Er benötigt also einen einfachen und übersichtlichen Zugang zu allen relevanten Informationen und Aufgaben, etwa beim Dokumente signieren und hochladen oder Rechnungen bezahlen.

Mit dem Mandantenportal von TaxDome können Mandanten genau dies tun: Sie können unter anderem kommunizieren, Dokumente elektronisch unterzeichnen und sogar den Status ihrer Arbeit verfolgen – alles in einem zentralen Workspace. 

Sicherheit

Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sind für Steuerkanzleien, die mit sensiblen Finanzdaten arbeiten, von entscheidender Bedeutung. Ein gutes CRM für die Finanzverwaltung sollte deswegen Folgendes bieten:

• Sicheres Dokumentenmanagement mit Verschlüsselung und Zugriffskontrolle
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, einschließlich der DSGVO und SOC 2
• Zwei-Faktor-Authentifizierung und rollenabhängige Berechtigungen
• Sichere Mandantenportale und Kanäle für die gemeinsame Nutzung von Daten
• Maßnahmen zur Datensicherung und -wiederherstellung

Durch die Priorisierung robuster Sicherheitsprotokolle können Steuerkanzleien Mandantendaten schützen, Risiken mindern und Vertrauen in den Umgang mit Daten aufbauen.

Markenbildung

Stellen Sie sicher, dass Ihr CRM Ihre Marke stärkt, statt sie zu schwächen. Entscheiden Sie sich für eine Plattform, mit der Sie den Wiedererkennungswert ihrer Kanzlei steigern können – und zwar von der Anmeldeseite bis zur mobilen App. Solche Plattformen wie beispielsweise TaxDome fühlen sich dadurch wie eine Erweiterung Ihrer Steuerkanzlei an, nicht wie ein Drittanbieter-Tool. 

Reporting

Ein CRM im Rechnungswesen ist eine Schatzkiste voller wertvoller Daten, die von der Mandantenaktivität bis zur Produktivität des Teams reichen. Um diese Informationen jedoch wirklich nutzen zu können, benötigen Sie zuverlässige Reporting-Funktionen. 

Langfristig kann Ihre Kanzlei so ihre Vertriebs- und Marketingmaßnahmen optimieren, das Customer-Lifecycle-Management verbessern und den Umsatz steigern. Mit TaxDome können Sie alle wichtigen Daten Ihrer Kanzlei auf einem individuell anpassbaren Dashboard anzeigen, wobei Sie Widgets hinzufügen und löschen können, um die wichtigsten Kennzahlen anzuzeigen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

Ein gutes CRM für die Steuerberatung fungiert als Knotenpunkt für alle Informationen, E-Mails und Aufgaben mit Blick auf die Mandantenverwaltung. Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Integration mit Steuersoftware, Abrechnungssystemen und anderen wichtigen Buchhaltungstools
• Umfassende Funktionen zur Mandanten- und Kontenverwaltung
• Automatisierung von Arbeitsabläufen zur Optimierung von Routineaufgaben
• Kollaborationstools für nahtlose Teamarbeit
• Selbstbedienungsportale für Mandanten
• Zuverlässige Sicherheits- und Compliance-Maßnahmen
• Optionen zur Anpassung an die eigene Marke
• Aussagekräftige Reports und Analysen

Achten Sie bei der Auswahl von CRM-Lösungen auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen leistungsstarken Funktionen und Wirtschaftlichkeit für Ihre Kanzlei. Entscheiden Sie sich nicht einfach für die billigste oder teuerste Option, sondern legen Sie den Schwerpunkt auf langfristigen Nutzen und Skalierbarkeit.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Anforderungen gründlich zu bewerten, führende CRM-Anbieter zu recherchieren und verschiedene Plattformen zu testen. Mit dem richtigen CRM als Herzstück Ihres technischen Systems sind Sie für eine zunehmend digitalisierte Welt gut gerüstet.