Wiederkehrende Rechnungen: Beseitigen Sie wiederholende Verwaltungsarbeit und stellen Sie durch automatische Abrechnung bei Kunden einen stabilen Cashflow sicher.

Tausende von TaxDome-Kanzleien nutzen unsere Rechnungsstellungsfunktion. Sie ermöglicht es den Steuerberatern – und ihren Kunden -, den Verwaltungsaufwand für das Drucken und Versenden von Rechnungen zu vermeiden. Die Mitarbeiter der Kanzlei müssen ihre Kunden auch nicht mehr zur Unterzeichnung oder Zahlung drängen: Die Erinnerungsfunktionen von TaxDome übernehmen diese Aufgabe für sie.

Mit unserem neuesten Update führen wir wiederkehrende Rechnungen ein. Sie sind besonders hilfreich für Unternehmen, die ihren Kunden ständig wiederkehrende Leistungen anbieten. Wiederkehrende Rechnungen automatisieren den Rechnungsstellungsprozess, so dass die Mitarbeiter die Rechnungen nur einmal erstellen müssen. Gleichzeitig können Sie Ihren Kunden die Möglichkeit geben, ihre Zahlungsdaten nur einmal einzugeben und eine Zahlungsermächtigung zu erteilen. Anstatt die Rechnungen jeden Monat manuell zu begleichen, wird das Geld automatisch zum vereinbarten Zeitpunkt abgebucht.

Was sind wiederkehrende Rechnungen?

Wiederkehrende Rechnungen ermöglichen es einem Unternehmen, seinen Kunden in regelmäßigen Abständen (wöchentlich, monatlich usw.) Rechnungen für die in diesem Zeitraum erbrachten Dienstleistungen zu schicken. Für Ihre Kunden ist es einfach eine regelmäßige Zahlung, die sie leisten – nicht anders als Netflix oder Spotify, die monatlich Rechnungen an ihre Abonnenten stellen.

Was ist eine Zahlungsermächtigung?

Die Zahlungsermächtigung ermöglicht es einer Firma, Geld automatisch zum festgelegten Zeitpunkt einzuziehen – sei es per Kreditkarte oder per Lastschrift (ACH, SEPA, BECS…..). Wir empfehlen dies als beste Vorgehensweise, da die Kunden die Zahlung einmalig autorisieren können und alle Zahlungen dann automatisch erfolgen, ohne dass weder die Firma noch der Kunde Zeit dafür aufwenden müssen. Derzeit sind wiederkehrende Rechnungen mit Zahlungsermächtigung nur für Stripe aktiviert.

Sie müssen CPACharge nicht deaktivieren, um Stripe zu aktivieren. Sie können sowohl CPAcharge als auch Stripe in Ihrem Portal aktivieren, wenn Sie dies wünschen.

Sie können Kunden automatisch Rechnungen stellen (wenn Stripe Ihr Zahlungsanbieter ist)

Wenn die Zahlungsautorisierung deaktiviert ist, werden die Rechnungen weiterhin automatisch in den gewählten Intervallen versandt, aber die Kunden müssen die Zahlungsinformationen jedes Mal manuell eingeben. Viele Kanzleien nutzen dies bereits an anderer Stelle – der Vorteil, dies in TaxDome zu tun, ermöglicht es den Kanzleien, ihren Kunden eine hervorragende Benutzererfahrung zu bieten. Vergessen Sie manuelle “ Ermächtigungsformulare „, die dann von einem Administrator bearbeitet werden müssen – Kunden können ihre Kontoinformationen in Ihr sicheres, individuell gestaltetes Portal eingeben – vom Desktop oder vom Handy aus.

In zukünftigen Veröffentlichungen: Für diejenigen, die bereits Zahlungsermächtigungsformulare in den Akten haben, planen wir, Ihnen zu ermöglichen, diese in TaxDome als Steuerberater zu übertragen, ohne den Kunden erneut fragen zu müssen.

Wie man eine wiederkehrende Rechnung in TaxDome erstellt

• Ausführliche Informationen zur Erstellung einer wiederkehrenden Rechnung finden Sie in unserem Hilfeartikel. Für die Zwecke dieses Blogs möchten wir neben der oben beschriebenen Zahlungsermächtigung einige wichtige Optionen hervorheben:
• Zahlungsmethode: entweder Kreditkarte, Bankeinzug oder sowohl Kreditkarte als auch Bankeinzug 
• Annahme: Die Rechnung kann sofort, erst nach Annahme oder zu einem bestimmten Datum in Kraft treten, was dem Unternehmen Flexibilität bietet.
• Benutzerdefinierte Nachricht: Sie können eine benutzerdefinierte Nachricht hinzufügen, die sowohl in der E-Mail an den Kunden als auch auf der Seite erscheint, auf der der Kunde die Rechnung überprüfen kann.

Wiederkehrende Rechnungen, die Kundenerfahrung

Wenn ein Steuerberater eine wiederkehrende Rechnung erstellt, erhält der Kunde eine Benachrichtigung per E-Mail und/oder eine Push-Benachrichtigung in seiner mobilen App. Die Aufforderung, die wiederkehrende Rechnung zu prüfen und zu unterzeichnen, erscheint auch in der To-Do-Liste des Kundenportals.

Sobald der Kunde auf die Benachrichtigung klickt, kann er die Rechnungsdetails überprüfen. Der Prozess ist optimiert und einfach – keine überflüssigen Informationen auf dem Bildschirm. 

Wenn eine Zahlungsermächtigung angefordert wurde, muss der Kunde seine Kreditkarten- oder Bankdaten eingeben (denken Sie daran, dass das Unternehmen selbst entscheiden kann, wie die Rechnungen bezahlt werden sollen). Solange die Zahlungsinformationen nicht eingegeben sind, kann der Kunde nicht unterzeichnen.

Wie die Rechnungsübersicht und die Zahlungsermächtigung für Kunden aussehen

Was passiert anschließend auf der Firmenseite, wenn der Kunde unterzeichnet?

​​Nach der Unterzeichnung wird die wiederkehrende Rechnung aktiv – Sie können den Status auf der Registerkarte „Rechnung“, Unterregisterkarte „Wiederkehrende Rechnungen“, überprüfen. Beachten Sie, dass Sie eine wiederkehrende Rechnung (mit Ausnahme des Feldes „Konto“) bearbeiten können – sowohl bevor der Kunde die Rechnung annimmt als auch danach. Im zweiten Fall können Sie die folgenden Felder nicht mehr ändern:

• Beginnt am
• Erstes Rechnungsdatum
• Wiederholung (wöchentlich, monatlich, etc.)

Sobald eine wiederkehrende Rechnung eingerichtet ist, kann der Steuerberater sie bei Bedarf bearbeiten, pausieren und ändern.

Vorteile der Verwendung wiederkehrender Rechnungen

1. Automatisieren Sie Ihren Rechnungsstellungsprozess (vor allem mit Zahlungsermächtigung)

Sie müssen nicht mehr daran denken, jede Woche/jeden Monat eine Rechnung bis zu einem bestimmten Datum zu versenden – oder Ihre Kunden an die Zahlung zu erinnern. Das alles geschieht auf Autopilot, was Ihnen Zeit spart und den Verwaltungsaufwand eliminiert.

Hinweis: Die Zahlungsermächtigung von TaxDome ist nur für Kanzleien verfügbar, die Stripe als Standard-Zahlungsanbieter verwenden.

2. Planen Sie Ihre Rechnungen

Sie können die Rechnungen so einstellen, dass sie bei Annahme oder zu einem bestimmten Datum im Monat bezahlt werden. Unabhängig davon, welchen Weg Sie mit Ihren Kunden gehen, ermöglichen Ihnen wiederkehrende Rechnungen unterschiedliche Zeitpläne für verschiedene Kunden – und es verbessert definitiv deren Erfahrung mit Ihrer Kanzlei.

3. Steigern Sie den Umsatz, indem Sie Banklastschrift als Zahlungsoption einrichten.

TaxDome unterstützt weltweit mehrere Lastschriftoptionen – ACH in den USA, SEPA in Europa, BECS-Lastschrift in Australien und vorautorisierte Lastschriften in Kanada. Lastschriften sind mit niedrigeren Gebühren verbunden als Kreditkartenzahlungen, so dass Unternehmen eine beträchtliche Menge Geld für Kredit-/Debitkartenprovisionen sparen können.

4. Automatisieren Sie den Versand von Rechnungen

Die Erstellung wiederkehrender Rechnungen wird einen Großteil Ihrer Arbeit automatisieren, unabhängig davon, ob Sie Stripe oder CPA Charge als Anbieter nutzen. Derzeit sind wiederkehrende Rechnungen mit Zahlungsermächtigung nur für Stripe aktiviert.

Sie müssen CPACharge nicht deaktivieren, um Stripe zu aktivieren, Sie können sowohl CPAcharge als auch Stripe in Ihrem Portal aktivieren, wenn Sie dies wünschen. Gegenwärtig ist die Zahlungsermächtigung für Stripe verfügbar. Auch wenn Stripe deaktiviert ist, können Sie weiterhin Rechnungen einrichten, die nach einem bestimmten Zeitplan an Ihre Kunden gesendet werden, aber diese müssen sie jeden Monat manuell begleichen.

Weitere Verbesserungen

In naher Zukunft werden wir die wiederkehrenden Rechnungen noch weiter verbessern:

• Zahlung ohne Anmeldung im Portal: Kunden können wiederkehrende Rechnungen prüfen und unterzeichnen und bestehende Rechnungen begleichen
• Ermöglichung der Änderung von Zahlungsinformationen und der Begleichung von Rechnungen im Namen von Kunden durch Mitarbeiter der Kanzlei
• Administratoren der Kanzlei können die Vorauszahlungsoptionen im Kundenportal deaktivieren

Wenn Sie Vorschläge zur Verbesserung der Rechnungsstellungsfunktion von TaxDome haben, lassen Sie es uns auf dem Feature Request Board wissen!