7 pasos clave para automatizar el flujo de trabajo contable

Las tareas contables, como la introducción de datos y la facturación, exigen precisión, lo que aumenta el potencial de error humano. Otras tareas, como escribir correos electrónicos y organizar documentos, suelen consumir más tiempo del previsto, lo que puede dificultar el mantenimiento de la eficiencia.

Gracias a la automatización, las tareas contables como éstas pueden completarse de forma fiable y eficiente, liberando tiempo para que puedas

• Mejorar el valor de tus servicios
• Prestar servicios adicionales
• Aumentar tu capacidad para más clientes

Entonces, ¿cómo implantar la automatización con éxito? Aquí tienes siete pasos clave para automatizar tus flujos de trabajo contables, desde la planificación hasta la optimización.

Paso 1: traza tu flujo de trabajo actual

Tanto si te dedicas a la preparación de impuestos, la contabilidad, las nóminas o cualquier otro trabajo contable, trazar un mapa de tu flujo de trabajo contable de principio a fin es un primer paso importante para implantar eficazmente la automatización.

En general, tu mapa de procesos debe darte una visión clara de tu flujo de trabajo actual, así que adopta un enfoque que te funcione. Puedes trazar tu proceso horizontal o verticalmente, y utilizar colores y símbolos para distinguir fácilmente entre los distintos pasos, como los procesos alternativos.

Paso 2: identificar los procesos ineficaces

Una vez trazado tu flujo de trabajo, el siguiente paso es identificar las áreas ineficaces. Puede tratarse de procesos manuales repetitivos o que consumen mucho tiempo, así como de cuellos de botella que causan retrasos o te impiden terminar una tarea.

Algunos de ellos pueden ser la redacción y envío de correos electrónicos, la facturación, la recopilación y organización de documentos, la elaboración de informes o cualquier tipo de introducción manual de datos. Al identificar cualquier ineficiencia en tu flujo de trabajo, comprenderás mejor los procesos potenciales que merece la pena automatizar.

Paso 3: elegir el software de automatización adecuado

TaxDome te permite automatizar tareas y trabajos personalizables con lógica condicional avanzada.

Elegir el mejor software de automatización para tu empresa puede ser abrumador, pero en última instancia se reduce a encontrar una herramienta que automatice eficazmente todos tus procesos ineficaces, los que hayas identificado antes.

Investiga distintos programas de gestión del flujo de trabajo contable teniendo en cuenta tus necesidades y factores importantes como la facilidad de uso, la personalización, la escalabilidad, las integraciones, las funciones de seguridad y el cumplimiento.

Cuando llegue el momento de tomar una decisión final, puede ser útil sopesar los pros y los contras del software, comprobar las opiniones de los usuarios y pedir opiniones a miembros de la empresa o colegas.

Paso 4: configura y prueba tus automatizaciones

Los proyectos de TaxDome ofrecen potentes automatizaciones del flujo de trabajo que mueven las tareas y los trabajos a través de cada etapa.

Una vez que hayas implementado tu software de automatización, empieza a configurar y probar diferentes automatizaciones. Muchas herramientas de software ofrecen guías sobre cómo utilizar sus funciones de automatización o plantillas  de automatización que puedes probar y personalizar, por lo que aprovecharlas es la forma más fácil de empezar.

Al principio, prueba automatizaciones sencillas antes de pasar a automatizaciones complejas que suelen requerir reglas y lógica adicionales. A medida que vayas comprendiendo mejor cómo funcionan las funciones de automatización, podrás empezar a aplicarlas a más procesos tuyos.

Paso 5: formar al personal en el uso de la automatización

TaxDome ofrece cursos útiles sobre el uso de todas sus potentes funciones, incluidas las automatizaciones.

Si tienes personal, es esencial que también entiendan cómo utilizar el software de automatización que has implantado. Esto incluye comprender cómo actúan las funciones de automatización y cómo personalizar las automatizaciones para mejorar los flujos de trabajo individuales.

Orienta a los miembros de tu empresa hacia las directrices pertinentes, los vídeos educativos y los cursos de formación que ofrezca el software. Al mismo tiempo, pide su opinión sobre cómo encajará mejor la automatización en sus flujos de trabajo y sobre otros procesos manuales que podrían automatizarse.

Step 6: supervisar el rendimiento

Los informes basados en IA de TaxDome te permiten supervisar el rendimiento de la empresa con datos en tiempo real.

Una vez configuradas las automatizaciones del flujo de trabajo, empieza a supervisar el rendimiento de tus procesos recién automatizados. Esto debe hacerse en periodos regulares, ya que te proporcionará datos procesables que puedes medir en función de varios indicadores clave de rendimiento (KPI), así como de tu retorno de la inversión (ROI).

Algunos ejemplos clave de KPI de automatización son el tiempo ahorrado, el ahorro de costes, la tasa de errores y la productividad del personal. En definitiva, el objetivo es analizar si las automatizaciones que has establecido están beneficiando a tus procesos o no funcionan tan bien como pensabas inicialmente.

Paso 7: optimiza tus automatizaciones

El último paso es continuo; consiste en evaluar y optimizar periódicamente tus automatizaciones del flujo de trabajo para lograr una mayor eficacia.

Utiliza datos de rendimiento periódicos como indicadores para la toma de decisiones, recaba opiniones del personal y los clientes para saber qué se puede mejorar, y mantente siempre al día de las últimas tendencias y mejores prácticas de automatización.

A medida que incorpores más automatizaciones a tus procesos, también descubrirás más formas de utilizar la automatización para agilizar las operaciones de tu empresa, y establecerás objetivos más ambiciosos de productividad, ahorro de costes y crecimiento.

Conclusión

Automatizar tus flujos de trabajo contables puede ofrecer grandes ventajas, como una mayor eficacia, una mayor satisfacción del cliente y una mayor capacidad de crecimiento de la empresa, pero, como ocurre con cualquier proceso nuevo, es importante empezar con un plan de juego.

Por último, recuerda que la automatización es sólo una forma de mejorar las operaciones de tu despacho. Al implementar la automatización con un software de gestión de despachos como TaxDome, también puedes impulsar la colaboración en equipo, mejorar la toma de decisiones con informes de datos en tiempo real, mejorar la experiencia del cliente y mucho más.

Prueba TaxDome gratis hoy mismo para descubrir cómo sus potentes automatizaciones del flujo de trabajo pueden agilizar los procesos manuales de tu empresa y ahorrarte tiempo.