¿Qué es un flujo de trabajo contable? Guía completa con ejemplos

Cuando tu carga de trabajo aumenta, es importante estar organizado. Por supuesto, la organización puede variar según las metas y necesidades de cada persona o empresa. Para los contadores, mantenerse organizado es esencial si desean equilibrar con éxito la comunicación, el marketing, el crecimiento y el trabajo contable enfocado. Ahí es donde entra en juego un flujo de trabajo contable efectivo.

¿Qué es un flujo de trabajo contable?

Un flujo de trabajo contable define los pasos necesarios para completar un proceso. Piensa en él como una herramienta organizativa. Tu flujo de trabajo te guía desde el primer paso hasta el final de una tarea específica.

Para los contables, los flujos de trabajo estandarizan los procesos mensuales. Desde realizar asientos contables durante el mes hasta cerrar y conciliar estas entradas, un flujo de trabajo contable crea un proceso organizado a seguir.

Para los profesionales de impuestos, un flujo de trabajo puede incluir la recopilación de documentos sobre ingresos y gastos, la preparación y revisión de declaraciones de impuestos, las revisiones y firmas de clientes, la presentación de impuestos y la cobranza de los servicios.

¿Por qué es esencial gestionar los flujos de trabajo en una firma contable?

Aunque los detalles de cada flujo de trabajo de firma varían según los servicios específicos que se ofrecen, la importancia de un flujo de trabajo organizado es universal. Implementar un flujo de trabajo efectivo ofrece los siguientes beneficios a los despachos contables de todos los tamaños:

Veamos más de cerca estos beneficios.

• Aumento de la eficiencia: Un flujo de trabajo bien definido reduce el tiempo y el esfuerzo necesarios para completar las tareas. Al aclarar quién hace qué y cuándo, puedes eliminar redundancias y acelerar la finalización de las tareas.
• Mayor precisión: Con cada paso diseñado para detectar y corregir errores, los flujos de trabajo estructurados reducen la probabilidad de errores. Esta precisión no solo es vital para el cumplimiento, sino también para construir confianza con tus clientes.
• Responsabilidad personal: Los flujos de trabajo definidos claramente asignan tareas específicas a miembros individuales del equipo. Esto promueve la responsabilidad dentro del equipo, ya que cada miembro sabe de qué es responsable y comprende cómo su trabajo impacta el resultado general.
• Satisfacción del cliente: Los flujos de trabajo eficientes y precisos conducen a tiempos de respuesta más rápidos, lo que resulta en una mayor satisfacción del cliente.
• Cumplimiento normativo: Un flujo de trabajo efectivo incorpora controles de cumplimiento en puntos críticos para garantizar que todos los informes financieros y las declaraciones de impuestos cumplan con los estándares normativos. Esto ayuda a prevenir violaciones y consolida la reputación de tu firma como confiable y cumplidora.
• Mejora continua: A medida que tu firma cambia, también lo harán tus flujos de trabajo. Esta adaptación es esencial para evaluar la eficacia de tus flujos de trabajo y descubrir mejoras en la eficiencia.

Elementos clave de un flujo de trabajo contable efectivo

Un flujo de trabajo contable efectivo involucra varios componentes esenciales. Aquí tienes lo que necesitas para que tu flujo de trabajo sea funcional, estratégico y adaptable.

Herramientas y software de automatización

Encontrar la herramienta adecuada para ayudarte a realizar el trabajo es el primer paso para crear un mejor flujo de trabajo. Afortunadamente, la tecnología proporciona a los contadores herramientas increíbles, como el software de gestión de flujo de trabajo.

El software de gestión de flujo de trabajo mejora significativamente la eficiencia de los despachos contables al automatizar una variedad de tareas administrativas, como:

• Envío de cartas de compromiso
• Solicitudes de documentos
• Solicitudes de firma electrónica
• Facturas
• Recordatorios

Esto le ahorra tiempo a tu firma al reducir el esfuerzo manual, lo que permite al personal centrarse más en tareas de alto nivel.

Algunos software incluso ofrecen información sobre la eficiencia y la productividad de tu equipo, ayudándote a refinar tus flujos de trabajo para maximizar estos beneficios clave.

Usar plantillas

Las plantillas no solo te ahorran tiempo y esfuerzo al evitar tener que empezar desde cero cada vez, sino que también proporcionan consistencia y estandarización en todos los documentos o informes.

Esto facilita la eficiencia al permitir que el personal complete los documentos rápidamente sin tener que centrarse en el diseño o el formato. También reduce la probabilidad de errores.

Las plantillas también sirven como valiosas herramientas de capacitación para los nuevos miembros del equipo. Ilustran los procedimientos estándar para la creación y el manejo de documentos dentro de tu firma. Esto ayuda en la capacitación y garantiza que los miembros del equipo menos experimentados puedan producir trabajo que cumpla con los estándares de tu firma. Las plantillas también facilitan la delegación de tareas con confianza, sabiendo que el resultado cumplirá constantemente con los requisitos.

Procesos estandarizados

Estandarizar los procesos en un flujo de trabajo contable significa crear un enfoque consistente para manejar las tareas. Piensa en ello como tener una plantilla para que los miembros del equipo ejecuten las tareas. De hecho, los procesos estandarizados ofrecen los mismos beneficios que las plantillas. Ayudan a mejorar la eficiencia y la precisión, y facilitan la capacitación de nuevo personal en la ejecución de sus tareas.

los despachos con procesos estandarizados también pueden sentirse más seguras de que están cumpliendo con los estándares de cumplimiento.

Todo esto conduce a una mayor consistencia en la prestación de un servicio de calidad y conforme a tus clientes.

Escalabilidad

Con una mayor eficiencia viene la capacidad de atender a más clientes y hacer crecer tu negocio. Sin embargo, ajustar tu flujo de trabajo para acomodar un número significativo de nuevos clientes tiene sus desafíos. Para escalar eficazmente tu flujo de trabajo, considera lo siguiente:

• Implementa soluciones tecnológicas integrales: El software de gestión de flujo de trabajo está diseñado para escalar a medida que los despachos crecen, por lo que es imprescindible utilizarlo para reimaginar tu flujo de trabajo contable.
• Ofrece capacitación y desarrollo exhaustivos: Cuanto más sepa tu equipo sobre el software que utiliza, mejor equipado estará para aprovechar al máximo sus soluciones.
• Optimiza la asignación de recursos: Utiliza herramientas de seguimiento del tiempo para obtener información sobre la eficiencia de tu equipo y eliminar cuellos de botella y otras ineficiencias.
• Revisa y refina tu flujo de trabajo: Identifica áreas de mejora mediante la revisión regular de tus procesos y la realización de los cambios necesarios.

Mecanismos de retroalimentación

Revisar y refinar tus flujos de trabajo no se trata solo de mirar los números. Existen varios recursos para que los despachos obtengan retroalimentación sobre la eficacia de sus flujos de trabajo.

La retroalimentación del personal es invaluable porque los empleados interactúan diariamente con los procesos de flujo de trabajo. Alentar a los empleados a compartir sus observaciones y sugerencias puede revelar ineficiencias, redundancias o problemas que necesitan aclaración.

La retroalimentación de los clientes es otra fuente esencial de información. Preguntar regularmente a los clientes sobre su experiencia con los servicios del despacho ayuda a garantizar que el flujo de trabajo esté centrado en el cliente y satisfaga sus necesidades. Esta retroalimentación puede resaltar aspectos del servicio que están funcionando bien o revelar áreas donde los clientes enfrentan dificultades.

Además, las revisiones de la gerencia contribuyen con una capa estratégica de retroalimentación, centrándose en cómo el flujo de trabajo se alinea con los objetivos generales del despacho. Esto ayuda a crear un flujo de trabajo contable que funcione sin problemas día a día y apoye los objetivos y estrategias generales del negocio.

5 ejemplos de flujos de trabajo contables

Por supuesto, existen diferentes flujos de trabajo dentro de una firma contable que buscan alcanzar diferentes objetivos. Aquí hay un vistazo a algunos flujos de trabajo que quizás quieras mejorar dentro de tu firma.

1. Incorporación de clientes

Una incorporación efectiva de clientes ayuda a agilizar la comunicación, establece expectativas claras y obtiene la información necesaria para servir a tus clientes. Comenzarás con una carta de compromiso inicial que describa claramente tus términos y condiciones, servicios, precios y otra información vital que tus clientes necesitan.

Una vez que todo esté acordado y tu cliente haya firmado la carta de compromiso, deberás recopilar toda la información y documentación esencial. Aquí es donde las herramientas de CRM (gestión de relaciones con los clientes) y de gestión del despacho resultan útiles. Pueden:

• Enviar automáticamente la comunicación inicial.
• Recopilar y almacenar el documento firmado.
• Proporcionar cualquier material de bienvenida.
• Enviar una lista de información y documentos necesarios que el cliente debe proporcionar.
• Importar automáticamente esta información en tu CRM.

Puedes ahorrar mucho tiempo en este proceso si tu flujo de trabajo está estandarizado y automatizado, especialmente cuando estás incorporando a muchos clientes nuevos al mismo tiempo.

2. Comunicación con los clientes

La comunicación es un aspecto clave de la gestión de una firma contable, ya sea que estés actualizando a los clientes sobre el estado de sus trabajos o solicitando información adicional. Para mantener esta comunicación lo más organizada y eficiente posible, es mejor tener canales de comunicación claros a través de una única fuente para no perder tiempo saltando entre tu bandeja de entrada de correo electrónico o cualquier otro chat que puedas utilizar.

Esta única fuente puede ayudarte a comunicarte con los clientes de diversas maneras. Por ejemplo, TaxDome permite a los clientes comunicarse de forma segura con los profesionales contables a través de correo electrónico sincronizado, chats dentro del portal, la aplicación móvil para clientes. Toda esta comunicación se entrega luego a los contables y contadores dentro de la plataforma de TaxDome, lo que facilita el seguimiento de todo y ahorra tiempo.

3. Cierre contable

El cierre contable es esencial para garantizar que tus registros financieros reflejen con precisión la situación financiera real de tu firma. Ajusta las estimaciones preliminares, los devengos y las provisiones para que coincidan con los montos reales y corrige cualquier discrepancia entre las cifras estimadas y los resultados reales.

Partes clave de este flujo de trabajo:

• Ajustar las provisiones fiscales después de presentar las declaraciones de impuestos.
• Actualizar los devengos para gastos como servicios públicos y alquileres basados en las facturas reales.
• Conciliar los costos de inventario.
• Ajustar la depreciación de los activos según el uso.

Lee más en nuestro blog sobre las mejores prácticas de cierre contable para ayudarte a crear un flujo de trabajo efectivo.

4. Cierre financiero mensual

Hablando de flujos de trabajo para mantener los registros financieros de tu firma en orden, ahorrarás tiempo y energía si tienes un flujo de trabajo consistente para tu cierre financiero mensual. Para ello, debes establecer procesos claros para cada paso, identificar quién es responsable de cada uno y establecer plazos para completar estas tareas.

• Conciliar todas las cuentas.
• Revisar las cuentas por cobrar.
• Revisar las cuentas por pagar.
• Ajustar los asientos contables.
• Preparar los estados financieros.
• Revisar y aprobar.

Una vez que todo esté completado y aprobado, comparte los informes finales con todos los involucrados. Esto mantiene a todos informados sobre el desempeño financiero del despacho y al tanto de todo el flujo de trabajo, lo que les permite ofrecer comentarios para mejorar.

5. Cuentas por cobrar

Llevar un seguimiento del dinero que te deben los clientes es vital para comprender la salud financiera de tu negocio. Las plantillas te ayudan a organizar y aclarar todo mientras tienes un proceso simplificado.

El uso de una plantilla para las cuentas por cobrar proporciona una multitud de valores y beneficios, como:

• Un proceso consistente y estandarizado que reduce la probabilidad de errores.
• Ahorro de tiempo al no tener que dedicar tiempo al formato.
• Mayor capacidad para rastrear y gestionar los datos financieros.
• Ahorro de tiempo al prepararse para las auditorías.
• Reduce el esfuerzo necesario para capacitar a nuevos miembros del equipo mientras se mantienen los estándares.

Cómo implementar y mantener un flujo de trabajo contable

Crear un flujo de trabajo contable efectivo no siempre es un proceso sencillo; implica un cierto grado de prueba y error. Sin embargo, estos ajustes son parte del desarrollo de un sistema que se adapte verdaderamente a las necesidades únicas de tu firma. Siguiendo un enfoque estructurado, puedes establecer una base sólida sobre la que trabajar. Comienza con estos pasos:

1. Evaluación de las prácticas actuales

Realiza una revisión exhaustiva de los procesos y flujos de trabajo contables existentes dentro de tu firma. Evalúa cómo se registran las transacciones, cómo fluyen los datos a través del sistema y cómo se gestionan tareas como la facturación, los pagos y los informes. Esto te permitirá identificar ineficiencias, redundancias y áreas donde tu flujo de trabajo actual es deficiente.

2. Investigación de herramientas de flujo de trabajo contable

Busca software de flujo de trabajo contable que se adapte a tus necesidades. Considera las características, los costos, la integración y la escalabilidad. Lo ideal es que sea fácil de usar, te ahorre tiempo con la automatización, ayude a mejorar la precisión mediante la organización y brinde otras características útiles a tus flujos de trabajo.

3. Capacitación de tu personal

Organiza sesiones de capacitación exhaustivas que cubran cómo utilizar eficazmente las nuevas herramientas, cualquier cambio en los procesos de flujo de trabajo y cómo manejar cualquier problema que surja. Asegúrate de proporcionar tiempo suficiente para esta capacitación para que tu personal esté bien preparado cuando los nuevos flujos de trabajo entren en vigencia.

4. Monitoreo para la optimización

Monitorea continuamente tus nuevos flujos de trabajo para descubrir cualquier aspecto que se haya pasado por alto o donde existan oportunidades de mejora. Esto no solo aumentará la eficiencia a lo largo del tiempo, sino que también capacitará a tu firma para adaptarse a los cambios.

Una vez que tengas tu flujo de trabajo implementado, desarrolla indicadores clave de rendimiento (KPI) para ayudarte a monitorear y optimizar tus automatizaciones de flujo de trabajo. Recopilar comentarios de los miembros del equipo en todos los niveles también te ayudará a realizar ajustes que mejoren la eficiencia de todos.

En resumen

Crear flujos de trabajo contables optimizados que utilicen la automatización le ahorra tiempo y dinero a tu firma al permitir que los miembros del equipo se centren en tareas de mayor nivel y atiendan a más clientes.

Si estás buscando una solución de gestión para tu despacho que no solo agilice tus flujos de trabajo, sino que también ofrezca potentes funciones de informes basadas en IA, una aplicación móvil de primera categoría para clientes y comunicación y gestión de documentos seguros, solicita una demo para descubrir cómo TaxDome está llevando a los despachos contables de todos los tamaños al siguiente nivel.