Actualización de Abril de 2022

Este mes hemos mejorado las programaciones de recurrencia de trabajos facilitando la adición, eliminación y modificación de programaciones en bloque. Los nuevos cambios incluyen la búsqueda avanzada de cuentas y los filtros, que le ayudarán a encontrar rápidamente las cuentas necesarias para que los trabajos se repitan en cada intervalo deseado.  Aprovechando la automatización de la firma electrónica, las plantillas preseleccionan automáticamente a los firmantes para las cuentas con una sola firma, y ahora puede definir la prioridad de los firmantes para las cuentas con varias firmas. Dentro de los documentos, hemos actualizado la interfaz de usuario para incluir el número de archivos que contienen las carpetas. Para las empresas más grandes, hemos implementado la posibilidad de agregar administradores de empresa adicionales, replicando las capacidades que antes sólo se ofrecían a los propietarios de la empresa. Por último, la aplicación móvil de la empresa admite ahora las @menciones en los mensajes seguros y en las notas de la cuenta. 

¡Veamos en qué más hemos estado trabajando en el último mes!

🤖 Automatización de Flujos de Trabajo

Programas de recurrencia personalizados: opciones avanzadas de búsqueda y filtrado

Seguimos facilitando a las empresas la configuración de los Trabajos para que recurran exactamente como quieran, cuando quieran, con las plantillas predefinidas que deseen. 

En primer lugar – hemos facilitado la adición, eliminación y modificación de las planificaciones de Trabajos en bloque. Como se ve en el vídeo de abajo, en primer lugar – puede filtrar por todas las cuentas que cumplan ciertos parámetros, seleccionarlas todas, y luego modificarlas para seleccionar los calendarios de recurrencia, las plantillas, los asignados, y más.

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UX: indicar la automatización condicional en la barra lateral

Hemos agregado indicadores visuales para identificar rápidamente si las automatizaciones son condicionales y sólo se ejecutarán si se cumplen ciertos parámetros.

📝 Gestión de Documento

Automatización de la firma electrónica: prioridad del firmante y biblioteca de plantillas

Hemos agregado la posibilidad de establecer la secuencia deseada de firmantes en todo el documento. Esta actualización recupera automáticamente la información del firmante de la cuenta.  Para todas las cuentas con un solo firmante, la plantilla recuperará automáticamente su información. Para las cuentas con varios firmantes, ahora puede establecer la prioridad de los firmantes en la cuenta, eliminando cualquier clic adicional después de aplicar una plantilla de firma. 

Además, se ha mejorado la interfaz de usuario para situar las firmas de los miembros de la empresa al final de la lista «Elegir firmante», colocando en primer lugar las firmas de los clientes (más utilizadas que las de la empresa).

Para ayudarle a empezar, hemos añadido plantillas para los formularios más utilizados (formularios como el Modelo 128, etc.) a las que puede acceder a través del botón Copiar de la biblioteca. Puede utilizarlos tal cual o editarlos según sus necesidades.

Más información sobre la automatización del flujo de la firma electrónica

Un adelanto: estamos trabajando en la posibilidad de firmar y reutilizar una firma para sus clientes, lo que agilizará aún más la firma electrónica de documentos en su portal.

Contador de documentos y carpetas

Una nueva columna «Contiene» indica el número de documentos y subcarpetas de una determinada carpeta. 

Plantillas de carpetas reestructuradas

Anteriormente, cuando se aplicaba una plantilla de carpetas, se recibían 3 carpetas heredadas que no se esperaban. Esto se ha solucionado. Ahora, cuando aplique una plantilla de carpetas a una cuenta, no se crearán carpetas sobrantes. Puede modificar las carpetas tanto como quiera – la única carpeta necesaria es una carpeta con acceso de lectura-escritura para sus clientes (para que puedan cargar en ella). Por defecto, se llama «Documentos cargados por el cliente», pero puede cambiarle el nombre por el que desee. 

Ejemplo: Usted crea una plantilla de carpetas por defecto con las carpetas A y B. Los documentos subidos por el cliente estarán ahí por defecto. Una vez que su cliente, Augusto Perez, se registre en su portal, su cuenta tendrá tres carpetas: A, B y Documentos cargados por el cliente.

Como recordatorio, puede  aplicar plantillas de carpetas a las cuentas como automatizaciones: como ejemplo, para una empresa que se dedica a los impuestos, cuando empiece a trabajar en sus declaraciones de impuestos de 2021, puede agregar una carpeta de 2021 a esas cuentas, junto con la carga de su PDF de lista de precios de 2021.

📞 CRM

Mejoras en los Shortcodes

Seguimos tomando medidas para aumentar la personalización en sus comunicaciones con los clientes mejorando los códigos cortos: «Hola [nombre]. 

• Los shortcodes están ahora unificados en todos los elementos de su portal: contratos, correos electrónicos, trabajos, etc.
• Nuevos shortcodes de fecha: actual (fecha, semana, mes, trimestre, año), anterior (fecha, semana, mes, trimestre, año) y siguiente (fecha, semana, mes, trimestre y año).
• Nuevo shortcode «Servicio» agregado a los contratos.

Como recordatorio, puede agregar shortcodes a las plantillas, a las acciones únicas y a las acciones masivas. Los elementos enviados previamente (es decir, un correo electrónico enviado o un contrato creado) no cambiarán si agrega nuevos shortcodes a las plantillas existentes. 

Un vistazo: Las empresas podrán utilizar cualquier campo personalizado de la cuenta como shortcodes en contratos, correos electrónicos y mensajes. Por ejemplo, podrá crear contratos que digan [nombre de la empresa], [dirección de la entidad], podrá enviar correos electrónicos con «Su pago estimado es [q12022 impuesto debido] y mucho más». 

La lista completa de shortcodes>>

💻 Aplicaciones

Solicitar la firma electrónica dentro de la aplicación de Windows

Ahora puede imprimir el Modelo 128 (o cualquier otro archivo que desee que su cliente o equipo firme electrónicamente) directamente desde cualquier programa fiscal y solicitar la firma electrónica en la aplicación de Windows sin tener que ir al portal web.

En futuras versiones, tenemos previsto agregar la posibilidad de aplicar las plantillas de firma que ya están disponibles en la aplicación web.

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Soporte multilingüe de la aplicación de Windows

La aplicación de escritorio de TaxDome para Windows está ahora disponible en 11 idiomas, incluyendo inglés, francés, alemán, italiano, español, portugués, holandés, finlandés, danés y sueco. Tenga en cuenta que el idioma por defecto de la aplicación para Windows es el del sistema operativo de su computador.

Aplicación móvil de la empresa: Compañeros de equipo de @mentions

@Mentions Ayudar a facilitar la colaboración entre compañeros de equipo: cuando se le etiquete, el miembro del equipo recibirá una notificación y se pondrá inmediatamente en el contexto de la comunicación. Ahora, puede @mencionar a los miembros de su equipo en los mensajes seguros y en las notas de la cuenta en la aplicación móvil de la empresa. 

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📝 Client Portal

Nueva casilla de verificación: ‘Notificar a la empresa que ha terminado de cargar’

Al cargar los documentos, los clientes tienen ahora la posibilidad de marcar la casilla «Notificar a la empresa que ha terminado de cargar los documentos». Dado que los clientes suelen cargar los documentos de forma fragmentada, los despachos han buscado formas de identificar cuándo sus clientes han terminado de cargarlos. Recomendamos el uso de formularios o el uso de tareas del cliente (ambos, cuando se completan, pueden hacer avanzar un trabajo y ponerlo en su cola para revisarlo), pero para las empresas que no utilizan la automatización del flujo de trabajo o los usuarios de TaxDome Lite, esta actualización de la interfaz de usuario que da a sus clientes una manera fácil de hacerle saber que han terminado directamente en la ventana de carga. 

Planeamos más actualizaciones para facilitar que los clientes le hagan saber cuando han terminado, pero queríamos sacar esto antes de la fecha límite de impuestos. Cuando los clientes marcan la casilla, se envía una notificación (por correo electrónico y en el Inbox+, según la configuración individual del usuario) a los seguidores de la cuenta. 

🔥 Otros

• Nuevo rol de administrador de la empresa. Ahora puede conceder derechos de administrador a otros usuarios (además del propietario de la empresa). Los administradores de la empresa tendrán los mismos derechos de acceso que los propietarios de la empresa, excepto la capacidad de otorgar y revocar los derechos de administrador de otros miembros de la empresa. Más>>
• Informes imprimibles. Ahora puede imprimir y exportar informes de Pagos y Facturas. Más información sobre la impresión y exportación de informes>>
• Nuevo curso de la Academia TaxDome: Cómo automatizar su flujo de trabajo. Aprenda a configurar, personalizar y ajustar las líneas de trabajo para automatizar su despacho, ahorrando más de 20 mil dólares al año.

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En caso de que se lo haya perdido, he aquí un resumen de las principales funciones que incluimos en la publicación anterior.