Actualización de agosto de 2023

Este mes tuvimos una serie de mejoras en tiempo y facturación, automatización del flujo de trabajo, documentos y la experiencia del cliente. También continuamos con las mejoras de la interfaz de usuario a través del Proyecto Apolo, nuestra iniciativa para reimaginar y optimizar la experiencia del usuario mediante la adición de nuevas funcionalidades y el replanteamiento de la interfaz general de TaxDome. Además, hemos lanzado la versión beta de nuestras aplicaciones móviles rediseñadas para clientes en versiones beta para iOS y Android.

Read about our commitment to constant improvement>>

Un vistazo: 

Para nuestra comunidad de acceso anticipado, los contratos pronto estarán disponibles como propuestas y cartas compromiso (EL), lo que te permitirá establecer expectativas, presentar tus servicios, explicar el valor que aportas y garantizar los pagos a tiempo.

Con las nuevas Propuestas y ELs, podrás: 

• Incluir imágenes y vídeos para mostrar tus servicios y tu marca
• Exigir el pago antes de firmar, lo que te garantiza el cobro incluso antes de empezar a trabajar.
• Añadir condiciones a la carta compromiso 
• Enviar recordatorios automáticos si los clientes no firman inmediatamente.

Hemos incluido un breve vídeo de la nueva funcionalidad desde la perspectiva tanto del despacho como del cliente en este vídeo.

A continuación, puedes ver un vídeo con una descripción general de las funciones y mejoras del mes pasado:

💰 Facturación y cobro

Crea facturas a partir de los registros de tiempo: cobra rápidamente y elimina los procesos manuales

Ahora puedes crear facturas de tiempo directamente desde el tiempo rastreado con dos clics. 

Como recordatorio, TaxDome te permite realizar fácilmente el seguimiento del tiempo sin necesidad de software de terceros. Hemos combinado esta función con la facturación para ahorrar clics y crear rápidamente facturas detalladas. 

1. Navega a la sección de Registros de Tiempo dentro de la pestaña de Facturas.
2. Selecciona todos los registros de tiempo que necesites. 
3. Haz clic en «Crear factura» en la esquina superior izquierda.

Los detalles de la factura se rellenan automáticamente utilizando los registros de tiempo seleccionados y las tarifas personalizadas que establezca para cada servicio. El importe se calcula a partir del tiempo registrado y las tarifas correspondientes.

Como parte de esta actualización, hemos añadido 2 nuevas funciones:

1. Los registros de tiempo se pueden marcar como facturables o no facturables. Al facturar, sólo se pueden seleccionar los registros facturables (hemos hecho que todos los registros de tiempo anteriores sean facturables por defecto para facilitar su uso). 
2. ¿Quieres que la descripción aparezca en la factura? Ahorra tiempo y utiliza la opción «copiar descripción en partida de factura» para rellenar la descripción de la factura automáticamente desde el registro de tiempo.

La nueva funcionalidad permite la creación automatizada de facturas sin cálculos manuales, mejora la claridad mostrando el tiempo facturado frente al no facturado y proporciona una solución todo en uno para el seguimiento del tiempo y la facturación sin necesidad de software de terceros.

Descubre cómo añadir registros de tiempo a las facturas>>

Próximamente: Visualiza las horas no facturadas en todo tu despacho y crea fácilmente facturas a partir de ellas. Factura a los clientes con diferentes tarifas, en función de la experiencia de cada miembro del equipo.

Aumento del límite de facturas recurrentes a 200

Consigue una mayor flexibilidad para las suscripciones de clientes más grandes y a largo plazo. El límite de repeticiones de facturas recurrentes se ha aumentado de 100 a 200 repeticiones. Esto te da más opciones para acomodar a clientes con un mayor volumen de facturas a lo largo del tiempo.

Conoce más sobre las facturas recurrentes>>

Los pagos de facturas recurrentes ahora se reintentan automáticamente si fallan

Hace unos meses añadimos la posibilidad de configurar facturas recurrentes y cobrarlas automáticamente. Pero a veces, los intentos de pago recurrentes pueden fallar porque el cliente no tiene fondos suficientes. Ahora, los pagos fallidos de facturas recurrentes se reintentan automáticamente, hasta cuatro veces en tres días, ahorrándote tiempo en tener que perseguir manualmente esos pagos.

Los reintentos de pago automáticos le garantizan el cobro de los trabajos recurrentes sin que tenga que realizar un seguimiento manual.

Conoce qué ocurre si falla un pago automático>>

🚀 Proyecto Apolo

Estamos trabajando en el Proyecto Apolo, nuestra iniciativa de usabilidad para ayudarte a ti y a tus clientes a trabajar más rápido, estar organizados y aumentar la productividad. El Proyecto Apolo aúna una amplia investigación, los comentarios de los usuarios y la experiencia en diseño e ingeniería de nuestro equipo para revisar la nueva interfaz de usuario de nuestra plataforma.

Tablas rediseñadas: ajusta el ancho de las columnas, oculta columnas, accede más rápido a los filtros guardados y mucho más.

Como parte de nuestras continuas mejoras en el Proyecto Apollo, la tabla de cuentas se ha rediseñado para aumentar la velocidad, la flexibilidad y la claridad. Ahora puedes ajustar el ancho de las columnas y personalizar las vistas ocultando o mostrando las columnas según tus necesidades. Además, los valores de las columnas pueden ordenarse de forma ascendente o descendente para una mejor organización. 

Una actualización especialmente útil es la columna de nombre de cuenta «congelada», que permanece bloqueada en su lugar mientras se desplaza por las tablas, de forma similar a la función de panel congelado de Excel. Los nombres de las columnas también permanecerán a la vista en todo momento mientras se desplaza para mayor claridad. 

Para una carga más rápida, el desplazamiento infinito de la tabla de cuentas ha sustituido a las opciones de paginación. Y las filas son más fáciles de separar visualmente, gracias al efecto cebra durante el desplazamiento.

Próximamente: Todas las tablas se actualizarán a este nuevo diseño mejorado. 

Esta mejora forma parte del Proyecto Apolo, centrado en la experiencia del usuario y las mejoras de la interfaz de usuario. Más información y actualizaciones próximamente. 

Un vistazo: 

Filtros mejorados que permiten una lógica más compleja y la organización de CRM a través de una gestión de etiquetas mejorada.

🤖 Flujo de Trabajo

Nueva automatización, «Actualizar asignados de trabajo»

En el caso de los equipos, la persona responsable de un trabajo puede cambiar a medida que avanza por las distintas etapas (administrador, revisor, gestor, etc.).  La nueva automatización «Actualizar asignados de trabajo» te permite ahorrar tiempo sustituyendo los cambios manuales en cada trabajo por actualizaciones automatizadas.

Disponible para los miembros del despacho con permiso para «Gestionar proyectos».

De forma similar a nuestra automatización existente «Actualizar acceso a cuentas», ahora puedes definir reglas para rotar automáticamente a los asignados por etapa.

Más información sobre cómo actualizar las personas asignadas a un trabajo>>

Ver y actualizar las etiquetas de cuenta en las fichas de trabajo

Ahora puedes ver y editar información importante de la cuenta directamente desde las tarjetas de trabajo en tus proyectos

• Las etiquetas de cuenta pueden verse en las fichas de trabajo en la vista del proyecto.
• Las etiquetas se pueden actualizar sin salir del proyecto
• Se necesitan menos clics para ver los detalles clave de la cuenta

Personaliza tus proyectos para que muestren las etiquetas de cuenta más relevantes para tus flujos de trabajo. Accede a la información de la cuenta y edítala directamente en los proyectos y trabajos.

Más información sobre el uso de etiquetas de cuenta en proyectos>>

Contadores de subtareas para tareas vinculadas en trabajos

Las tareas enlazadas en la barra lateral del trabajo muestran ahora contadores de subtareas, lo que mejora el seguimiento de las tareas y la visibilidad de la carga de trabajo..

• Una nueva columna de subtareas muestra los recuentos de subtareas totales y completadas
• La columna del nombre es ahora más ancha
• La columna de asignados es más pequeña
• Se ha eliminado la columna de prioridad

Con estas actualizaciones, los despachos pueden ver de un vistazo los detalles clave del progreso de las tareas vinculadas sin tener que abrir cada una de ellas.

Un vistazo: A medida que se van añadiendo más funciones a Trabajos, somos conscientes de que la ficha de trabajo se está sobrecargando: actualmente estamos rediseñando y reorganizando la vista de la ficha de trabajo.

Más información sobre el seguimiento de tareas y subtareas vinculadas directamente dentro de los trabajos>>

📚 Documentos

Vincula documentos a trabajos y añade la descripción del archivo en el momento de cargarlo

Ahora puedes vincular documentos a trabajos en el momento de la carga de forma más rápida y con menos clics. Selecciona los trabajos existentes a los que vincular los documentos o crea un nuevo trabajo.

Al vincular documentos a trabajos, puedes utilizar la automatización y la dependencia. Cuando abras un trabajo, verás todos los elementos relacionados con el trabajo que se está realizando en él (documentos, formularios, mensajes, facturas, registros de tiempo, etc.).

Por ejemplo, cuando recibas una firma electrónica, el trabajo puede pasar automáticamente a la siguiente fase de tu flujo de trabajo y activar futuras automatizaciones (correos electrónicos, tareas, etc.). La misma funcionalidad se aplica también a la aprobación de documentos.

Ahora también puedes añadir descripciones de archivos para ofrecer más contexto a tu equipo y a tus clientes.

Para más información sobre la selección de ajustes al cargar documentos>>

Más información sobre la vinculación de elementos a trabajos>>

🔥 Otro

• Guarda sobre la marcha los progresos en las plantillas de formulario sin salir del editor. El nuevo botón «Guardar» te permite guardar los cambios en las plantillas mientras continúas trabajando. También hay un botón independiente «Guardar y salir» para guardar y cerrar la plantilla. Esta función se ha implementado en todas las plantillas del formulario, lo que permite guardar el progreso sin interrumpir el flujo de trabajo.
• Añade mensajes personalizados al solicitar firmas electrónicas para proporcionar contexto a los clientes. El nuevo campo de texto te permite explicar los cambios en el documento o cualquier otro detalle necesario para las solicitudes de firma.
• ¿Te has unido a nuestro programa de acceso anticipado? Los miembros del programa de acceso anticipado son los primeros en utilizar y comentar nuestras nuevas funciones. Infórmate y únete al programa >>

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En caso de que te lo hayas perdido, aquí tienes un resumen de las principales funciones que cubrimos en nuestra publicación anterior.