Actualización de Mayo de 2023 

Hemos introducido algunas actualizaciones importantes: facturas recurrentes, una interfaz rediseñada para los mensajes (ahora llamados Chats) y una mejor visión general de los trabajos realizados para un cliente. También hemos modificado la gestión de documentos, el portal del cliente y la sección de flujo de trabajo. Sin más preámbulos, vamos a hincarle el diente a las novedades.

Un vistazo: 

En un futuro próximo podrá enviar y recibir mensajes SMS en TaxDome, dando a su empresa otro canal de comunicación a través del cual colaborar con tus clientes. También estamos trabajando en una nueva aplicación móvil nativa para clientes, propuestas (para convertir prospectos en clientes con facilidad), y un mejor seguimiento del tiempo y facturación dentro de TaxDome. 

Ve un vídeo resumen de las nuevas funciones y mejoras:

💰 Facturación

Facturas recurrentes: elimina el trabajo administrativo y cobra automáticamente

Las facturas recurrentes te permiten enviar facturas a los clientes de forma periódica y predeterminada (semanal, mensual, etc.) Son especialmente útiles si prestas servicios de forma continuada. Recientemente organizamos un seminario web en el que presentamos en profundidad esta función y dimos ejemplos de cómo puede incorporarla a su despacho. Puedes acceder a la grabación del webinar y a la transcripción de las preguntas y respuestas aquí.

A continuación encontrarás un vídeo más corto que explica la función y te muestra la experiencia de la empresa y del cliente:

Las facturas recurrentes automatizan el proceso de facturación, por lo que sólo tienes que configurar las facturas una vez. Si activas la autorización automática de pagos, tus clientes también tendrán que introducir los datos de su tarjeta o cuenta bancaria una sola vez: el dinero se retirará automáticamente según el calendario acordado.

Echa un vistazo a nuestra lista de comprobación sobre cómo configurar facturas recurrentes para que te paguen por tus servicios repetidos automáticamente y sin demora.

La autorización de pago sólo está disponible actualmente con Stripe como proveedor de pago predeterminado. Todavía serás capaz de crear facturas recurrentes si utilizas CPA Charge – pero tus clientes tendrán que introducir tu información de pago cada vez ya que la autorización de pago estará deshabilitada. Puedes tener tanto Stripe como CPACharge habilitados en tu plataforma – no tienes que desconectar CPACharge para habilitar Stripe.

Más información sobre el uso de facturas recurrentes y las ventajas que aportan a tu empresa>>

Actualización de la integración con QBO: menos mensajes de error y correspondencia automática de los números de factura para quienes utilizan varios sistemas de facturación.

Hemos añadido verificación automática para evitar números de factura duplicados. Los números de factura ahora se asignarán automáticamente basándose en las facturas más recientes en QBO.

Asignaremos números de factura automáticamente cuando

• El número de factura se dejó en blanco
• La factura se creó a través de una automatización
• La factura fue generada automáticamente como parte de una factura recurrente
• Las facturas se crean en bloque

️ Si introduces manualmente un número de factura que ya está en uso en QBO, te avisaremos y te sugeriremos el siguiente número disponible en su lugar.

Actualizaciones adicionales de sincronización con QBO que llegarán pronto:

• Los campos de seguimiento de clase y ubicación de QuickBooks se añadirán a la pantalla de factura
• Será posible seleccionar una cuenta de ingresos de QuickBooks separada para cada servicio
• Añadiremos una pantalla de estado para que puedas ver qué servicios están sincronizados con QuickBooks

Para obtener más información sobre la actualización, visita nuestra sección de Ayuda>>.

Añadir campos personalizados a las facturas PDF

Ahora puedes personalizar tus facturas con campos personalizados.  Esto le permite incluir en la factura cualquier información que desees sobre el cliente.

Para añadir campos personalizados a las facturas, ve a la subpestaña Detalles de la empresa en Configuración y activa los campos que desees. Los campos de dirección, ciudad, estado y correo electrónico están visibles por defecto, pero puedes ver otras opciones haciendo clic en Mostrar más.

Para más información sobre los campos personalizados, consulta nuestro Artículo de Ayuda>>.

Utiliza shortcodes para las facturas para ahorrar tiempo y añadir un toque personal

Personaliza tus facturas para darles un toque personal utilizando shortcodes. Los shortcodes pueden añadirse a la descripción de la factura y a los mensajes del cliente, y pueden contener cualquier información de la cuenta, incluidos los campos personalizados.

Los shortcodes también ahorran tiempo a los miembros de tu equipo. Se pueden crear shortcodes para:

• Facturas únicas
• Facturas recurrentes
• Plantillas de facturas únicas
• Facturas únicas masivas

Para saber más sobre cómo funcionan los shortcodes, visita nuestro Portal de Ayuda>>.

💬 Chats

Chats rediseñados: preparando el terreno para una comunicación unificada

Hemos introducido varias mejoras importantes en la interfaz y la funcionalidad de nuestro sistema de mensajería (ahora llamado Chats). Con esta actualización pretendemos alcanzar tres objetivos:

1. Añadir nuevas funciones
2. Crear una interfaz más fácil de usar
3. Preparar el terreno para una comunicación unificada

Estas son algunas de las adiciones más importantes:

• Listas de tareas destacadas (bloqueadas para los clientes)
• Clasificación de los chats en «Leídos» y «No leídos
• Posibilidad de previsualizar contenidos (como documentos, tareas, enlaces e imágenes)
• Posibilidad de editar y borrar los mensajes enviados
• Reenvío de tareas a clientes
• Pestaña oculta de chats archivados

Puedes encontrar Chats dentro de la pestaña Comunicación. La integración de SMS también estará disponible próximamente: podrás enviar y recibir mensajes de texto a y desde tus clientes dentro de TaxDome.

📚 Gestión de Documentos

Preferencias de notificación de documentos más personalizadas: reciba sólo las notificaciones que te interesan.

Ahora puedes decidir qué notificaciones específicas de documentos quieres recibir.  Ahora hay notificaciones separadas para cuando los documentos han sido firmados electrónicamente, cargados y aprobados por sus clientes.

De este modo, puedes elegir qué eventos activan una notificación. También puedes elegir dónde aparecerán las notificaciones: en tu Inbox+, en tu correo electrónico o en ambos.

Consulta nuestro artículo de ayuda para saber cómo configurar tus preferencias de notificación

👨‍👩‍👧‍👧 Portal de Cliente

Nuevos controles de ajuste para la opción de pago por adelantado en el portal del cliente

Por defecto, todas las empresas tienen la posibilidad de aceptar pagos por adelantado, pero ahora hemos añadido ajustes adicionales para ayudarte a personalizarlo según las preferencias de tu empresa.

• Puedes elegir entre mostrar el botón de pago por adelantado o desactivarlo en tu portal.
• Opciones de pago añadidas: si están activadas, decida a través de qué métodos de pago pueden realizar los clientes los pagos por adelantado: débitos bancarios, tarjetas de crédito o ambos.

Para aceptar pagos (y habilitar también los pagos por adelantado), debe conectarse un proveedor de pagos (Stripe/CPA Charge). Aprende a configurar la opción de prepago>>.

🤖 Flujo de Trabajo

Nuevo derecho de acceso: qué miembros del equipo pueden editar los calendarios de recurrencia de los proyectos

Para cada usuario, puede personalizar los derechos de acceso en función de su rol. Hemos añadido un nuevo derecho de acceso específicamente relacionado con el flujo de trabajo: puedes decidir qué miembros de tu equipo pueden modificar las recurrencias de trabajo. Cuando esté desactivado, los miembros de la empresa podrán seguir viendo los proyectos (si están en el campo «Disponible para» de ese proyecto), pero no tendrán la opción de modificar el calendario de recurrencias.

Aprende a actualizar los derechos de acceso a los flujos de trabajo de tus compañeros de equipo>>

Utiliza los trabajos recientes para ver rápidamente los últimos trabajos para los que te ha contratado el cliente.

El contexto es lo más importante: saber qué tareas has realizado para un cliente en el pasado es importante. Por eso hemos añadido la sección Trabajos recientes a los perfiles de las cuentas. Muestra los cinco últimos trabajos en los que has trabajado, con acceso rápido a cada uno de ellos.

Aprende a ver Trabajos recientes>>

Ahora también puedes interrelacionar trabajos. Por ejemplo, una declaración de impuestos personales Formulario 1040 o IRPF puede no ser capaz de ser completado hasta que el Formulario 1065 Declaración de Sociedades se hace. Al vincular los dos trabajos, puede asegurarse de que el 1040 o IRPF no se finalice antes de tiempo. 

Ve cómo enlazar trabajos entre sí>>

📚Ayuda y Educación

• Automatiza tu flujo de trabajo de nóminas en 70 minutos con TaxDome para Nóminas
• Ahora tenemos una sección separada de consejos y trucos específicamente para los preparadores de impuestos llena de consejos sobre cómo incorporar nuevos clientes de impuestos, recopilar documentos, hacer frente a las extensiones, y mucho más.

🔥 Otros

• Se ha restablecido la navegación rápida a todas las cuentas vinculadas al visualizar un contacto
• Ahora puedes editar los registros de tiempo que actualmente tienen el estado «En curso».
• ¿Te has unido a nuestro programa de acceso anticipado? Los miembros de acceso anticipado son los primeros en utilizar y comentar nuestras nuevas funciones. Infórmate y únete al programa>>

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En caso de que te lo hayas perdido, aquí tienes un resumen de las principales funciones que cubrimos en nuestra publicación anterior.