Cómo mejorar la experiencia del cliente a través de la transformación digital 

La digitalización ofrece innumerables ventajas a las empresas fiscales, tanto grandes como pequeñas, pero hay un problema al que muchas se enfrentan: clientes reacios a la tecnología. 

Sus clientes fiscales están acostumbrados a enviarle los documentos directamente y recibirlos en el correo. No están interesados en la tecnología. Incluso pueden sentirse inseguros de enviar documentos confidenciales por correo electrónico o a través de un software en línea.

Quizás solo sienten que es demasiado engorroso tener que aprender y probar un nuevo sistema complicado.

Desarrollar procesos de trabajo 100% digitales, puede tener numerosas ventajas para su empresa. Lamentablemente, usted no se puede beneficiar de éstas si sus clientes están reacios al cambio. ¿Cómo puede lograr que acepten una transformación digital y se sientan seguros al compartir documentos en línea?  

Una buena forma de lograrlo es comunicando efectivamente los beneficios que obtienen al eliminar el papeleo físico. Ofrecer incentivos puede ayudarles a que den el próximo paso. 

Beneficios de procesos 100% digitales 

La declaración de renta normalmente implica el uso de mucho papel. Hay montañas de recibos y facturas por revisar y toneladas de papeleo que procesar y presentar al IRS. Un proceso de trabajo digital puede eliminar esto por completo mediante la digitación total, desde recibos hasta la presentación de los documentos fiscales.

Ayude a sus clientes a confiar en los procesos digitales, compartiendo con ellos los beneficios que traen. 

1. Reducción de errores

Es frecuente que un recibo se pierda y no entre en los cálculos de la declaración de renta, lo que hace que las cifras no coincidan y al final se encuentren sorpresas dolorosas. La transformación digital reduce este riesgo drásticamente al registrar toda la información de compras virtualmente. 

2. Reducción del volumen de papeleo

La digitalización tiene un efecto positivo en el medio ambiente y en su bolsillo, reduciendo la cantidad de papel utilizado por usted y sus clientes. Ahora, sus clientes no tendrán que cargar con una caja de papeles entre su oficina y la suya, ya que todo se almacena digitalmente. 

3. Ahorra dinero 

Al almacenar todos sus documentos fiscales en línea, elimina la necesidad de imprimir, lo cual le permite ahorrar en tinta y papel. El cliente ahorra dinero al no tener que imprimir documentos y las empresas fiscales ahorran aún más con esta reducción en costos. También, podrá ahorrar en costos de correo como estampillas, costos de empaque confidencial y costos de envío. Estos ahorros que llegan a los bolsillos de los clientes pueden convencerlos a aceptar la transformación. 

4. Ahorra tiempo

Eliminando papel no solamente ahorra dinero, sino también tiempo. Se invierte mucho tiempo en archivar documentos, procesarlos, prepararlos para enviar por correo y aun llevarlos personalmente a la oficina de correo. Muéstrele a sus clientes el tiempo que se ahorrarán simplemente escaneando los documentos de manera segura en su propia oficina. 

5. Procesamiento de datos facilitado 

Cuando los archivos se almacenan en línea, es más fácil manipular los datos para detectar tendencias o cualquier problema que pueda surgir. Como empresa fiscal, puede fácilmente  identificar errores o trucos que sus clientes utilicen para reducir sus costos fiscales.

El hecho es que incluso sus herramientas en línea favoritas, pueden estar plagadas de errores y problemas de seguridad. Introducir un software seguro y respaldado en su negocio puede ahorrarle errores costosos y situaciones vergonzosas.  

Cómo lograr que los clientes se digitalicen

Empiece por animar a sus clientes a escanear y almacenar todo en línea. Pueden utilizar su celular para fotografiar recibos tan pronto los reciban. Este simple cambio puede animarles a poner en práctica otras recomendaciones y empezar a acostumbrarse a utilizar la tecnología. 

Con esto, puede animarles a compartir documentos en línea. Muestre lo seguro, rápido y conveniente que puede ser. Presénteles un software fácil de usar, con seguridad de hierro, que logre eliminar cualquier temor que puedan tener. 

TaxDome le permite a sus clientes compartir documentos en línea sin tener que iniciar sesión. Simplemente al escanear un documento con su celular, aparecerá segura y fácilmente en sus archivos sin tener que realizar maniobras ni ingresar contraseñas.

Siga estas ideas para convencer a sus clientes de eliminar el papeleo físico: 

Facilite su utilización– Configure y muestre lo fácil que es utilizar su portal en línea. Comparta todas las funciones que ayudarán a mejorar la interacción entre los clientes y su empresa. Entre más fácil sea utilizar su portal en línea, mayor será la tasa de adopción por parte de los clientes. Cree vídeos para compartir con sus clientes que muestren lo fácil que es utilizar su portal y todos los beneficios que hay al digitalizarse.

Muestre y hable– Prepare áreas de demostración o computadores en la oficina para aquellos clientes que todavía prefieren visitarlo en persona. Encarguese de entrenarlos personalmente o asigne un miembro del equipo que les guíe por el proceso de almacenar y compartir documentos en línea. Muéstreles qué pueden lograr y cómo funciona todo el proceso, desde el ingreso de documentos hasta la finalización de tareas. 

Enfatice la seguridad– Asegúrese de que sus vídeos y otras comunicaciones expliquen adecuadamente lo seguro que es su software. Comparta con ellos las capas de seguridad involucradas, sin utilizar demasiados términos tecnológicos. 

Comparta los ahorros– Desglose en realidad cuánto cuesta enviar documentos por correo o desplazarse para entregarlos personalmente. Resuma los costos de almacenamiento de montañas de documentos en su oficina y el tiempo que gasta buscar documentos almacenados para procesarlos. Luego explique los ahorros que se han logrado, tanto para usted como para ellos, por cambiar al nuevo sistema. 

Exponga nueva información– Comparta lo fácil que es manipular los datos en línea para lograr beneficios para ellos. Esto puede incluir cómo generar previsiones de ventas más sencillas, gastos fiscales corrientes o análisis de costo-beneficio. Con el software adecuado, también puede resultar más fácil visualizar las cifras a medida que se acerca el momento de presentar declaraciones.

Recompense sus esfuerzos– Introduzca un incentivo equivalente al periodo de tiempo invertido, el cual recibirán cuando logren hacer una transformación 100% digital en un plazo de tiempo determinado. 

Digitalizarse a pesar de tener clientes reacios al cambio

Mientras puede que sus clientes vayan despacio en el proceso de transformación digital, su negocio aún puede beneficiarse utilizando la automatización. Con las funciones de TaxDome de Trabajos Programados y Autoavanzar sus procesos internos se convierten en procesos autogestionables, ofreciéndole la oportunidad de concentrarse en atraer más clientes o en otras actividades más rentables.   

Algunas de las funciones de TaxDome que pueden ayudarlo a digitalizarse: 

• Software fácil de utilizar – la aplicación móvil y el portal de clientes virtual facilita para su cliente el proceso de escanear y guardar documentos de manera segura en las cuentas que tienen en su empresa. Si no adoptan estas funciones rápidamente, usted igual puede digitalizar los documentos que vayan enviando para asegurar su almacenamiento y fácil acceso.  
• Comparta documentos en línea de una manera segura- Con nuestro sistema totalmente seguro, los documentos pueden compartirse fácilmente con terceros que puedan necesitar la información, como contables o abogados, en lugar de enviar correos electrónicos poco seguros.
• Almacenamiento ilimitado – A medida que el tiempo pasa y su lista de clientes crece, almacenar documentos se vuelve costoso. Con TaxDome recibe almacenamiento ilimitado, ahorrando dinero, tiempo y espacio. 
• Automatizando los procesos de su negocio – Programe recordatorios para sus clientes cuando sea el momento de que ingresen sus extractos bancarios, u otros documentos, y asigne tareas a miembros de su equipo una vez los reciba. Éste y otros procesos de automatización libran a su empresa de engorrosas tareas administrativas que gastan tiempo. 
• Presentar documentos firmados digitalmente – con la función de Firma Electrónica de TaxDome, los documentos pueden ser firmados en línea y presentados a las oficinas de gobierno virtuales de una manera segura. 

Joseph & Hetrick, LLC, comparte su experiencia en brindar una experiencia «WOW» a sus clientes – incluso a los más exigentes – utilizando TaxDome:

La digitalización facilitada

El hecho es que el costo de no digitalizarse es alto. El ascenso de Netflix sobre Blockbuster no es un destino que ninguna empresa quiere vivir. 

Elegir a TaxDome como su socio digital de confianza hace que su transición a una oficina virtual sea muy fácil. Aproveche el ahorro y las ventajas de volverse 100% digital, atendiendo a más clientes y creando un equipo a distancia más amplio. Hemos logrado que la transición a un espacio virtual sea fácil y asequible, y que su empresa funcione de una manera segura en línea.  

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