Ponga sus flujos de trabajo en piloto automático con Trabajos Programados y Autoavanzar

Finalmente han llegado las dos funciones que la comunidad a estado esperando- poder crear trabajos recurrentes y crear dependencia en tareas. Ahora ambos son posibles con Trabajos Programados y Autoavanzar.

Ahora TaxDome le permite establecer flujos de trabajo completamente automatizados y  personalizados para cualquier servicio que ofrezca: impuestos, contabilidad, contaduría, etc.

¿Qué significa esto? Básicamente, ahora lo puede ‘programar y olvidar’.

Por ejemplo, cada año el 5 de enero (ahí está lo programado) el sistema creará trabajos de declaraciones 1040 para cientos (o miles) de clientes. Esto activará correos electrónicos, organizadores, mensajes, contratos y otras automatizaciones personalizables que deben ser enviadas.

Luego, cuando el organizador esté completo y el contrato firmado (ahí está la parte automatizada), se le asignará una tarea a su empleado para revisar la información y cuando eso esté terminado, se notificará a su redactor para que comience a preparar la declaración de impuestos. Este proceso puede pasar docenas, cientos o miles de veces- así su proceso se volverá infalible y usted se puede enfocar en aumentar su base de clientes en vez de gastar su tiempo en tareas administrativas.

¿Contaduría? No hay problema. Por ejemplo, cada día 5 del mes el sistema puede crear un nuevo trabajo de contaduría para los clientes que lo necesiten, activando un mensaje para pedirles sus extractos bancarios.  Una vez se los hayan enviado, se le asignará una tarea a usted o sus empleados.

Ahora, déjenos entrar en detalle.

Autoavanzar: una guía de uso 

Autoavanzar permite que sus trabajos se muevan de una etapa a la próxima automáticamente cuando se cumplen unas condiciones, habilitando la dependencia que su negocio necesita. Elimina la necesidad de revisar manualmente si los clientes le han enviado documentos, han prepagado, han firmado los contratos, etc. 

Apenas los elementos requeridos sean completados, el trabajo avanza a la próxima etapa y continúa por su línea de distribución de impuestos, contaduría, resolución, etc. 

Claro, autoavanzar no siempre va a aplicar para todo, por eso tiene la opción de prenderlo o apagarlo en cada etapa de un proyecto. Puede que en algunos casos prefiera avanzar el trabajo a la próxima etapa automáticamente, pero en otros no.

Por ejemplo, apenas se apunta un nuevo cliente usted quiere enviarle un correo electrónico de bienvenida que contiene un organizador para clientes nuevos. (Cubrimos este proceso en detalle en otro artículo.) Este correo electrónico no requiere ninguna acción de parte suya o del cliente, así que no impacta la función de autoavanzar. El organizador, sin embargo, requiere que su cliente lo complete. Con autoavanzar encendido, cuando el cliente complete el organizador el trabajo avanzará automáticamente a la próxima etapa. En la próxima etapa puede tener una tarea programada para ‘revisar documentos’ y asignarla a alguien de su equipo. Apenas marquen esa tarea como completada, autoavanzar le pasará el trabajo al redactor con una tarea para ‘preparar declaración de impuestos’. 

¡Cuéntenos cómo está usando esta función para automatizar su empresa aún más!

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Trabajos Programados: programe trabajos para que se repitan en intervalos definidos

La mayoría de los trabajos de impuestos y contaduría siguen un horario específico y se repiten regularmente. 

Ahora en TaxDome puede utilizar Trabajos Programados para crear trabajos que se repiten diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral, o anualmente. Nuevos trabajos serán creados para cada cuenta que esté en el programa. Los trabajos que están programados pero aún no creados no aparecerán en su lista de trabajos para no estorbar su portal.

Ahora, ¿cómo puede utilizar los programas en su empresa?

Contaduria

Si tiene clientes de contaduría mensual, ahora puede programar esos trabajos mensualmente para ser creados en los días que elija.

Cuando el trabajo es creado se activarán las automatizaciones predefinidas, como un mensaje y una lista de tareas para los clientes pidiéndoles que carguen sus extractos bancarios y cualquier otra información que necesite, y la creación de una factura por el trabajo del mes.

Declaración de renta personal

Si tiene clientes anuales de declaración de renta, puede programar esos trabajos anualmente para enviar organizadores a principios de enero. Puede segmentar sus clientes entre nuevos y antiguos clientes, para que los antiguos reciban un organizador más corto y otro mensaje de comunicación

Clientes corporativos

Los clientes corporativos traen negocios de mucho valor, pero también necesitan de mucha atención y comunicación constante. Es importante mantener a estos clientes bien informados de fechas de entrega prontas, ya que las sanciones pueden ser graves.

Por ejemplo:

El primero de cada mes puede enviarles mensajes seguros con una corta lista de tareas recordándoles de enviarle su extracto bancario y las horas de nóminas del mes. 

O puede programar recordatorios trimestrales para que sus clientes corporativos se acuerden de pagarle sus pagos estimados.

Estas funciones trabajan en conjunto para ayudarle a programar procesos recurrentes con elementos predeterminados. Diferentes clientes requieren diferentes automatizaciones, así que puede filtrar a sus clientes de contaduría (utilice etiquetas para facilitarlo) y crear un trabajo programado para todos estos a la vez. Y así de simple ha iniciado a cientos (o miles) de clientes en camino a una gran experiencia de usuario y a nunca faltar una fecha de entrega. 

Nuevo: plantillas de trabajo

Para simplificar su rutina aún más, nos adelantamos y creamos plantillas de trabajos. Las plantillas le permiten definir los detalles de los trabajos: descripción, prioridad, fechas de entrega o agregar comentarios a trabajos (@menciones vendrán pronto, manténgase al tanto).

Ahora, cuando crea una nómina mensual o un trabajo de consultoría para cientos de clientes, no le tiene que agregar contexto a cada uno manualmente. Puede programar una fecha de entrega para todas sus declaraciones 1120S (Marzo 15, por ejemplo).

Igualmente, todos sus trabajos de contaduría pueden tener una fecha de entrega predefinida para 14 días después de que el trabajo sea creado, junto con notas específicas e instrucciones de cómo completar el trabajo. 

Automatización de flujos de trabajo: cómo empezar

Nadie quiere pasar horas haciendo trabajo administrativo en vez de hacer lo que los clientes realmente le pagan por hacer. Las automatizaciones facilitan su vida, y TaxDome le permite automatizar sus flujos de contabilidad, contaduría o preparación de impuestos.

Sin embargo, empezar puede ser algo agobiante. Lo entendemos. Le hablamos a dos nuevos usuarios de TaxDome: Brian Newman de Brian Newman CPS y Jessica Smith de Tax Savvy Jessica. Jessica tenía más experiencia con sistemas de flujo de trabajo, mientras que Brian sabía que necesitaba implementar la automatización y optimizar los procesos de su empresa en crecimiento, pero aún no lo había hecho. Brian reconoció que estaba abrumado. Pero después de hablar con Jessica todo comenzó a tener sentido y Brian pudo ver los grandes beneficios que TaxDome le traería a su empresa. Compartieron sus ejemplos de flujos de trabajo y las cosas que los ayudaron a configurarlo todo al principio.