Requisitos de firma electrónica para contables en la UE: guía completa

Las firmas digitales han revolucionado el sector de la contabilidad, ayudando a los contables a abandonar los procesos tradicionales basados en papel y a adoptar flujos de trabajo digitales sin fisuras. Pero, aunque a primera vista parecen sencillas, la firma electrónica es mucho más de lo que parece. 

En este artículo analizaremos los requisitos legales de la firma electrónica en la Unión Europea (UE), los distintos tipos de firma electrónica disponibles y cómo los contables pueden utilizarlas eficazmente.

Entender la firma electrónica en la UE

Gracias a las firmas digitales, ya no es necesario imprimir un documento, firmarlo con un bolígrafo físico y luego enviarlo por correo o escanearlo. En su lugar, los contables y sus clientes pueden firmar documentos y formalizar acuerdos utilizando cualquier dispositivo, en cuestión de segundos.

Sin embargo, sustituir el bolígrafo y el papel por una marca digital plantea todo tipo de dudas sobre la validez y la autenticidad. Si un documento puede firmarse en cualquier dispositivo con unos pocos clics, ¿cómo podemos estar seguros de que lo ha firmado la persona correcta y no otra?

Para responder a esta pregunta, se han establecido normativas que garantizan que las firmas digitales cumplen estrictos requisitos de verificación y seguridad. Esto permite a los contables y otros profesionales solicitar firmas digitales que sean legalmente vinculantes y dignas de confianza.

Firma digital y firma electrónica: ¿cuál es la diferencia?

Los términos »firma digital» y »firma electrónica» se utilizan a menudo indistintamente, pero tienen significados ligeramente distintos. Entender la diferencia entre ambos es clave para elegir el software de firma electrónica correcto y garantizar el cumplimiento de la legislación pertinente.

Firma electrónica

Una firma electrónica, también conocida como firma electrónica, es un término amplio que comprende múltiples métodos diferentes utilizados para capturar el consentimiento o aprobación de un firmante en un documento digital.

Firma digital

Una firma digital es un tipo de firma electrónica que utiliza técnicas criptográficas para garantizar digitalmente la identidad del firmante, haciéndolas a prueba de manipulaciones e imposibles de suplantar. Como resultado, las firmas digitales se utilizan en campos profesionales e industrias altamente reguladas, incluida la contabilidad.

¿Qué es el reglamento eIDAS?

En la UE, el reglamento sobre identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza, conocido como eIDAS, establece las normas para las transacciones electrónicas, incluidas las firmas, sellos de tiempo, sellos y documentos. eIDAS entró en vigor hace casi una década y su objetivo es garantizar que las interacciones digitales entre empresas sean fiables, rápidas, seguras y eficientes.

Diferentes tipos de firma electrónica en Europa

El eIDAS divide las firmas electrónicas en tres categorías distintas: firmas electrónicas simples (SES), firmas electrónicas avanzadas (AdES) y firmas electrónicas cualificadas (QES). Cada tipo tiene un peso legal diferente y ofrece distintos niveles de garantía en cuanto a su validez. Explorémoslas con más detalle.

Firma electrónica simple (SES)

La SES es la forma más básica de firma electrónica disponible. En lugar de requerir una autenticación fuerte del firmante o una verificación de identidad, la SES sólo requiere conocer la dirección de correo electrónico del firmante o confirmar que ha recibido un código de acceso único antes de firmar.

Firma electrónica avanzada (AdES)

La AdES es un paso más allá de la SES, ya que exige el cumplimiento de normas más estrictas en materia de confianza, validez y seguridad de los datos. Según eIDAS, hay tres requisitos clave para AdES:

1. El firmante debe estar vinculado a la firma mediante un identificador único – piensa en esto como si fuera un bolígrafo digital propiedad del firmante
2. El firmante tiene el control exclusivo de este ‘bolígrafo digital’ – nadie más puede acceder a él
3. La firma debe poder detectar si ha sido manipulada.
   

Firmas Electrónicas Cualificadas (QES)

La QES va un paso más allá y cumple los tres requisitos de la AdES, pero además utiliza certificados reconocidos y verificación multifactor para identificar al firmante.

Además, la QES utiliza a terceros, conocidos como proveedores de servicios de confianza cualificados, para verificar la identidad del firmante. Esto proporciona una capa adicional de garantía, dando a la QES el mayor nivel de seguridad y fiabilidad posible para las firmas electrónicas en la UE. De hecho, las QES son las únicas firmas electrónicas reconocidas explícitamente por el eIDAS como legalmente equivalentes a las firmas manuscritas.

¿Cómo pueden utilizar los contables la firma electrónica?

La firma electrónica, y en particular la firma digital, es un elemento de cambio para los contables, ya que les permite prescindir de los anticuados procesos basados en papel y adoptar en su lugar flujos de trabajo totalmente digitales.

La firma electrónica puede utilizarse para firmar cualquier tipo de documento o formulario electrónico. Pero como cada tipo de firma electrónica tiene sus propias ventajas, algunas son más adecuadas para determinados casos de uso que otras. He aquí algunos ejemplos:

• ¿Cuándo se puede utilizar la SES? Los contables suelen utilizar las SES para las transacciones cotidianas y los acuerdos de compraventa del día a día. También pueden incrustarse en formularios sencillos que requieran una firma electrónica, como los cuestionarios utilizados para recopilar documentos o información sobre clientes.
• ¿Cuándo se puede utilizar AdES? Como los AdES ofrecen un mayor nivel de seguridad y garantía, los contables pueden utilizarlos para firmar contratos, acuerdos y otros documentos legales similares.
  

• ¿Cuándo se puede utilizar el QES? Al ser la forma más segura y fiable de firma electrónica, los contables pueden utilizar la FER para transacciones de gran valor o para cualquier documento o proceso sujeto a requisitos normativos estrictos.

¿Es legal utilizar la firma electrónica con fines contables y fiscales?

Sí, es legal utilizar firmas electrónicas con fines contables y fiscales, pero los requisitos legales específicos para una firma electrónica dependen de la jurisdicción, el tipo de documento y el sector o la transacción a la que se refiera.

Para fines contables y fiscales, el QES es la norma de oro. Como hemos dicho antes, es el único tipo de firma electrónica que tiene equivalencia legal explícita con una firma manuscrita, lo que significa que es legalmente vinculante y lo más fiable y segura posible.

Dado que el proceso de verificación de la QES implica a un tercero de confianza, los proveedores de firma electrónica suelen cobrar una tarifa por QES para cubrir los costes asociados a este proceso. Por este motivo, sería mejor que utilizaras un SES, que suele ser gratuito, para firmar documentos menos importantes, como formularios para recopilar documentos de clientes.

Cómo crear una firma electrónica

Aunque hay varias soluciones gratuitas que puedes utilizar, como escribir a mano, escanear y cargar una imagen de tu firma, llevan mucho tiempo y resultan muy poco profesionales. Para crear firmas digitales eficaces y legalmente vinculantes a gran escala, necesitas el software adecuado.

Existen muchas herramientas independientes de gestión de documentos y firma electrónica, como DocuSign, Adobe Acrobat Sign y Dropbox Sign, que pueden integrarse con tu software de contabilidad. Alternativamente, puedes utilizar un software de gestión integral del despacho, como TaxDome, que ofrece firmas electrónicas legalmente vinculantes junto con toda una serie de herramientas diseñadas para automatizar tus flujos de trabajo contables.

¿Qué ventajas tiene la firma electrónica?

La firma electrónica ofrece una amplia gama de ventajas a las empresas de contabilidad, desde ahorro de costes y mayor eficacia hasta procesos más ecológicos. Estas son algunas de las principales ventajas:

• Mayor eficiencia: los contables y los clientes pueden firmar documentos en cualquier lugar, en cualquier momento y en cualquier dispositivo con sólo unos clics, sin necesidad de perder tiempo imprimiendo, escaneando o enviando documentos.
• Ahorro de costos: aunque el software de firma electrónica tiene un coste, ahorrarás dinero en papel, tinta y equipos de impresión, por no mencionar el tiempo que liberarás con la digitalización.
• Mayor seguridad y cumplimiento: aunque las firmas electrónicas son legalmente equivalentes a las manuscritas, en realidad son más seguras y fiables porque no pueden falsificarse.
• Registros de auditoría incorporados: la mayoría de los programas de firma electrónica proporcionan registros de auditoría detallados, incluidas marcas de tiempo, lo que facilita el proceso de auditoría.
• Comodidad y accesibilidad: poder firmar documentos en cualquier lugar con acceso a Internet cambia las reglas del juego, especialmente para los clientes, que ahora esperan una experiencia digital fluida cuando interactúan con tu empresa.
• Beneficios medioambientales: las firmas electrónicas minimizan la necesidad de papel y otros suministros físicos, lo que ayuda a reducir tu huella de carbono.

Buenas prácticas para implantar la firma electrónica

Las ventajas que hemos descrito anteriormente no se dan por supuestas. Para conseguirlas, tienes que aplicar las mejores prácticas. En esta sección, destacaremos algunos pasos que puedes dar para integrar eficazmente la firma electrónica en tus flujos de trabajo contables.

Entender los requisitos legales y reglamentarios

Merece la pena que te familiarices con la normativa aplicable a la firma electrónica y cómo se aplica al trabajo que realizas como contable. Esto también te ayudará a elegir el software adecuado.

En la UE y el Reino Unido, sería el eIDAS, pero si tienes clientes en EE.UU., también tendrás que tener en cuenta la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional (ESIGN), así como la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA).

Elige la solución de firma electrónica adecuada

No hay dos proveedores de firma electrónica iguales. Algunos son herramientas de firma electrónica independientes, mientras que otros son plataformas integrales de gestión de consultas. Algunos sólo ofrecen SES básicas, mientras que otros ofrecen QES legalmente vinculantes. Algunos vienen con límites rígidos de firma electrónica, mientras que otros ofrecen firmas electrónicas ilimitadas.

Dedica algún tiempo a investigar las distintas opciones que existen. Compáralas con tus objetivos profesionales, requisitos legales y presupuesto. También te recomendamos que consultes las opiniones de los usuarios en Internet para conocer la opinión de los clientes actuales.

Establece políticas y procedimientos claros

Dados los estrictos requisitos legales asociados a la firma electrónica, es importante establecer políticas y procedimientos claros que respondan a preguntas como:

• ¿Cómo se integrarán las firmas electrónicas en tus flujos de trabajo contables actuales?
• ¿Qué tipo de firma electrónica (SES, AdES, QES) utilizarás en las distintas situaciones?
• ¿Quién está autorizado a crear y solicitar firmas electrónicas?
  

Proporciona formación detallada

La implantación con éxito de un nuevo sistema de firma electrónica requiere una formación detallada sobre cómo utilizar el software, así como sobre los requisitos legales y las repercusiones de no cumplirlos. Para aumentar la eficacia, asegúrate de que los empleados saben cómo integrar la firma electrónica en sus flujos de trabajo actuales.

Presentamos TaxDome: software de firma electrónica para contables, ¡y mucho más!

TaxDome admite los tres tipos de firma electrónica descritos en eIDAS. Como parte de tu licencia TaxDome, dispones de SES ilimitado y gratuito, mientras que AdES y QES conllevan una pequeña tarifa por firma para cubrir el proceso de verificación. Para nuestros clientes de EE.UU., también ofrecemos autenticación basada en el conocimiento (KBA) para garantizar el cumplimiento con el IRS.

Además de cumplir las normas eIDAS, todas nuestras firmas electrónicas cumplen los requisitos clave de la Ley ESIGN, así como de la UETA, garantizando que tus flujos de trabajo de firma electrónica y documentos sean seguros y conformes a la ley.

Para obtener más información sobre cómo funcionan AdES y QES en TaxDome, consulta este artículo.

Sin embargo, TaxDome es mucho más que un software de firma electrónica. Como plataforma integral de gestión del despacho, dispones de todas las herramientas que necesitas para gestionar tus clientes, equipos, proyectos, documentos y flujos de trabajo. A diferencia de muchos sistemas de firma electrónica, TaxDome está diseñado específicamente pensando en los contables, con funciones como:

• Plantillas de firma específicas del sector
• Perfecta integración con software contable y fiscal
• Pagos recurrentes con firmas electrónicas integradas
• Flujos de trabajo automatizados que envían automáticamente solicitudes de firma electrónica cuando se activan determinadas acciones

Conclusión

La firma electrónica permite a los contables y a sus clientes firmar documentos en cualquier dispositivo en cuestión de segundos. En el mundo digital de hoy en día, esto es algo más que un «bonito detalle»: es una expectativa. En pocas palabras, las empresas que sigan utilizando formularios en papel y firmas manuscritas se quedarán atrás.

Para implantar eficazmente la firma electrónica en tu empresa se requiere la planificación, preparación y formación adecuadas. Pero quizá el factor más importante a tener en cuenta sea la tecnología que utilices.

Con TaxDome, obtienes firmas electrónicas que cumplen la legislación -incluidas SES, AdES y QES- junto con una serie de potentes funciones de gestión de documentos.

Pero eso no es todo. A diferencia de las herramientas de firma electrónica independientes, TaxDome es una plataforma integral de gestión de la empresa, que proporciona todas las herramientas y procesos que necesitas para dirigir una empresa de contabilidad altamente eficiente y rentable.

Para comprobarlo por ti mismo, ¡Solicita una demostración hoy mismo!