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Ahora que los contables dependen más que nunca de la tecnología, elegir el software de gestión de empresas adecuado es una de las decisiones más importantes que puede tomar tu empresa de contabilidad. El software de gestión para empresas combina varias herramientas en una única plataforma, lo que te permite consolidar tu infraestructura tecnológica, centralizar los datos y agilizar los procesos.
En este artículo, revisaremos las funciones clave que puedes esperar del software de gestión de la empresa contable y cómo pueden ayudarte a crear flujos de trabajo más eficientes.
Empecemos.
Gestión de proyectos y tareas
La contabilidad implica muchas partes móviles, con equipos que gestionan múltiples clientes, proyectos y tareas simultáneamente. Sin la tecnología adecuada, hacer un seguimiento de todo puede ser un reto, que puede dar lugar a errores o retrasos.
El software de gestión de la empresa permite asignar proyectos y tareas y realizar un seguimiento del progreso hasta su finalización. Esto aporta un nuevo nivel de transparencia y visibilidad al trabajo, permitiendo a los miembros del equipo ver quién está trabajando en qué en un momento dado.
Las mejores plataformas de gestión de empresas también ofrecen automatización de tareas. En TaxDome, puedes crear y asignar tareas automáticamente como parte de un flujo de trabajo automatizado más amplio. Así, por ejemplo, cuando un trabajo entra en la fase «preparar declaración de renta» de un flujo de trabajo de declaración de renta, el contable asignado recibirá automáticamente una notificación sobre la tarea.
Vista Kanban en TaxDome, que muestra dónde se encuentran los diferentes trabajos dentro de un flujo de trabajo.
Gestión de equipos
Una gestión eficaz del equipo es fundamental para el buen funcionamiento de una empresa de contabilidad. Con el software de gestión de la empresa, puedes tener una vista panorámica de en qué está trabajando tu equipo, asignar contables a diferentes tareas o clientes y establecer derechos de acceso a un nivel detallado. Los contables también pueden comunicarse entre sí a través de chats internos.
Algunas plataformas van más allá y ofrecen análisis y paneles de control del equipo, lo que le proporciona una visión en tiempo real de los volúmenes de trabajo y los recursos. En TaxDome, también puedes crear procedimientos operativos estándar (SOP) que ayuden a guiar a tu equipo a través de los procesos internos.
En TaxDome, los equipos pueden comunicarse y colaborar con facilidad tanto en computadoras como en dispositivos móviles.
Automatización de flujo de trabajo
Ya se trate de comunicarse con los clientes o de actualizar datos, la contabilidad está llena de tareas repetitivas. La automatización de estas tareas libera a los contables del trabajo rutinario, aporta coherencia a los procesos y elimina el riesgo de error. El mejor software de gestión de empresas no sólo automatiza tareas individuales, sino flujos de trabajo completos.
Tomemos el ejemplo de la preparación de declaraciones fiscales. Aparte de rellenar realmente el formulario, la mayoría de los pasos -incluida la comunicación con los clientes, el envío de presupuestos y contratos, la recopilación de documentos y la solicitud de pago- pueden automatizarse por completo.
En TaxDome, puedes crear flujos de trabajo que consten de varias etapas. Cada etapa puede contener sus propias automatizaciones que se activan cuando un trabajo entra en esa etapa. Una vez completadas ciertas tareas, el trabajo pasa automáticamente a la siguiente etapa, desencadenando una nueva ronda de automatizaciones, y así sucesivamente.
Automatización de flujo de trabajo en TaxDome.
También puedes utilizar plantillas para correos electrónicos de clientes, presupuestos, tareas, facturas e incluso flujos de trabajo completos, y personalizarlos mediante shortcodes. El resultado es un proceso automatizado sin complicaciones en el que todo funciona en piloto automático. Y esto no solo beneficia a los contables. Con toda la comunicación automatizada y personalizada, los clientes están informados en todo momento.
Gestión de Documentos
Los contables manejan gran cantidad de documentos, muchos de los cuales contienen información personal o financiera muy delicada. Por eso, la gestión eficaz de documentos es una prioridad para las empresas de contabilidad.
El software de gestión de la empresa actúa como un eje central para todos los documentos de sus clientes, permitiéndole cargar, compartir y colaborar fácilmente en documentos a gran escala, sin comprometer la seguridad. En lugar de tener que saltar de un sistema de gestión de documentos a otro y de un sistema CRM a otro, dispondrá de una única fuente de información.
Algunas plataformas ofrecen portales de clientes seguros, donde los clientes pueden cargar, gestionar y firmar electrónicamente documentos con facilidad. Esto convierte la gestión de documentos en un esfuerzo de colaboración entre clientes y contables.
Otras funciones relacionadas con los documentos que hay que tener en cuenta son las firmas electrónicas legalmente vinculantes, los editores de PDF y las propuestas integradas. TaxDome ofrece incluso una aplicación para Windows que permite cargar carpetas de forma masiva, ver y editar archivos, vincular documentos a trabajos y solicitar firmas electrónicas sin tener que iniciar sesión en el espacio de trabajo de TaxDome.
La aplicación Windows de TaxDome proporciona una gestión de documentos perfecta desde tu escritorio, sin tener que iniciar sesión en tu cuenta de TaxDome.
Gestión de clientes
El software de gestión de la empresa proporciona las herramientas y los procesos necesarios para gestionar eficazmente las relaciones con los clientes. La mayoría de las plataformas incluyen un CRM, que permite gestionar todos los datos, registros, documentos y comunicaciones de los clientes en un único lugar.
En cuanto a los clientes, las plataformas de gestión de despachos como TaxDome también ofrecen portales de clientes. Se trata de espacios de trabajo seguros en los que los clientes pueden interactuar con la empresa, consultar tareas, cargar documentos y realizar pagos, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
Los portales de clientes llevan la gestión de clientes al siguiente nivel, proporcionándoles una experiencia digital fluida y un único punto de contacto para todas sus necesidades contables.
Control del tiempo y facturación
Las empresas de contabilidad suelen trabajar con horas facturables, por lo que disponer de un sistema eficaz de control del tiempo es fundamental para saber cuánto facturar a los clientes. También ayuda a tener una idea más clara de la productividad de los equipos contables. Cuando se combina con las funciones de control horario y facturación, puede utilizar los datos de control horario para generar y enviar automáticamente facturas precisas.
La automatización de este proceso elimina la necesidad de crear y enviar facturas manualmente y, con una plataforma como TaxDome, puedes incorporar la facturación a tus flujos de trabajo automatizados. También puedes establecer las condiciones de pago y facturación durante la fase de propuesta, con la opción de establecer facturas únicas o recurrentes. Incluso puedes cobrar el dinero por adelantado en forma de depósito.
A la hora de cobrar, la mayoría de los sistemas de gestión de empresas permiten procesar los pagos de forma segura. En TaxDome, por ejemplo, puedes aceptar tarjetas de crédito, débito y pagos ACH o SEPA conectando tu cuenta de Stripe o CPACharge.
La facturación está integrada en el proceso de propuesta de TaxDome.
Informes
Con todas esas herramientas y procesos bajo un mismo techo, el software de gestión de empresas contiene una enorme cantidad de datos. Gracias a las funciones de elaboración de informes, puedes aprovechar el poder de esos datos y transformarlos en información que te permita tomar decisiones más inteligentes en toda la empresa.
Las mejores plataformas de gestión de empresas te permiten profundizar en tus datos para descubrir información relacionada con la productividad del equipo, los ingresos, la finalización de tareas y mucho más. También te permiten generar y exportar informes personalizados.
Los informes de TaxDome proporcionan información valiosa en tiempo real sobre el rendimiento.
Precios
El precio no es exactamente una función, pero sigue siendo un factor importante a tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de empresas de contabilidad.
Los precios varían de un producto a otro. La mayoría de los proveedores de software ofrecen niveles de precios, con niveles más caros que desbloquean una gama más amplia de funciones. A veces, los diferentes niveles de precios también se adaptan a diferentes tamaños de equipo. Otros proveedores, como TaxDome, simplifican las cosas con un único plan de precios para todos los clientes, de modo que tanto si eres un profesional en solitario como una empresa fiscal multinacional, tendrás acceso a las mismas herramientas.
También es importante tener cuidado con los costos ocultos. Algunos proveedores cobran un suplemento por determinados servicios, funciones del producto o complementos, y el coste real puede superar con creces el anunciado en el sitio web.
Conclusión
El software de gestión de empresas combina múltiples funciones en un solo lugar. Esto no sólo te permite simplificar tu infraestructura tecnológica de contabilidad, sino que también garantiza procesos más conjuntos, datos centralizados y una experiencia superior tanto para los contables como para los clientes.
En este artículo hemos tratado algunas de las funciones clave del software de gestión de empresas, pero la lista no es exhaustiva. A la hora de decidir qué solución es la más adecuada para ti, te recomendamos que dediques tiempo a comprender tus necesidades y objetivos específicos.
Después de todo, elegir la plataforma de gestión de empresas adecuada es una de las decisiones más importantes que puede tomar tu empresa.
Nicholas Edwards
Como redactor de contenidos para TaxDome, Nicholas ayuda a comunicar cómo la tecnología puede transformar y mejorar los procesos contables cotidianos. Disfruta simplificando ideas complejas y escribiendo contenidos accesibles y útiles.
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