La experiencia de Boundless Tax: Cómo establecer y desarrollar su empresa 100% virtual

Desarrollar su negocio siendo un profesional fiscal o contador es difícil. Debe protagonizar tantos papeles- ser director ejecutivo, vendedor, asistente de clientes, administrador de la oficina- que hay veces casi ni queda tiempo para trabajar en los resultados que su empresa ofrece (preparación de impuestos o cuentas balanceadas).  

Pero algunos afortunados logran escalar su negocio sin trabajar 24/7. Nos reunimos con uno de estos afortunados para descubrir cómo un empresario independiente puede lograr más sin estar sobrecargado. 

Conozca a Dane Janas, un agente registrado en el IRS y el fundador de la empresa Boundless Tax. Dane fundó Boundless Tax en el 2017 y durante el 2020 se ha transformado en una empresa 100% virtual. Ha automatizado muchos procesos manuales, ha incrementado la adopción de clientes y, ahora que su base de clientes está creciendo activamente, busca agregar miembros a su equipo.

Su página web debería crear una experiencia sin fisuras para sus clientes

No pudimos ignorar lo asombroso que se ve la página web de Boundless Tax. Le preguntamos a Dane cómo y dónde la creó:

“La plantilla era de WordPress, así que tuve que diseñarlo todo yo mismo. Pero si hubiera usado TaxDome cuando empecé la compañía, probablemente habría sido el primero en usar el constructor de páginas web en vez de hacerlo por mi cuenta.”

A través de su página web Dane le ofrece una experiencia sin fisuras a sus clientes. La página de inscripción lleva a un formulario que le deja recolectar información básica acerca de nuevos clientes y los servicios que necesitan. Su enlace de inscripción también activa un proceso automatizado, lo cual permite que el flujo de trabajo de Dane sea increíblemente efectivo, pero esto lo cubriremos un poco más tarde. 

Su empresa no será 100% virtual sin un portal de clientes adecuado

A menudo oímos que los profesionales fiscales no logran que sus clientes usen portales virtuales y que ese es el obstáculo más grande al digitalizarse. Nos preguntamos cómo lo logró Dane. 

“Antes de empezar esta empresa tenía una mezcla de clientes remotos y en persona. Solía tener un portal que me dejaba encargarme de ese 50%- pero para el otro 50% usaba una mezcla de otros softwares. 

Quería encontrar un proceso sin fisuras. Entras a mi pagina web, te inscribes y te dirige inmediatamente a un portal. Todo esto pasa automáticamente. Esto no sería posible sin TaxDome. Nunca los habría podido guiar a un portal y comunicarme con ellos de una manera tan eficiente.”

Aquí están las 3 cosas que principalmente ayudaron a que los clientes de Boundless Tax adoptaran el portal:

1. Los mensajes seguros– la comunicación instantánea con los clientes es esencial, y su portal anterior no tenía esta función. 
2. Tenerlo todo en un solo lugar- Lograr que los clientes utilicen un portal es difícil. Pero tener a la mitad enviando documentos por correo electrónico, otros por medio de DropBox y en otras aplicaciones es más difícil, pues hay que usar varias soluciones para cubrir todas las posibilidades. El enfoque todo-en-uno de TaxDome permite que Boundless Tax mantenga todos los aspectos importantes del negocio en un solo lugar.
3. La aplicación móvil– Los clientes de Dane adoran el portal para móviles porque es tan simple de usar. Nunca entran a TaxDome desde la computadora- hacen todo desde su móvil.

Trabaje en piloto automático

Boundless Tax solía usar Taxaroo como portal. El programa solucionaba algunas de sus necesidades- los organizadores, los clientes podían inscribirse y pagar- pero tenía muchos errores y faltaban aspectos críticos. Dane debía solicitar información de sus clientes por correo electrónico, lo cual no es seguro.   

Al usar TaxDome, los procesos manuales se han podido eliminar y Boundless Tax puede ofrecerle a sus clientes un método de comunicación seguro y fácil de usar. Le pedimos a Dane que describiera un típico día de trabajo:  

“Describiré un día típico de la temporada fiscal. Entro a TaxDome. Examino el Inbox+ para ver mis mensajes y correos electrónicos. Luego entro al flujo de trabajo para ver en qué punto están mis proyectos. Depende mucho del día. Algunos días hago mucho trabajo de preparación, otros días le ayudo a mi administrador a enviar un montón de declaraciones para ser firmadas electrónicamente. Durante todo el tiempo que esté haciendo nóminas, contaduría o impuestos tengo a TaxDome abierto. Es algo que realmente utilizo durante todo el dia.”

Al administrador de Dane le parece asombroso.

“A mi administrador le ENCANTA usarlo. Los sistemas anteriores eran complicados. Cargar las declaraciones terminadas dentro de TaxDome con la aplicación de Windows y el Drive virtual es super fácil. Establecer firmas electrónicas– todas esas cosas son simples y fáciles de usar.”

Dane es consciente que entre más rápido pueda responder dudas e incorporar a prospectos dentro de su proyecto, más alta será su tasa de conversión. 

“Entre más rápido nos envíen la información, más pronto podemos iniciar el proceso y completar las declaraciones. Cuando los clientes se comunican con nosotros- están listos en ese momento y es importante que podamos convertirlos.”

Dane está muy emocionado por la función de recorrido automático, la cual ayudará a su equipo agilizar su flujo de prospectos y nuevos clientes aún más. 

Hacer crecer a su empresa

Para la próxima temporada fiscal, Boundless Tax planea agregar 50-75 clientes nuevos. Este número no asusta a Dane:

“Con toda la automatización que tengo con TaxDome, puedo pasar más tiempo con clientes incluso mientras mi empresa va creciendo. Hace poco empecé a hacer revisiones por video con mis clientes [de sus declaraciones fiscales]. Ellos lo han apreciado mucho y ha permitido que me separe de la competencia.”

Dane está considerando contratar personal adicional para asistir con la preparación de las declaraciones fiscales- el único paso que ocurre fuera de TaxDome.

“Todo el trabajo administrativo y ‘pesado’ será automatizado dentro de TaxDome.”

Hacer el cambio 

Transicionar a un nuevo software siempre es difícil y toma tiempo. Obviamente, Dane también tenía dudas.

“Investigué otras soluciones. Pero desde el primer día TaxDome resolvió básicamente todo lo que estaba buscando, y eso no lo encontré en ningún otro lugar.”

Dane se dio cuenta de que no tenía que pagar por docenas de herramientas. Como un empresario independiente, no podía usar un portal que cuesta $5k por año y TaxDome ofrecía todo lo que necesitaba para gestionar su empresa a un precio razonable.“No quiero usar Docusign y tener que pagar por Docusign cuando TaxDome ya resuelve eso con su función de firmas electrónicas. TaxDome tiene flujos de trabajo, el Inbox+, firmas electrónicas y más, todo en un solo paquete. No pagaría por algo que solo tenga una de esas funciones.”

Le tomó un par de semanas para configurarlo todo completamente: “Hice las sesiones de incorporación pero también prefiero descubrir las cosas por mi cuenta. Realmente las disfruté y descubrí nuevas utilidades. No tuve miedo de pedir ayuda cuando la necesité. Recibí respuestas como máximo en un par de horas, a menos de que estuviera trabajando a la media noche. Ningún software que he utilizado me ha ofrecido esta capacidad de respuesta.”

Usted también puede adoptar la experiencia de Boundless Tax para hacer crecer a su empresa y agilizar su flujo de trabajo. ¿Quiere saber cómo automatizar su empresa?

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