La experiencia de Carter Cook CPAs: Construyendo una empresa de contabilidad de la nueva era

Conozca a Michelle Cook, una de las socias de Carter Cook CPAs que ayuda a las pequeñas empresas locales a funcionar de forma más eficiente y a maximizar los beneficios. 

Michelle procede de la contabilidad pública y ahora busca construir una empresa en la que los clientes se sientan atendidos. También se centra en el equilibrio entre el trabajo y la vida privada y en asegurarse de que sus empleados no se agoten.

«Empecé mi propio negocio porque sentí que el sector de la contabilidad tiene mucho potencial que ofrecer. Si una empresa está bien dirigida y gestionada, podemos ofrecer un servicio superior a nuestros clientes y cuidar de los empleados al mismo tiempo. Así que estoy creando una empresa en la que nuestros empleados no hacen horas extras durante la temporada fiscal, algo inaudito en el sector. Sería imposible sin TaxDome».

Organizar la estructura de la empresa

A Michelle le apasiona construir una empresa de contabilidad de la nueva era, así que decidimos profundizar en su estructura.

«Uno de los problemas que encontré al ser empleado de una empresa de contabilidad pública fue que tenía 10 jefes diferentes en distintos proyectos. Ahora estoy intentando deshacerme de eso creando los llamados ‘pods’. 

Cada pod trabaja como un equipo en los mismos clientes. Tenemos paquetes mensuales de impuestos, declaraciones de impuestos sobre las ventas, contabilidad y llamadas trimestrales con los clientes. Un pod estará formado por contables, un contable, un gestor y un asistente virtual para cubrir todos los servicios. Ahora estamos construyendo nuestra primera cápsula y poniendo en marcha todos nuestros sistemas. TaxDome y los canales que hemos establecido han sido una pieza importante».

En el momento de la publicación, Carter Cook CPAs tiene 6 empleados y está buscando crecer, construyendo pods adicionales basados en la estructura mencionada.

Vea a Michelle Cook explicar cómo funcionarán los pods:

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Optimización del rendimiento del equipo

Crear una nueva empresa significa construir procesos desde cero. Michelle piensa en la época en la que estaban empezando.

«No teníamos ningún sistema establecido. Usábamos Google Drive para compartir documentos, formularios y seguimiento de tareas. Era realmente confuso saber en qué punto estábamos en los proyectos. Entonces, llegué al punto en que estaba a punto de crear un equipo. Sabía que podía manejar todo por mi cuenta, pero en cuanto incorporas a otras personas, la falta de organización no vuela. Necesitaba un sistema en el que mi equipo supiera en qué punto estaba cada proyecto».

Michelle confiesa que pasó mucho tiempo investigando varias soluciones de software. La mayoría de las opciones no eran «todo en uno», como TaxDome. Carter Cook CPAs acabó eligiendo entre TaxDome y Canopy, pero se decantó por TaxDome por su estructura de precios transparente. 

Todo en uno era una necesidad para Carter Cook CPAs. Michelle sabe de primera mano que el cambio de contexto es una de las peores cosas para ser productivo. Con TaxDome, su equipo dispone de un sistema centralizado para proyectos, clientes y documentos que les ayuda a hacer un seguimiento más eficiente de todo.

Las 5 mejores herramientas de TaxDome para aumentar la eficiencia del equipo, según Carter Cook CPAs:

1. Email Sync: compartiendo la bandeja de entrada a los clientes de correo electrónico y manteniendo al equipo al tanto de todas las comunicaciones.
2. CRM: Capacidad de seguimiento de las interacciones con los clientes, notas e información personal.
3. Formularios Condicionales: método eficaz y de aspecto profesional para obtener información de los clientes. Las preguntas de seguimiento aparecen en función de las respuestas de los clientes (si está casado, si ha vendido una propiedad, etc.).
4. Escáner móvil: muchos clientes no tienen escáneres físicos, por lo que pueden escanear fácilmente los documentos en el Android o iOS aplicaciones móviles
5. Tablas de gestión de proyectos: Estar al tanto de todo sin perder el contexto es clave para la eficacia de un equipo.

Vea a Michelle Cook hablar sobre cómo TaxDome ayuda a aumentar la eficiencia de su equipo: 

Construir una mejor experiencia del cliente

Los contadores públicos de Carter Cook trabajan de forma remota con clientes en todo Estados Unidos. El socio de Michelle tiene una base de clientes mucho más antigua, por lo que los clientes conducen hasta la oficina para entregarle sus documentos. La propia Michelle sigue un enfoque diferente:

«Tengo clientes millenials, todos están muy metidos en la tecnología. He recibido comentarios fantásticos sobre la aplicación móvil. Me encanta que pueda enviar formularios a través del portal. Grabé un vídeo de Loom que explica cómo utilizar los formularios. Con las instrucciones en vídeo, los clientes pueden rellenarlo cuando les convenga. Si quieren hacerlo a las 10 de la noche, ¡está bien! Me libera la agenda para poder centrarme en otras cosas que no sean empujar papeles».

Vea a Michelle Cook hablar de la experiencia de su cliente:

Los asesores fiscales de Carter Cook se centran en la comunicación y la creación de confianza con sus clientes: las pequeñas empresas.

«Cuando tengo llamadas de ventas con clientes, el 90% de las veces la razón por la que cambian de contable es porque no pueden contactar con su contable y no consiguen respuestas. Así que queremos utilizar TaxDome de forma proactiva para poder mantener a la gente contenta e informada».

Carter Cook CPAs tiene todo un proceso para eso en TaxDome:

1. Llamada de descubrimiento, donde los clientes rellenan un cuestionario. 
2. El administrador crea una cuenta en TaxDome.
3. Los clientes cargan la información de forma segura.
4. Llamada telefónica con el cliente para determinar sus necesidades.
5. Contrato enviado y firmado.
6. Se envía un correo electrónico de bienvenida con instrucciones.
7. Etiquetas aplicadas.
8. Se establece el depósito directo ACH.

Los asesores fiscales de Carter Cook planean mejorar aún más su comunicación agregando a los correos electrónicos automáticos descripciones visuales de los puntos en que se encuentran sus clientes en el proceso. Hemos recreado cómo podrían ser estas descripciones:

Lea cómo Joseph & Hetrick, LLC hace crecer su base de clientes con una experiencia de cliente de primera categoría.

Tener estos puntos de contacto con los clientes no requiere tiempo adicional de Carter Cook CPAs, pero crea relaciones más profundas con ellos, como Michelle estaba soñando. 

¿Busca hacer crecer su base de clientes y proporcionar una mejor experiencia a su equipo y clientes?  Vea cómo puede construirla con TaxDome.