Por qué los mensajes de texto no son seguros para comunicarse con clientes e ineficientes para su empresa

Enviar mensajes de texto a clientes se ha vuelto más popular en años recientes porque provee un mecanismo sencillo para comunicarse con clientes sobre la marcha. Los mensajes de texto y las notificaciones push tienen una alta tasa de respuesta (hay muchas estadísticas que comparan el correo electrónico a los mensajes de texto) y son convenientes para sus clientes. 

Pero, ¿son la opción más óptima y conveniente para su empresa? ¿Cumplen con las recomendaciones de seguridad del IRS y mantienen los datos de clientes seguros? ¿Habrá mejores maneras de ofrecer la misma función de chat compatible con móviles, pero con más funcionalidad y seguridad?

Los mensajes seguros de TaxDome ofrecen eso justamente, permitiéndole a usted y a su equipo ahorrar tiempo y mantenerse organizados, mientras permite que sus clientes se comuniquen con usted desde sus móviles. 

Las aplicaciones de mensajería han crecido 10x desde 2011 (mientras que los mensajes de texto han disminuido): ¿por qué?

Para empezar, examinemos los mensajes de texto (SMS) y WhatsApp. Según Statista, la cantidad de mensajes de texto enviados en los Estados Unidos llegó a su máximo en 2011. 

Fuente: https://www.statista.com/chart/12109/

Desde ese momento, WhastApp ha crecido en utilización más de 10x. 

¿Por qué hay miles de millones de personas a las cuales les parece más conveniente WhatsApp que los mensajes de texto? La aplicación tiene muchas más funcionalidades y beneficios, manteniendo la facilidad de uso. Analizaremos esto para ver por qué los mensajes seguros de TaxDome son el siguiente nivel en medios de comunicación para una empresa moderna. 

Los mensajes de texto no son seguros

La seguridad de datos es vital en el mundo de hoy. El IRS publica incontables documentos y mejores prácticas sobre cómo mantener la información de clientes segura, pero aun así muchos riesgos obvios son ignorados. Los mensajes de texto (y correos electrónicos) no son métodos de comunicación seguros para asegurar datos.Planear una cena es una cosa, pedir un número de seguridad social a través de mensaje de texto es otra. 

Los mensajes seguros de TaxDome son, como implica su nombre, una alternativa segura y compatible con móviles que asegura que se puede comunicar con clientes efectivamente en su dispositivo preferido (teléfono móvil), protegiendo los datos de clientes y cumpliendo con las recomendaciones del IRS. 

Sus clientes recibirán una notificación en el móvil y un correo electrónico cuando usted les envía un mensaje seguro. 

Los mensajes de texto no tienen documentos integrados

Si un cliente envía un documento por mensaje de texto, usted (o alguien a quien usted le paga) debe descargar el documento manualmente y archivarlo. Esto no solamente no es seguro (como hemos expuesto anteriormente), sino que también es tedioso y gasta tiempo. 

Con TaxDome, todo lo que le envían sus clientes estará automáticamente atado a sus cuentas y usted lo podrá acceder rápidamente. Ya no hace falta ‘guardar y archivar’ manualmente.

Los mensajes de texto no tienen recordatorios automáticos

¿Alguna vez se le ha olvidado responder a un mensaje? Nos pasa a todos. Y todos odiamos perseguir a los clientes aún más. Con los mensajes seguros de TaxDome puede configurar los “auto-regaños” y recordar a los clientes automáticamente. No hay que hacer seguimiento a mano o acordarse quién falta por entregar qué. Los mensajes de texto (e incluso WhatsApp) no ofrecen esta función. 

Ejemplo de recordatorios de mensajes.

Usted puede controlar totalmente qué tan a menudo y cuántas veces se envían los recordatorios (puede que quiera ponerle un límite de 3 veces… ¿O 10?). Comuníquese con sus clientes precisamente como usted lo desee (incluso automáticamente).

Los mensajes de texto no incluyen listas de tareas

¿Alguna vez ha empezado una cadena de mensajes y después de 5 mensajes se ha perdido el hilo de la conversación con preguntas adicionales, y al destinatario se le ha olvidado qué es lo que usted necesitaba al principio? Los mensajes de texto son simplemente una larga cadena de mensajes sin ningún tipo de orden.

Con TaxDome sus clientes nunca pierden el rastro de lo que usted necesita de ellos. No importa qué tema estén discutiendo ni cuántos mensajes se hayan enviado, su lista de tarea por completar seguirá visible y fácilmente accesible dentro de sus mensajes seguros, además de estar a la vista en su lista principal de tareas pendientes. 

A los mensajes de texto les falta organización

Cuando los clientes responden a mensajes de texto, usted debe organizar sus respuestas manualmente. Una cadena larga es difícil de revisar, en especial cuando se trata de negocios. 

Los mensajes seguros de TaxDome le permiten empezar una nueva cadena para cada tema diferente (y esto puede ser automatizado, así cada mes puede enviar un nuevo mensaje con una lista de tareas actualizada). Puede archivar mensajes, y en 6 meses, luego de que su negocio haya crecido y tenga nuevos empleados, ellos pueden seguir viendo el registro de comunicación fácilmente en el perfil del cliente. 

Los mensajes de texto no han muerto; todavía tienen sus usos

A pesar de todo, los mensajes de texto aún tienen un lugar en el panorama de la comunicación. Son simples. Todo el mundo sabe cómo usarlos y no requieren ningún entrenamiento especial. Además, alguna gente todavía puede tener teléfonos viejos y no querer instalar aplicaciones. 

Por eso TaxDome agregará mensajes de texto como método de comunicación en 2022- pero por las razones expuestas previamente, creemos que los profesionales fiscales deberían ver los mensajes SMS como un respaldo, no como su método de comunicación principal.