Tres formas seguras de compartir documentos con los clientes fiscales

Las empresas contables y de contabilidad de libros necesitan una forma rápida y segura de compartir archivos con los clientes. Compartir documentos es, después de todo, una parte vital de su servicio. Sin embargo, si depende de varios servicios para compartir documentos o el proceso es complicado, los clientes pueden tardar más en responder o sentirse frustrados. Los clientes también quieren tener la seguridad de que sus datos personales y confidenciales están protegidos.

Entonces, ¿cuál es la mejor manera de compartir documentos con los clientes? He aquí tres opciones seguras.

Cómo compartir documentos de forma segura 

Muchas empresas pasan por alto la importancia de encontrar una solución segura y centrada en el cliente para compartir archivos. El intercambio de archivos puede ser arriesgado si no se utiliza la solución adecuada. He aquí el motivo:

Los datos confidenciales pueden quedar expuestos

No utilizar un servicio de intercambio de archivos seguro puede exponer los datos confidenciales de su cliente. Con un intercambio no seguro, las partes no autorizadas pueden acceder involuntariamente (o intencionalmente) a los datos del documento. 

Los datos personales de sus clientes deben estar protegidos, y un intercambio de archivos descuidado pone en riesgo su información.

Una sola violación de datos puede provocar

• Pérdida de clientes
• Costos significativos
• Pérdida de reputación

Incluso las mayores empresas del mundo corren el riesgo de sufrir ciberataques.

Usted corre el riesgo de sufrir ciberataques

Además de exponer los datos confidenciales, compartir de forma insegura también puede aumentar el riesgo de ciberataques, como los ataques del hombre en el medio o la denegación de servicio. 

Compartir documentos de forma segura puede ayudar a reducir el riesgo de ciberataques y de que los datos confidenciales queden expuestos. He aquí tres formas de compartir documentos de forma segura.

1. Protección de la nube

Una forma de compartir documentos de forma segura es a través de la nube. Google Drive, Firefox Send y Microsoft OneDrive son sólo algunos ejemplos de servicios en la nube que le permiten compartir archivos de forma segura con sus clientes.

Los servicios seguros en la nube encriptan los archivos mientras se cargan o descargan y mientras se almacenan. El cifrado puede ayudar a proteger sus archivos de los piratas informáticos. Se puede acceder a los documentos almacenados en la nube en cualquier momento y desde prácticamente cualquier dispositivo conectado a Internet.

Aunque es cómodo y gratuito o de bajo costo,, el uso de los servicios en la nube tiene algunos inconvenientes. Google Drive, por ejemplo, requiere que se comparta manualmente el acceso para cada archivo individual. Como no hay forma de automatizar el intercambio de archivos, la nube puede ser una opción tediosa y que requiere mucho tiempo.

El error humano también es una preocupación. Cuanto mayor sea su plantilla, mayor será el riesgo de que alguien comparta un archivo con la persona equivocada o se olvide de compartirlo por completo. 

La protección básica en la nube, mediante los servicios mencionados, no es suficiente por sí sola para ofrecerle a usted y a sus clientes una verdadera seguridad. En su lugar, debe utilizar una solución que:

• Se adapte al crecimiento de su negocio.
• Automatice el flujo de trabajo sin poner en peligro la seguridad.
• Se integre perfectamente en su flujo de trabajo actual.

La protección en la nube puede ser suficiente para algunos archivos, pero no lo es para la verdadera protección de los datos confidenciales de los clientes. Además, cuando la reputación de su empresa está en juego, es importante mirar más allá de los métodos básicos de intercambio de documentos y de la seguridad.

2. Documentos protegidos por contraseña 

Otra forma de compartir documentos de forma segura es mediante la protección con contraseña. Por ejemplo, los clientes pueden descargar archivos, pero tendrán que introducir una contraseña para acceder a ellos. La protección con contraseña significa que sólo el cliente, que tiene acceso a la contraseña, puede ver el documento.

Adobe y Dropbox son dos servicios que ofrecen la posibilidad de compartir con contraseña.

La principal ventaja de esta opción es que restringe el acceso. Si los clientes utilizan computadores compartidos, la protección con contraseña garantiza que nadie más pueda abrir o ver el archivo. Proteger los archivos con contraseña también puede ayudar a generar confianza entre los clientes. 

Aunque las contraseñas agregan una capa adicional de seguridad, también agregan un paso más al proceso de compartir. Las contraseñas deben compartirse de forma segura. Si los clientes tienen la costumbre de perder u olvidar las contraseñas, el intercambio de archivos puede convertirse rápidamente en algo complicado y lento. 

Las contraseñas débiles también pueden aumentar el riesgo de que piratas informáticos u otras personas no autorizadas accedan al archivo. Si las contraseñas acaban en las manos equivocadas, personas no autorizadas pueden acceder a la información del cliente. Este escenario puede ocurrir si:

• Las contraseñas no se comparten de forma segura
• Los clientes anotan o guardan las contraseñas y otros pueden acceder a ellas

Los servicios como Dropbox o Adobe también tienen un costo adicional que puede oscilar entre unos 20 dólares al mes y casi 200 dólares al mes.

El gasto adicional y el obstáculo extra para acceder al archivo hacen que la protección con contraseña sea una solución poco óptima.

Los archivos protegidos con contraseña ofrecen una seguridad inferior a la óptima para los datos confidenciales de los clientes. En su lugar, lo mejor es utilizar una solución robusta que se integre perfectamente en su flujo de trabajo.

3. Portal seguro del cliente

Los portales seguros para clientes, como el Portal de Cliente de TaxDome, le ofrecen lo mejor de ambos mundos (la nube y la protección con contraseña) sin todos los dolores de cabeza y las molestias de las dos primeras opciones de esta lista. Los documentos se pueden cargar y acceder de forma segura desde una plataforma central a la que es fácil acceder en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. 

Sus clientes pueden escanear, cargar, aprobar y firmar electrónicamente documentos en un solo centro.

En lugar de utilizar varios servicios, lo que puede crear fácilmente confusión y frustración, los clientes pueden conectarse a una sola plataforma para acceder a todo lo que necesitan. Los clientes sólo necesitan una contraseña para acceder, cargar y firmar documentos. Las facturas también pueden pagarse a través de un portal seguro para clientes. Con la opción de utilizar el Face ID y el acceso por smartphone, los clientes ni siquiera tienen que preocuparse de recordar las contraseñas.

En TaxDome, los documentos se cifran y se almacenan de forma segura en la nube. El almacenamiento en la nube significa que se puede acceder a los archivos desde cualquier dispositivo conectado a Internet. Cada vez que se cargan y comparten nuevos documentos, los clientes reciben una notificación, para que puedan actuar de inmediato.

En lugar de tener que pasar por mil cosas, los clientes pueden entrar directamente en el portal para acceder, descargar y cargar archivos. Este enfoque agiliza el intercambio de archivos y ahorra tiempo y frustración a los clientes.

¿Qué ocurre si hay que compartir un archivo con un tercero? 

El portal seguro para clientes de TaxDome, también facilita el intercambio seguro de archivos con terceros. Simplemente cree un enlace para compartir y agregue una fecha de expiración. La parte sólo tendrá acceso al archivo hasta la fecha de expiración. 

Las fechas de expiración, agregan una capa adicional de seguridad al compartir archivos con terceros y garantizan que sólo las partes adecuadas tengan acceso durante un tiempo limitado.

Conclusión

Compartir documentos es una parte clave del negocio de una empresa contable y contable de libros. Tanto si los clientes comparten documentos con usted, como si usted comparte archivos con el cliente, la seguridad es una prioridad absoluta.

Incorporar el portal de clientes TaxDome, seguro y con una marca totalmente personalizada, para compartir documentos con los clientes y mantener a salvo la información confidencial, es utilizar una solución integral que ha sido construida desde cero para ser segura.