Comment facturer efficacement vos services comptables et fiscales

En tant que fiscaliste, offrir des services de qualité aux clients et être payée à temps constitue un pilier essentiel des opérations grandissantes de votre entreprise. Mais le fait est que la façon dont vous gérez les processus de facturation et de paiement de votre entreprise fait toute la différence. Posez-vous une question: Êtes-vous prêt à vous assurer un déroulement sans problème et un maximum de rentrées d’argent pendant la prochaine saison fiscale ? Si ce n’est pas le cas, vous devez apprendre à inciter les clients à payer leurs factures et à être à temps, à chaque fois.

Si vous ne facturez pas efficacement vos clients, vous finirez par perdre de l’argent soit à cause des retards, de clients peu enclins à payer, ou encore d’autres problèmes. Voici cinq façons de mettre à jour, améliorer et automatiser votre processus de facturation avec TaxDome afin que vous puissiez vous concentrer davantage sur votre travail et éviter les problèmes de trésorerie.

Vérifier et mettre à jour vos politiques de paiement

Quand envoyez-vous les factures? Les clients versent-ils un acompte à l’avance? Et si un client ne vous paie pas? Quand les relancez-vous? Facturez-vous des intérêts pour des paiements tardifs? Ce sont là quelques-unes des questions de facturation auxquelles les cabinets fiscaux doivent répondre. 

Pour les petites entreprises, les paiements en retard sont plus communs qu’on peut le penser. Plusieurs fiscalistes ont partagé leurs expériences sur Facebook sur les difficultés qu’ils rencontraient lorsqu’ils envoyaient des factures manuellement et espéraient que les clients paient à temps. Dans certains cas, les clients ne payaient pas pour les services fournis jusqu’à ce qu’une action en justice soit engagée, ce qui génère des frais pour les fiscalistes.

Ces professionnels de la comptabilité et de la fiscalité s’accordent à dire que l’automatisation des processus de facturation leur a épargné beaucoup de stress, de temps perdu et même de l’argent, ce qui leur a permis de consacrer plus de temps à la gestion de leur entreprise au lieu de faire la chasse aux mauvais payeurs.

Source: Facebook

Afin d’éviter ces problèmes, tout d’abord vérifier puis améliorer vos politiques de paiements, à travers des termes et conditions de facturation claires.

C’est sans doute le meilleur moyen d’éviter tout malentendu avec vos clients.  Voici quelques-uns des termes que les fiscalistes devraient inclure dans leurs contrats avec les clients, y compris dans la facturation:

• Une définition claire des services fournis au client
• Les conditions de paiements et les dates butoires
• Echéance pour la livraison de services
• Garanties fournies avec le service
• Frais de retard – par exemple, 2% par mois
• Conditions pour les retards de livraison et de paiement
• Un préavis pour sortir de l’accord cabinet-client

TaxDome permet d’obtenir facilement les paiements des clients en vous permettant d’inclure automatiquement vos politiques de paiement en facturant avec nos contrats TaxDome.  Vous pouvez envoyer un contrat automatiquement aux clients afin qu’il puisse le signer. La bonne nouvelle est qu’ils peuvent signer directement sur TaxDome en utilisant une application web ou mobile– avec les notifications directes ça devient encore plus facile!

Comment les clients signent les contrats TaxDome via l’application

Nous offrons des modèles de contrats tout prêts, que vous pouvez modifier en fonction de vos besoins. 

Copier n’importe quel contrat à partir de la bibliothèque de TaxDome et adaptez le aux besoins de votre entreprise.

Offrez une diversité d’options de paiement rapide et facile.

Dans une récente enquête de 70 % des personnes interrogées ont déclaré que le fait de disposer de plusieurs moyens de paiement pour leurs factures augmenterait leur satisfaction globale vis-à-vis de l’émetteur de factures. Certains clients peuvent toujours vous payer par chèque, mais qu’en est-il de ceux qui préfèrent d’autres formes de paiement comme les cartes de crédit? Et ceux qui aiment effectuer des paiements à partir de leur smartphone ou de leur PC ?

Pour garantir une facturation efficace, vous devez accepter diverses options de paiement rapides, faciles et abordables. Dites à vos clients que vous acceptez désormais différents types de paiement pour augmenter vos chances de paiements rapides et améliorer la satisfaction des clients. TaxDome propose un programme de paiement sécurisé afin que vos clients puissent vous payer n’importe où et n’importe quand. Nous acceptons les paiements par carte de crédit via Stripe et CPACharge. Le paiement SEPA arrive bientôt.

Rendre opérationnelle la facturation rapide

Une des meilleures façons de d’augmenter la trésorerie de votre entreprise est d’envoyer rapidement et constamment des factures. Cependant, pendant la saison chargée des impôts, les opérations de facturation sont rapidement reléguées en bas de votre liste de choses à faire. La satisfaction du client est souvent liée à la réalisation du travail, et si les services sont fournis efficacement, les clients sont plus susceptibles de vous payer rapidement. 

Plus vous attendez pour facturer les clients, plus vous aurez de chance qu’ils prennent leur temps pour vous payer. Assurez-vous un paiement rapide en établissant automatiquement le  paramétrage et la fréquence de facturation en fonction des services que vous proposez. Par exemple, immédiatement après avoir rempli une déclaration d’impôt ou pour des services mensuels en cours. TaxDome automatise ce processus pour votre entreprise. 

Cela vous permet ainsi qu’aux membres d’équipe autorisés d’envoyer des factures pour des services ponctuels ou de créer des factures envoyées automatiquement aux clients lorsqu’une nouvelle tâche est terminée sur un travail en cours. Tout d’abord, vous devez commencer par créer des modèles de facture. Vous pouvez également mettre en place des rappels de paiement envoyés aux clients. 

Standardiser vos options de paiements 

Lorsqu’il s’agit d’uniformiser votre processus de facturation, vous devez également standardiser vos options de paiement. Souhaitez-vous que les clients versent un acompte de 25 % ou 50 % avant de commencer les services ? Ou voulez-vous leur proposer un paiement flexible avec des versements mensuels ? La façon dont vous décidez de facturer vos clients vous appartient, mais vous devez trouver un moyen d’uniformiser le paiement des factures pour le rendre plus efficace.

TaxDome vous permet de configurer facilement des paiements récurrents automatiques à effectuer par carte de crédit ou par une autre méthode à des dates précises, tout en vous permettant d’envoyer automatiquement des e-mails de facturation et des rappels aux clients.

Bloquer les documents des clients à facturer

Comment s’assurer que les clients paient pour les services offerts et le temps pris dans la préparation des documents? TaxDome vous facilite les choses.  Oubliez les comptes débiteurs en verrouillant les fichiers clients à des factures spécifiques. Ainsi, les clients verront qu’un nouveau fichier est disponible, mais ils ne peuvent pas le télécharger ou le consulter avant d’avoir payé la facture. 

Une fois payé, le document se débloque automatiquement afin que le client puisse y accéder via leur compte. Réduire l’accès de document jusqu’au règlement des factures assure le paiement de vos services à chaque fois et vous évitez l’incertitude d’attendre que les clients paient pour les services délivrés.

 Kimberlian C. – “La fonction qui m’a convaincu était la possibilité de verrouiller un document jusqu’au paiement de la facture.  Je n’ai pas eu à courir derrière un client pour le paiement.”

Offrez à vos clients une expérience de facturation uniforme

À présent, vous avez déjà dû mettre à jour vos politiques de paiement, mettre en place d’autres options de paiements faciles à utiliser et rapide, ainsi qu’une facturation rapide, et standardiser vos options de paiements. Tous ces processus jouent un rôle important dans l’uniformisation des processus de facturation. TaxDome automatise votre processus de facturation afin de pouvoir offrir à vos clients une expérience unifiée. 

Les clients peuvent facilement payer leurs factures, signer des documents, télécharger des documents, et envoyer des messages dans un portail personnalisé sans avoir à se remémorer plusieurs identifiants. Vous pouvez également accéder à TaxDome avec des  options de paiements tel que QuickBooks et Stripe afin de synchroniser toutes vos factures et paiements vers le système interne comptable de votre entreprise.