18 01 2021 / Gestion de document

Pourquoi Excel n’est pas adapté

Pourquoi Excel n’est pas adapté

Microsoft Excel est l’un des outils les plus utilisés par les entreprises. Son atout principal est sa capacité de pouvoir tout bricoler rapidement – avec plusieurs entreprises l’utilisant pour gérer les clients, les flux de travail interne, et les calendriers de travail. Malheureusement c’est loin d’être parfait. Les erreurs de tableur et la fiabilité des entrées manuelles font que faire confiance à Excel pour gérer votre business est une mauvaise idée.

La plupart des grandes compagnies dans le monde ont dû faire face à de grosses pertes à cause des erreurs de tableurs Excel. Voici quelques exemples dont nous avons connaissance( et il doit y avoir probablement 100 fois plus de cas mais les compagnies sont trop embarrassées pour en parler à la presse)

  • Une erreur de copier-coller sur Excel a mené à une perte de 24 millions de dollars pour TransAlta en 2013
  • Une erreur de frappe sur Excel a résulté sur une erreur qui aura coûté 11 millions de dollars pour Kodak en 2005.
  • Une erreur dans les modèles sur Excel a fait relever accidentellement des informations confidentielles à l’entreprise AstraZeneca en 2011.
  • Une erreur de copier-coller dans Excel a fait perdre 6 milliards de dollars en négociation pour JP Morgan en 2012.
  • Et plus récemment, une erreur de format de document a mené à une perte record de plus de 16000 cas confirmés de COVID-19 du programme de localisation et suivi de Grande-Bretagne.

Pourquoi est-ce que ça a pu se produire? Excel est facile d’utilisation et customisable ( et pratiquement gratuit), mais se reposer dessus pour gérer son cabinet est risqué. Voici 6 raisons pour lesquelles utiliser Excel pour le management de votre cabinet est une mauvaise idée.

1. Excel a besoin d’être mis à jour manuellement

Excel en soi n’est qu’un tableur vide sous forme digitale. À moins que vous le remplissiez avec des informations, il ne connaît rien. Et une fois que vous remplissez quelque chose manuellement, il devient dépassé en même temps que le monde extérieur change. Vous êtes bloqué dans un cycle interminable d’informations qui deviennent immédiatement obsolètes.

Pensez-y – personne ne veut passer des heures à mettre à jour les détails des clients sur un tableur tous les jours ou vérifier les processus du flux de travail pour voir les tâches assignées ou à compléter. C’est éprouvant et mauvais pour le business. Vous pourriez utiliser ce temps pour :

  • Travaillez sur le développement de votre entreprise
  • Construire des relations clients-entreprise
  • Améliorer votre marketing
  • Améliorer vos systèmes et votre fonctionnement d’entreprise

Le temps perdu à mettre à jour manuellement tous vos tableurs se traduit par une perte d’argent dû à des heures de travail administratif. Vous pouvez résoudre facilement ce problème en utilisant une application de gestion automatisée de cabinet comme TaxDome, pour éliminer le besoin de compter sur des tableurs remplis manuellement pour mettre à jour vos informations et gérer votre flux de travail.

Avec TaxDome, vous pouvez automatiser chaque processus que vous serez amené à faire durant le cycle de vie d’une déclaration ou d’un travail de comptabilité pour lequel vous êtes payé, même pour l’onboarding client. Mettez à jour toutes les informations automatiquement quand vous créez les comptes clients, quand les clients téléchargent des documents, et tout ça plus facilement.

2. Une forte probabilité a l’erreur humaine

Comme nous en avons parlé plus haut, toutes les informations dans Excel doivent être mises à jour manuellement – et les humains ne sont pas très bons pour ce travail. L’erreur humaine est l’un des plus gros défis de l’utilisation des tableurs Excel.

Même la plus petite des erreurs faite en collectant, entrant des données, ou l’analyse des données critique ou le management de votre flux de travail de votre cabinet, peuvent avoir un impact préjudiciable au bon déroulement des opérations de votre entreprise.

Un seul mauvais clique, une donnée réécrite, ou même un accident dans l’ajout ou la suppression d’une cellule peut mener à de plus gros problèmes. En travaillant avec beaucoup de données, détecter ces erreurs peut être un vrai challenge, et la plupart des utilisateurs ne réalisent pas leur erreur jusqu’à ce qu’il soit trop tard. Vous pouvez réduire l’erreur humaine en automatisant le management du flux de travail de votre entreprise.

3. Aucune automatisation

Travailler avec des tableurs signifie une seule chose – faire beaucoup de tâches manuelles et répétitives encore et encore qui pourrait être facilement automatisable. Au lieu de compter sur Excel pour votre cabinet, vous pouvez utiliser un logiciel automatisé pour faire plus de chose:

  • Mettre automatiquement à jour les dossiers clients 24/7
  • Créer automatiquement des flux de travail et des projets à des dates spécifiques
  • Assigner automatiquement des tâches particulières aux membres de votre équipe
  • Envoyer des emails de bienvenue, emails de demande de documents, et des rappels automatiquement
  • Générer automatiquement des dossiers et détails client dans un seul profil

Pensez au temps que vous passez à chasser vos clients et à les tenir au courant. Ce ne serait pas génial si quand vous avez besoin de quelque chose de la part de vos clients, vous l’obtenez sans avoir à les poursuivre? TaxDome en fait une réalité. Mieux encore, vous pouvez même mettre en place des rappels automatiques pour faire le travail ennuyeux pour à votre place.

Taxdome permet à chaque étape d’avoir des automatisations qui simplifient vos routines.

Il se met en relation avec vos clients quand ils n’ont pas fait quelque chose que vous leur avait demandé, pour que vous n’ayez pas à le faire. Automatiser ces parties de votre flux de travail vous fait gagner un temps précieux, efforts et ressources, ce qui rend plus facile la gestion de votre cabinet

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4. Aucune visibilité sur le cycle de vie du client

En utilisant Excel, vous êtes limité à voir seulement ce que vous ouvrez dans un tableur en particulier. Vous n’avez pas toutes les informations sur ce qui se passe dans votre flux de travail et sur vos clients. Dans la plupart des cas, vous pouvez avoir différentes feuilles pour chaque processus. Ce qui signifie que vous n’avez pas de visibilité sur votre flux de travail. 

Vous avez besoin d’une meilleure façon d’organiser et de voir les détails de vos clients pour vous assurer un service sans accros. Une meilleure visibilité vous aidera à voir:

  • Tous les emails envoyés et reçus des clients.
  • Tous les fichiers que vous avez envoyés ou reçus de clients.
  • Tous les détails de contact d’autres personnes travaillant avec vos clients

Sans toutes ces informations dans un seul endroit, il vous manque la visibilité nécessaire pour compléter votre travail et délivrer vos services plus efficacement. TaxDome offre une fonctionnalité de notifications intelligentes – Inbox+,  cela vous fournit des notifications en temps réel sur les actions de vos clients et de votre équipe, sur une seule page. Ce centre de notification tout-en-un offre la visibilité dont vous avez besoin de bout en bout pour vos projets.

Inbox+ vous informe à propos des changements qui se produisent dans vos comptes et vous fait savoir les statuts des notifications qui y sont.

5. Collaboration limitée

La collaboration est la clé pour gérer un cabinet à succès. Si vous voulez prendre de l’ampleur et être plus que vous ou un employé- vous avez besoin de visibilité sur les membres de votre équipe à qui vous allez déléguer les tâches et les processus, les emails envoyés aux clients, le processus d’onboarding, et en général votre flux de travail.

Excel ne vous propose aucune collaboration – les membres de l’équipe doivent travailler en silos au lieu de travailler en équipe.

6. Le manque d’interface utilisateur (IU)

Personne n’en parle, mais la vérité c’est qu’Excel ne comprend pas d’interface utilisateur pour les fichiers que vous y créer. C’est facile de créer un tableur basique, mais les utilisateurs désirent un outil interactif avec des éléments visuels. Vous et votre équipe l’utilise quotidiennement. Exactement comme le fait de ne pas vouloir déménager avec votre famille dans une tente, nous vous recommandons de ne pas construire votre système de gestion d’entreprise dans Excel 

Vous allez commencer à avoir des problèmes tels que : la réduction de l’utilité de l’application, une faible productivité, et même des erreurs. La négligence de l’expérience utilisateur est souvent dommageable à l’utilisation générale de vos outils de travail. Le manque d’interface utilisateur d’Excel pourrait être un problème sous la surface avec auquel les membres de votre équipe devront faire face chaque jour.

Automatiser la gestion de votre cabinet

Passez à un autre programme qu’Excel, que vous utilisez probablement depuis des années, peut être intimidant. Mais quand vous considérez les raisons que nous avons mentionnées, vous verrez qu’il est temps d’adopter une solution intégrée tout-en-un pour gérer votre cabinet. TaxDome est un système tout-en-un qui a été conçu pour ça.

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Maria Kris

Maria Kris

Maria est une spécialiste d'étude de marché chez TaxDome. Elle a travaillé sur la personnalisation du logiciel et au développement du produit, elle sait ce que les clients recherchent et comment aider une entreprise à réussir. Elle aime l'écriture. Quand elle n'écrit pas, elle est a la recherche de nouvelle thèse à tester.

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