Documents, copies, classement: combien coûte le papier à une entreprise?

1Papier : combien cela nous coûte-t-il?

Se débarrasser du papier dans les bureaux n’est pas seulement le choix le plus responsable, c’est certainement aussi le plus rentable. Mais les entreprises et les cabinets professionnels, en ont-ils conscience ? Analysons ensemble la situation.

La conservation du papier et des dossiers coûte aux entreprises des ressources et de l’espace, alors que la numérisation des documents offre, sans aucun doute, des avantages à long terme. 

Bien que la technologie ait remplacé une grande partie des processus au sein d’une entreprise, en moyenne environ 10 000 feuilles de papier par an passent entre les mains d’un employé, et si l’on considère que le coût d’une rame de papier est d’environ 3,30 $, les coûts liés à la gestion du papier au sein d’une entreprise sont beaucoup plus élevés. Selon une étude réalisée par PairSoft, le coût de stockage d’un document est de 20 $, la récupération d’un document perdu coûte 120 $ et la reproduction 220 $… à tous ces chiffres, il faut ajouter les coûts des étagères, armoires et boîtes nécessaires au stockage, sans oublier le coût d’achat ou de location d’une imprimante de bureau avec son toner. Et n’oublions pas l’un des coûts clé de tout cela : le coût de la personne qui imprime, fait des photocopies et les classes ensuite… des heures et des heures payées pour que quelqu’un imprime et classe des documents, qui pourraient être sauvegardés sur le cloud en quelques clics. 

Au bout du compte, le coût du papier pour une entreprise représente 30 fois son prix d’achat. La numérisation des documents et leur stockage sur le cloud signifie que tous les documents sont stockés et organisés en un seul endroit : trouver le document recherché ne prendra que quelques instants.

Éliminer le papier: numériser les documents

La principale solution à ce gaspillage de ressources est de passer au numérique, et la transition est facilitée par deux facteurs clés:

1. Stockage sur le cloud
2. Utilisation d’un scanner intégré

Heureusement, TaxDome offre tout cela avec son logiciel tout-en-un pour les cabinets professionnels. 

Le stockage sécurisé des documents minimise le risque de perte de documents et d’informations. Les entreprises ont un accès permanent à leurs fichiers, ce qui évite tout risque de perte de données. Les documents sont numérisés et peuvent être créés ou archivés, quel que soit l’endroit où vous disposez d’une connexion Internet. En outre, l’une des raisons pour lesquelles les documents numériques doivent être préférés aux documents papier est que les fichiers papier sont plus exposés aux dommages causés par les facteurs naturels et les intempéries. Cet aspect ne doit absolument pas être sous-estimé, compte tenu également de la période de graves crises météorologiques et de catastrophes naturelles que nous connaissons actuellement. Tous ces aspects soulignent le fait qu’une gestion sécurisée des documents augmente la rentabilité et le professionnalisme d’une entreprise. 

La numérisation des documents permet non seulement aux entreprises de réduire leurs coûts d’exploitation, mais aussi d’accroître leur productivité. Toutes les heures passées à rechercher et à classer des documents peuvent être consacrées à des activités plus rentables.  Avec la numérisation de documents, les employés ont un accès instantané à tous les documents professionnels. Les fichiers sont modifiables et partageables, ce qui accroît la collaboration sur le lieu de travail. En numérisant les documents et en éliminant le papier, les dépenses fixes liées au papier dans une entreprise peuvent être éliminées du budget et ces ressources peuvent être utilisées pour d’autres activités.

TaxDome encourage la gestion durable des entreprises fiscales, leur permettant d’être à la fois écologiques, rentables et économiquement efficaces. L’élimination du papier sera bénéfique pour l’environnement et pour votre entreprise.