Fonctionnalités clés d’un CRM comptable : maîtriser les relations clients

Il est essentiel d’avoir le bon système de gestion de la relation client pour entretenir les relations avec les clients, du premier contact à la fidélisation à long terme. Pour vous aider à choisir le meilleur outil, nous avons étudié et comparé les 10 meilleurs CRM pour experts-comptables du marché.

Dans cet article, nous nous concentrerons sur les caractéristiques qui rendent un CRM comptable efficace. Que vous soyez à la recherche de votre premier système ou que vous mettiez à niveau un système existant, vous saurez ce qu’il faut rechercher pour que votre cabinet atteigne de nouveaux sommets.

Intégrations avec des logiciels clés

Essayer de gérer les données des clients à travers plusieurs systèmes conduit souvent à des inefficacités. C’est pourquoi il est important qu’un CRM comptable s’intègre facilement à vos principaux logiciels : programmes de préparation des déclarations fiscales, services de traitement des paiements, applications commerciales, etc.

Par exemple, TaxDome offre plus de 2 000 intégrations avec des solutions fiscales et comptables, des fournisseurs de paiement, des outils de marketing, des planificateurs, etc. 

En connectant votre CRM à ces systèmes de base, vous pouvez centraliser et mettre à jour toutes les informations relatives à vos clients, ce qui vous permet de travailler plus efficacement et d’offrir à vos clients un service de meilleure qualité et plus personnalisé.

Gestion des clients et des comptes

La gestion des clients est l’objectif principal de tout système de gestion de la relation client. Mais c’est la profondeur et la sophistication de cette fonction qui font toute la différence.

Le CRM idéal pour les experts-comptables doit offrir un centre de gestion des clients complet. Cela inclut la possibilité de suivre facilement les coordonnées, l’historique des communications, le statut du compte et d’autres données clés pour les clients actuels et potentiels. Des fonctions avancées telles que les champs personnalisés, les étiquettes, les filtres et les actions en masse peuvent vous aider à configurer le CRM pour qu’il s’adapte aux flux de travail propres à votre cabinet.

Dans TaxDome, vous pouvez visualiser toutes ces informations clés, y compris les statuts, les tâches, les collaborateurs, etc. sur un seul tableau de bord. Cela facilite la gestion de l’ensemble du cycle de vie du client, de la prise de contact initiale à la prestation de services en cours.

Automatisation des flux de travail

La recherche de documents et l’émission de factures ne sont que deux des nombreuses tâches administratives répétitives auxquelles les comptables sont confrontés quotidiennement. Pour vous faire gagner du temps, un système de gestion de la relation client efficace devrait rationaliser au moins certains de ces processus :

• l’Onboarding du client, avec des modèles de courrier électronique et de contrat, des capacités de signature électronique et le partage sécurisé de documents
• La gestion des données, avec la possibilité de stocker automatiquement les données et les documents des clients dans un endroit centralisé
• Processus de paiement, avec suivi du temps de travail, facturation et traitement des paiements en ligne

Les clients restent ainsi sur la bonne voie sans que votre équipe ne doive constamment les contacter manuellement.

Par exemple, les fonctions d’automatisation de TaxDome permettent d’informer automatiquement les clients des organisateurs en attente, des contrats, des factures, des messages de chat, des signatures, des approbations, etc. 

Collaboration d’équipe

La comptabilité est un sport d’équipe – mais une communication cloisonnée peut gêner même les professionnels les plus talentueux. Un CRM efficace doit fournir les outils de collaboration nécessaires pour que votre personnel reste concentré, aligné et travaille en harmonie.

Cela inclut la possibilité de relier les tâches, de vérifier les responsabilités et de fixer des échéances afin que chacun sache ce qui doit être fait. Des autorisations flexibles basées sur les rôles vous permettent de contrôler l’accès et la visibilité au sein de l’équipe. Enfin, la possibilité de mentionner des collègues à travers des travaux, des tâches, des chats et d’autres contextes favorise une meilleure coordination.

Avec TaxDome, vous pouvez repousser les limites du travail d’équipe. Il permet aux utilisateurs de « suivre » des comptes clients et de rester informés de leurs activités. Des notifications personnalisées permettent également à chacun de rester informé en fonction de ses préférences. 

Outil de libre-service pour les clients

En permettant aux clients de se servir eux-mêmes, vous pouvez libérer votre équipe pour qu’elle se concentre sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Le client bénéficie également d’une expérience plus pratique en accédant de manière autonome aux informations et en effectuant des tâches clés, telles que le téléchargement de documents ou le paiement de factures.

Par exemple, le portail client de TaxDome permet aux clients de communiquer, de signer électroniquement des documents et même de suivre l’état de leur travail, le tout dans un espace de travail centralisé. 

Sécurité

La sécurité des données et la conformité réglementaire sont des considérations essentielles pour les cabinets comptables qui traitent des informations financières sensibles. Un bon CRM comptable doit fournir :

• Gestion sécurisée des documents avec cryptage et contrôles d’accès
• Respect des exigences réglementaires, y compris GDPR et SOC 2
• Authentification à deux facteurs et autorisations basées sur les rôles
• Portails clients et canaux de partage de données sécurisés
• Mesures de sauvegarde et de récupération des données

En donnant la priorité à des protocoles de sécurité robustes, les cabinets comptables peuvent protéger les données de leurs clients, atténuer les risques et instaurer un climat de confiance autour des pratiques de traitement des données.

Renforcement de la marque 

Veillez à ce que votre CRM renforce votre marque plutôt qu’il ne l’affaiblisse. Vous pourriez choisir un outil qui vous permet d’ajouter l’identité visuelle de votre cabinet à l’expérience client, de la page de connexion à l’application mobile. Ces plateformes, comme TaxDome, donnent l’impression d’être une extension de votre cabinet comptable, et non un outil tiers. 

Reporting

Un CRM comptable est un trésor de données précieuses – de l’activité des clients à la productivité des équipes. Mais pour tirer le meilleur parti de ces informations, vous devez disposer de solides capacités de reporting. 

À long terme, cela permettra à votre cabinet d’optimiser les efforts de vente et de marketing, d’améliorer la gestion du cycle de vie des clients et d’augmenter les revenus. Avec TaxDome, vous pouvez visualiser toutes les données clés de votre cabinet sur un tableau de bord hautement personnalisable, en ajoutant et en supprimant des widgets pour faire ressortir les mesures les plus importantes. 

Points clés à retenir

Un bon CRM comptable sert de plaque tournante pour toutes les informations, les e-mails et les tâches liées à la gestion des clients. Parmi les fonctionnalités les plus importantes, citons

• Intégration avec les logiciels fiscaux, les systèmes de facturation et d’autres outils comptables de base
• Fonctions complètes de gestion des clients et des comptes
• Automatisation des flux de travail pour rationaliser les tâches de routine
• Outils de collaboration pour un travail d’équipe sans faille
• Portails libre-service pour les clients
• Des mesures de sécurité et de conformité robustes
• Options de personnalisation de la marque
• Rapports et analyses perspicaces

Lorsque vous évaluez les options de CRM, assurez-vous de trouver une solution qui trouve le juste équilibre entre des fonctionnalités robustes et un prix abordable pour les besoins de votre cabinet. Ne vous contentez pas d’opter pour l’option la moins chère ou la plus onéreuse : donnez la priorité à la valeur à long terme et à l’évolutivité

Prenez le temps de bien évaluer vos besoins, de rechercher les principaux fournisseurs de CRM et de tester différentes plateformes. Avec le bon CRM comptable comme colonne vertébrale de votre pile technologique, vous serez bien équipé pour prospérer dans un monde de plus en plus numérique.