Le guide complet des exigences en matière de signature électroniques pour les comptables dans l’UE

Les signatures électroniques ont révolutionné le secteur de la comptabilité, en aidant les comptables à abandonner les anciens processus sur papier pour adopter des flux de travail numériques transparents. Mais si elles semblent simples à première vue, les signatures électroniques ne se limitent pas à ce que l’on pense.

Dans cet article, nous examinerons les exigences légales en matière de signatures numériques dans l’Union européenne (UE), les différents types de signatures numériques disponibles et la manière dont les comptables peuvent les utiliser efficacement.

Comprendre les signatures numériques dans l’UE

Grâce aux signatures numériques, il n’est plus nécessaire d’imprimer un document, de le signer avec un stylo physique, puis de l’envoyer par la poste ou de le scanner. Au lieu de cela, les comptables et leurs clients peuvent signer des documents et formaliser des accords à l’aide de n’importe quel appareil, en quelques secondes. 

Toutefois, le remplacement du stylo et du papier par une marque numérique soulève toutes sortes de questions concernant la validité et l’authenticité. Si un document peut être signé sur n’importe quel appareil en quelques clics, comment pouvons-nous être sûrs qu’il a été signé par la bonne personne et non par quelqu’un d’autre ? 

Pour répondre à cette question, des réglementations ont été mises en place pour garantir que les signatures numériques répondent à des exigences strictes en matière de vérification et de sécurité. Les comptables et autres professionnels peuvent ainsi demander des signatures numériques juridiquement contraignantes et dignes de confiance.

Signature numérique et signature électronique – quelle est la différence ?

Les termes « signature numérique » et « signature électronique » sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais ils ont des significations légèrement différentes. Il est essentiel de comprendre la différence entre les deux pour choisir le bon logiciel de signature électronique et garantir la conformité avec la législation en vigueur. 

Signature électronique

La signature électronique est un terme général qui recouvre plusieurs méthodes différentes utilisées pour enregistrer le consentement ou l’approbation d’un signataire sur un document numérique.  

Signature numérique

Une signature numérique est un type de signature électronique qui utilise des techniques cryptographiques pour garantir numériquement l’identité du signataire, ce qui la rend infalsifiable et impossible à usurper. Par conséquent, les signatures numériques sont utilisées dans des domaines professionnels et des secteurs hautement réglementés, y compris la comptabilité.

Qu’est-ce que le règlement eIDAS ?

Dans l’UE, le règlement relatif aux services d’identification, d’authentification et de confiance électroniques, connu sous le nom d’eIDAS, définit les normes applicables aux transactions électroniques, y compris les signatures, les horodatages, les sceaux et les documents. L’eIDAS est entré en vigueur il y a près de dix ans et vise à garantir que les interactions numériques entre les entreprises sont fiables, rapides, sûres et efficaces. 

Bien qu’il ait quitté l’UE, le Royaume-Uni a adopté une version modifiée d’eIDAS, connue sous le nom de UK eIDAS, qui conserve de nombreux aspects essentiels de la version originale de l’UE. 

Les différents types de signatures électroniques en Europe

eIDAS divise les signatures électroniques en trois catégories distinctes : les signatures électroniques simples (SES), les signatures électroniques avancées (AdES) et les signatures électroniques qualifiées (SEQ). Chaque type de signature détient un poids juridique différent et offre des niveaux d’assurance différents en matière de validité. Examinons-les plus en détail.

Signatures électroniques simples (SES)

Le SES est la forme la plus basique de signature électronique disponible. Au lieu d’exiger une authentification forte du signataire ou une vérification de son identité, le SES ne demande que la connaissance de l’adresse électronique du signataire ou la confirmation qu’il a reçu un code d’accès unique avant de signer. 

Signatures électroniques avancées (AdES)

AdES est une étape supérieure au SES, qui exige une conformité plus stricte en matière de confiance, de validité et de sécurité des données. Selon eIDAS, trois exigences essentielles sont requises pour AdES :

1. Le signataire doit être associé à la signature par un identifiant unique – il s’agit en quelque sorte d’un stylo numérique appartenant au signataire.
2. Le signataire a le contrôle exclusif de ce « stylo numérique » – personne d’autre ne peut y accéder.
3. La signature doit pouvoir être détectée si elle a été falsifiée

Signatures électroniques qualifiées (SEQ)

Le système de SEQ va plus loin : il rencontre les trois exigences du système AdES, mais utilise également des certificats qualifiés et une vérification multifactorielle pour identifier le signataire. 

En outre, la SEQ fait appel à des tiers, connus sous le nom de fournisseurs de services de confiance qualifiés, pour vérifier l’identité du signataire. Cela constitue un niveau d’assurance supplémentaire, donnant aux SEQ le plus haut niveau de sécurité et de fiabilité possible pour les signatures électroniques dans l’UE. En fait, les SEQ sont les seules signatures électroniques explicitement reconnues par eIDAS comme étant juridiquement équivalentes aux signatures manuscrites.

Comment les comptables peuvent-ils utiliser les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques, et en particulier les signatures numériques, changent la donne pour les comptables, en leur permettant de se débarrasser des processus papier obsolètes et d’adopter des flux de travail entièrement numériques. 

Les signatures électroniques peuvent être utilisées pour signer tout type de document ou de formulaire électronique. Mais comme chaque type de signature numérique présente ses propres avantages, certains conviennent mieux que d’autres à certains cas d’utilisation. En voici quelques exemples : 

• Quand le SES peut-il être utilisé ? Les comptables utilisent généralement le SES pour les transactions quotidiennes et les accords de vente et d’achat courants. Ils peuvent également être intégrés dans des formulaires simples nécessitant une signature électronique, tels que les questionnaires utilisés pour recueillir des documents ou des informations sur les clients.
• Quand peut-on utiliser les AdES ? Étant donné que les AdES offrent un niveau de sécurité et d’assurance plus élevé, les comptables peuvent les utiliser pour signer des contrats, des accords et d’autres documents juridiques similaires. 
• Quand peut-on utiliser les SEQ ? En tant que forme de signature numérique la plus sûre et la plus fiable, les comptables peuvent utiliser les SEQ pour les transactions de grande valeur ou pour tout document ou processus soumis à des exigences réglementaires strictes.

L’utilisation de signatures électroniques à des fins comptables et fiscales est-elle légale ?

Oui, il est légal d’utiliser des signatures électroniques à des fins comptables et fiscales, mais les exigences légales spécifiques à la signature électronique dépendent de la juridiction, du type de document et du secteur d’activité ou de la transaction auxquels il se rapporte.

Pour les besoins de la comptabilité et de la fiscalité, le SEQ est l’étalon-or. Comme nous l’avons mentionné précédemment, il s’agit du seul type de signature numérique ayant une équivalence juridique explicite avec une signature manuscrite, ce qui signifie qu’elle est juridiquement contraignante et qu’elle est aussi fiable et sûre que possible.

Étant donné que le processus de vérification des SEQ fait intervenir un tiers de confiance, les fournisseurs de signature électronique ont tendance à facturer des frais par SEQ pour couvrir les coûts associés à ce processus. C’est pourquoi il est préférable d’utiliser une SES, qui est généralement gratuite, pour signer des documents moins importants, tels que des formulaires destinés à recueillir des documents sur les clients.

Comment créer une signature électronique

Bien qu’il existe plusieurs solutions de contournement gratuites, telles que l’écriture manuscrite, la numérisation et le téléchargement d’une image de votre signature, elles prennent beaucoup de temps et ne sont pas très professionnelles. Pour créer des signatures numériques efficaces et juridiquement contraignantes à grande échelle, vous avez besoin du bon logiciel. 

Il existe de nombreux outils autonomes de gestion de documents et de signature électronique, tels que DocuSign, Adobe Acrobat Sign et Dropbox Sign, qui peuvent tous être intégrés à votre logiciel de comptabilité existant. Vous pouvez également utiliser un logiciel de gestion de cabinet complet tel que TaxDome, qui propose des signatures électroniques juridiquement contraignantes ainsi que toute une série d’outils conçus pour automatiser vos flux de travail comptables.

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Les signatures électroniques offrent un large éventail d’avantages aux cabinets comptables, qu’il s’agisse d’économies, d’une efficacité accrue ou de processus plus écologiques. Voici quelques-uns des principaux avantages : 

• Efficacité accrue : les comptables et les clients peuvent signer des documents n’importe où, n’importe quand et sur n’importe quel appareil en quelques clics – plus besoin de perdre du temps à imprimer, scanner ou poster des documents.
• Réduction des coûts : bien que les logiciels de signature électronique aient un coût, vous économiserez de l’argent sur le papier, l’encre et le matériel d’impression, sans parler du temps que vous libèrerez en passant au numérique.
• Amélioration de la sécurité et de la conformité : si les signatures électroniques ont l’équivalence juridique des signatures manuscrites, elles sont en fait plus sûres et plus fiables car elles ne peuvent pas être falsifiées.
• Pistes d’audit intégrées : la plupart des logiciels de signature électronique fournissent des pistes d’audit détaillées, y compris des horodatages, ce qui facilite le processus d’audit.
• Commodité et accessibilité : la possibilité de signer des documents partout où l’on dispose d’un accès à l’internet change la donne – en particulier pour les clients, qui s’attendent désormais à une expérience numérique transparente lorsqu’ils interagissent avec votre cabinet.
• Avantages pour l’environnement : les signatures électroniques réduisent le besoin de papier et d’autres fournitures physiques, ce qui contribue à réduire votre empreinte carbone.

Les meilleurs processus pour la mise en œuvre des signatures électroniques

Les avantages décrits ci-dessus ne vont pas de soi. Pour les obtenir, vous devez mettre en œuvre les meilleurs processus. Dans cette section, nous mettrons en évidence certaines mesures à prendre pour intégrer efficacement les signatures électroniques dans vos flux de travail comptables.

Comprendre les exigences légales et réglementaires

Il est utile de se familiariser avec les réglementations relatives aux signatures numériques et de savoir comment elles s’appliquent à votre travail de comptable. Cela vous aidera également à choisir le bon logiciel.

Dans l’UE et au Royaume-Uni, il s’agit de l’eIDAS, mais si vous avez des clients aux États-Unis, vous devrez également prendre en compte l’Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) ainsi que l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA).

Choisir la bonne solution de signature électronique

Il n’existe pas deux fournisseurs de signature électronique identiques. Certains sont des outils de signature électronique autonomes, tandis que d’autres sont des plateformes complètes de gestion de cabinet. Certains proposent des SSE de base, tandis que d’autres offrent des SQE juridiquement contraignantes. Certains imposent des limites strictes en matière de signature électronique, tandis que d’autres offrent un nombre illimité de signatures électroniques. 

Prenez le temps d’étudier les différentes options qui s’offrent à vous. Comparez-les à vos objectifs professionnels, à vos obligations légales et à votre budget. Nous vous recommandons également de consulter les commentaires des utilisateurs en ligne pour vous faire une idée de ce que pensent les clients actuels.

Établir des politiques et des procédures claires

Compte tenu des exigences légales strictes associées aux signatures électroniques, il est important d’établir des politiques et des procédures claires qui répondent aux questions suivantes :

• Comment les signatures électroniques s’intègrent-elles dans vos processus comptables actuels ?
• Quel type de signature électronique (SES, AdES, SEQ) utiliserez-vous dans les différentes situations ?
• Qui est autorisé à créer et à demander des signatures électroniques ?

Proposer une formation détaillée

La mise en œuvre réussie d’un nouveau système de signature électronique nécessite une formation détaillée sur la manière d’utiliser le logiciel, ainsi que sur les exigences légales et les répercussions en cas de non-respect de celles-ci. Pour accroître l’efficacité, assurez-vous que les employés savent comment intégrer les signatures électroniques dans leurs flux de travail existants.

TaxDome : le logiciel de signature numérique pour les comptables – et bien plus encore !

TaxDome prend en charge les trois types de signature électronique décrits dans eIDAS. Vous bénéficiez d’un nombre illimité de SES gratuits dans le cadre de votre licence TaxDome, tandis que les AdES et les SEQ entraînent tous deux des frais minimes par signature pour couvrir le processus de vérification. Pour nos clients basés aux États-Unis, nous proposons également une authentification basée sur les connaissances (KBA) afin de garantir la conformité avec l’IRS. 

En plus de se confirmer aux normes eIDAS, toutes nos signatures électroniques répondent aux exigences clés de la loi ESIGN ainsi que de l’UETA, garantissant que vos flux de travail de signature électronique et de documents sont sûrs, sécurisés et conformes à la loi.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement d’AdES et de SEQ dans TaxDome, consultez cet article.

TaxDome est bien plus qu’un simple logiciel de signature électronique. En tant que plateforme complète de gestion de cabinet, vous disposez de tous les outils dont vous avez besoin pour gérer vos clients, vos équipes, vos projets, vos documents et vos flux de travail. Contrairement à de nombreux systèmes de signature électronique, TaxDome est conçu spécifiquement pour les comptables, avec des fonctionnalités telles que :

• Modèles de signature spécifiques à l’industrie
• Intégration transparente avec les logiciels de comptabilité et de fiscalité
• Paiements récurrents avec signatures électroniques intégrées
• Flux de travail automatisés qui envoient automatiquement des demandes de signature électronique lorsque certaines actions sont déclenchées.

Conclusion

Les signatures électroniques permettent aux comptables et à leurs clients de signer des documents sur n’importe quel appareil en quelques secondes. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, il ne s’agit pas seulement d’un avantage, mais d’une attente. En d’autres termes, les entreprises qui continuent de s’en tenir aux formulaires papier et aux signatures manuscrites resteront à la traîne.

La mise en œuvre efficace des signatures électroniques dans votre entreprise nécessite une planification, une préparation et une formation adéquates. Mais le facteur le plus important à prendre en compte est peut-être la technologie que vous utilisez. 

Avec TaxDome, vous bénéficiez de signatures électroniques conformes à la loi – y compris SES, AdES et SEQ – ainsi que d’une gamme de puissantes fonctions de gestion de documents. 

Mais ce n’est pas tout. Contrairement aux outils de signature électronique autonomes, TaxDome est une plateforme complète de gestion de cabinet, qui fournit tous les outils et processus dont vous avez besoin pour gérer un cabinet d’expertise comptable hautement efficace et rentable. 

Pour en juger par vous-même, demandez une démo dès aujourd’hui