Lettre de mission en comptabilité : les choses à faire et à ne pas faire pour vous aider à protéger votre cabinet

Si votre entreprise veut assurer la sécurité de vos clients et de vous-même, il est important de savoir comment rédiger une lettre d’engagement. Les fiscalistes qui se demandent ce qu’est une lettre de mission en comptabilité doivent apprendre les choses à faire et à ne pas faire avec les lettres de mission.

Mais avant d’examiner pourquoi votre entreprise a besoin d’une lettre de fiançailles et comment en rédiger une, regardons ce que sont ces lettres.

Qu’est-ce qu’une lettre de mission en comptabilité et pour les cabinets fiscaux?

Une lettre de mission (d’engagement) est un contrat juridiquement contraignant entre vous et un client. La lettre défini votre relation et inclut des détails tels que les suivants:

Les entreprises devraient demander à tous les clients de signer une lettre d’engagement.

Pourquoi les entreprises ont besoin d’une lettre de mission pour chaque client 

Chaque client devrait signer une lettre de mission avant chaque travail pour spécifier les responsabilités de votre entreprise et le travail à effectuer. Les lettres sont légalement contraignantes.

Une fois signées, les avantages pour votre entreprise sont:

• moins de confusion
• Un accord légalement contraignant signée par les deux parties 
• Les attentes clairement mises en avant

Votre client ne peut pas revenir sur la lettre de mission et demander du travail en dehors de ce qui est spécifié dans celle-ci. Les Multiples services peuvent être listés dans la lettre, mais c’est souvent préférable d’avoir une lettre d’engagement propre à chaque mission pour plus de clarté.

Les choses à faire dans des lettres de mission

Les lettres de mission doivent être rédigées correctement pour que vous puissiez les utiliser pleinement. Les bonnes sections avec le bon libellé sont essentielles. Voici quelques-uns des éléments essentiels de votre lettre :

Mettre en place les attentes 

Les attentes doivent être énoncées aussi clairement et aussi complètement que possible. Vous devez établir les attentes suivantes :

• Calendrier. Assurez-vous d’inclure le calendrier des travaux à effectuer une fois que tous les documents et les obligations du client sont remplis. Cela peut comprendre des étapes importantes.
• Tarif. Le tarif et les termes de paiement devraient être inclus. Si plusieurs  services sont fournis, faites en sorte de détailler les prix.
• Date des échéances. Quand le travail sera terminé? Vous devriez ajouter  dans les demandes de documents que le client doit fournir une certaine heure et date pour que le délai soit atteint.
• Champ d’application. La portée du travail et les services particuliers que vous offrez devraient être inclus.

Lorsque vous définissez vos attentes à l’égard du client et les attentes que le client devrait avoir pour votre service, cela aide à éliminer les malentendus.

Responsabilités

Les deux parties, vous et le client, auront des responsabilités à assumer. Dans le cadre d’un contrat, les responsabilités devraient comprendre des renseignements et des détails pertinents, comme les suivants :

• Le client est responsable de fournir des renseignements exacts.
• Le client est responsable de vous fournir tous les documents financiers.
• L’entreprise est responsable de fournir des rapports et/ou des documents
• Information sur la communication rapide de chaque partie
• Et plus selon les circonstances individuelles

Si vous prenez le temps de décrire les responsabilités des deux parties, toute votre relation avec le client sera meilleure.

Détails de service

Votre entreprise peut offrir une variété de services pour répondre aux besoins de vos clients. Les détails du service peuvent aider à prévenir les malentendus et à clarifier davantage les attentes. Les délais et les structures tarifaires peuvent également être inclus dans cette section.

TaxDome peut vous aider à détailler les services dans votre lettre de mission.

Vous pouvez facilement mettre en place et envoyer des contrats en utilisant TaxDome. En détaillant vos services, vous vous assurez que les deux parties comprennent totalement et sont d’accord sur le service qui sera effectué. 

Lettre d’engagement annuel

Chaque année, vous devriez publier de nouvelles lettres de mission. Votre service évoluera et changera tout au long de l’année, et en envoyant de nouvelles lettres, vous pouvez être sûr que vous faites quelques choses:

• Limitez votre responsabilité pour les années précédentes
• Ajoutez toute augmentation de prix qui aurait pu se produire.

Si vos services ont changé ou que vos clients n’ont plus besoin d’un certain service, les lettres de mission annuelle peuvent assurer que vous n’êtes plus responsable pour ces services.

Envoyer des lettres d’engagement rapidement 

Les clients ont besoin de votre service maintenant, mais vous devez aussi vous assurer que votre client a fait son onboarding correctement. 

Pourquoi ne pas intégrer votre lettre d’engagement dans votre processus d’onboarding?

Nous avons écrit un article complet sur le sujet:  Comment automatiser l’onboarding de votre client avec TaxDome. Vous devez envoyer une lettre de mission dès que le client est passé par son processus d’onboarding.

Plus vite tout le monde signe, le mieux c’est.

Vous pourrez commencer à fournir des services une fois que la lettre est signée, et le client recevra le service rapidement .

Ajouter des extras

Vous devriez envisager d’ajouter certains des éléments suivants, sinon tous, dans la lettre :

• Politique de conservation des dossiers
• Clause d’arrêt de travail
• Conséquences et frais associés aux paiements tardifs
• Mentionner que l’exactitude du travail dépend des faits fournis par le client.

Les choses à ne pas faire des lettres de mission:

Vous savez quoi inclure dans votre lettre de mission, mais maintenant c’est le moment d’apprendre ce que vous ne devriez pas inclure. Parfois, les petites erreurs peuvent faire une grande différence dans la satisfaction et l’expérience du client.

Voici quelques-unes des choses que vous voulez éviter lorsque vous écrivez et envoyez des lettres de mission:

Envoyer dans Google Docs

Google Docs est excellent pour pas mal de choses, mais vous ne voulez pas compter sur ce service pour vos lettres de mission. À la place, vous voulez utiliser un service comme TaxDome qui vous permet de:

• Personnaliser totalement votre lettre de mission 
• Personnaliser votre lettre d’engagement 

Votre entreprise et vos services sont uniques, et vous voulez utiliser une plateforme comme TaxDome qui vous donne le contrôle total de la création et de l’insertion de votre image de marque dans votre lettre.

Forcer à la signature d’un document matériel

Signer un document matériel n’est pas nécessaire et agréable quand votre client n’est pas dans votre bureau. Quand vous forcez les clients à imprimer et signer votre lettre, ils le repoussent jusqu’à ce qu’il ait du temps libre.

La période d’attente n’est pas avantageuse pour vous et pour vos clients.

À la place, avec les signatures électroniques permettez à vos clients de signer des documents directement après qu’ils aient fait leur onboarding. 

Si vous utilisez déjà TaxDome, vous pouvez demander que vos clients signent leur lettre d’engagement dans le portail client.

Quelle est la différence de temps entre la signature d’un document sur papier et la signature d’un document électroniquement? 

• Les clients signent en 37 minutes avec les e-signatures vs 5 jours pour les signatures physiques.
• Les E-signatures réduisent les risques d’erreur drastiquement.

Si vous demandez toujours des copies physiques de vos documents à vos clients, faites en sorte de passer aux signatures électroniques. 

Clauses effectives

Vous devriez créer un contrat évolutif qui maintient votre responsabilité à jour. Si vous avez un contrat qui stipule qu’il est en vigueur jusqu’à ce qu’une partie annule le contrat, il peut entraîner des écarts de responsabilité potentiels.

Un langage considéré « compréhensible pour tous”

Le libellé de votre lettre de mission doit être concis et précis. Si vous êtes trop vague ou si vous incluez la portée du travail avec un libellé considéré comme trop vague, cela élargira la portée du travail fourni.

Vous voulez que la portée du travail soit rédigée si clairement qu’il ne peut jamais y avoir de différend quant à ce qui est exigé de votre entreprise.

Ajouter du jargon

Votre client n’est pas aussi versé et, dans la plupart des cas, ne sera pas aussi familier avec le jargon juridique ou comptable que vous êtes. En tant que professionnel de la comptabilité, il est facile d’oublier que les clients peuvent ne pas comprendre les abréviations ou le langage compliqué que vous ajoutez à votre lettre de mission.

Par conséquent, assurez-vous d’examiner votre lettre et de supprimer (ou d’expliquer clairement) ce qui suit :

• Jargon legal
• Abréviations
• Les termes que seul un CPA connaît

Assurez-vous que vos clients peuvent lire et comprendre la lettre de mission dans son intégralité et la peaufiner au besoin.

Ne faites pas la promotion de vos services

Certaines entreprises utilisent la lettre d’engagement pour pousser leur vente, c’est le pire moment pour essayer de vendre aux clients des services supplémentaires. Votre lettre d’engagement est un contrat et ne devrait jamais être utilisée pour la promotion ou la vente.

Lorsque vous consultez votre lettre, demandez-vous si chaque section limite vos services exactement à ce que le client a demandé ou non.

Maintenant que vous savez comment rédiger une lettre d’engagement, il est important de mettre en œuvre des processus qui garantissent que tous les clients signent avant que des services ne soient rendus. Du point de vue de l’entreprise, votre lettre vous protège, vous et votre client – c’est avantageux pour tout le monde.