L’experience de Joseph & Hetrick : Augmenter ces revenus de 50% avec TaxDome

Rencontrez Randy Joseph et Deva Hetrick, les cofondatrices de Joseph & Hetrick, LLC. En 1988, Randy a ouvert sa propre entreprise comptable et la dirige jusqu’en 2011 avec succès jusqu’à ce qu’elle décide de vendre le cabinet. Initialement, elle voulait prendre sa retraite et se concentrer sur l’art, l’activisme communautaire, et passer du temps avec sa famille, mais les plans de Randy ont été remplacés par un nouveau plan: sa fille, Deva, a décidé qu’elle voulait apprendre le métier familial.

En 2013, l’équipe mère-fille a joint ses forces pour cofonder une nouvelle entreprise de laquelle elles sont toutes deux partenaires. Le duo a découvert que leur mélange d’expérience, d’entreprenariat, et de confiance leur a permis de réussir.  Elles sont, actuellement, en train de se concentrer sur engager plus de personnels et agrandir leur entreprise— avec Taxdome. En 2021, leur but était d’augmenter leur revenue de 50%.

Nous avons demandé à Deva ce qui les a mené à ce  à un objectif si élevé et comment elle prévoit de l’atteindre: “ Cet automne [2020] nous avons beaucoup pensé à nos buts d’évolution, nous avons décidé d’engager un administrateur et utiliser TaxDome. Nous voulions améliorer notre jeu avec toute la technologie possible.  Nous sommes en train de nous débarrasser de pas mal de vieux logiciels car maintenant tout est faisable avec TaxDome.”

Rentabilité de votre équipe

Engager du nouveau personnel peut sembler être un challenge. Pendant des années, vous avez des process en place. Mais engager de nouvelles personnes veut dire une reconsidération ou encore une reconstruction de l’organisation de travail que vous avez déjà.

“Au départ nous avions engagé un administrateur pour déplacer les documents de DropBox et Sharefile dans TaxDome. Mais une fois sur TaxDome il nous a aidé à développer de meilleur processus, automation et utiliser la messagerie de TaxDome. Nous adorons que Linden soit capable d’envoyer des messages à nos client dans TaxDome, ainsi les gens peuvent nous connaitre tous les trois en tant qu’équipe »

Inclure Linden au développement des processus autour de TaxDome  a vraiment changé la donne. Regardez Randy et Deva parler d’embauche et d’accueil de nouveau employé:

Eliminer les applications inutiles et passer totalement au digital

Randy admet que si leur expansion a été si fulgurante c’est que leur entreprise est intergénérationnelle. Elle ne se sent pas si à l’aise que ça avec la technologie, mais Deva a mené la charge à ce sujet.

Quand les entreprises commencent à intégrer la technologie dans leur cabinet, elles ont tendance à souscrire à de nombreuses applications pour subvenir à leurs besoins. Avec TaxDome une solution tout-en-un, Joseph & Hetrick ont pu réduire leur coût et la surcharge d’application en éliminant beaucoup d’outils dont ils n’ont plus besoin.

“Nous nous sommes débarrassés de ShareFile, Dropbox,Zoho, et Right signature. Zoho était notre ancien gestionnaire client, Sharefile le portail client, et Dropbox pour nos fichiers internes. C’était dingue. Maintenant, c’est beaucoup plus facile grâce a TaxDome”

TaxDome a permis à notre équipe de passer à une entreprise 100% sans papier. Ça a pris 7 ans à Joseph & Hetrick pour finalement se passer de papier. Rany nous explique:

“Je me suis convertie au digital il y a 10 ans. Quand vous commencez, il y a toujours une tonne de papier qui traîne partout. Donc, quand nous avons commencé cette entreprise ensemble, j’étais déterminé à ne pas emmener Deva avec moi dans le passé, mais de nous diriger vers les nouvelles technologies avec son aide. On est passé au sans papier juste en bricolant avec différent outils”

L’agrandissement de leur clientèle

L’utilisation des nouvelles technologies n’a pas seulement impacter les opérations internes de l’entreprise, mais a aussi fait récolté de très nombreux retours de leurs clients. Les Millenials exigent une bonne expérience d’utilisation.

“ Une grande part de notre clientèle sont des développeurs de logiciel et des personnes dans l’industrie technologique à Seattle. Nous travaillons avec beaucoup d’employés d’Amazon,Microsoft, ainsi que d’autres start-up technologiques.

Nous voulions être sûrs que nous étions au niveau de nos clients. Et c’est un badge d’honneur que nous sommes fiers de porter maintenant.”

La plupart des clients viennent chez Joseph & Hetrick par recommandation, et leur processus d’onboarding rapide et fluide fait une grande impression sur leurs clients. Deva rappelle:

“ J’ai récemment fait l’onboarding d’un homme qui vivait dans un autre état. Il essayait de se décider à savoir s’ il voulait continuer avec son agent sur place. Quand il a finalement décidé de venir chez nous, et que nous l’avons accueilli une heure plus tard , il nous a dit :

“WOW, rien que le fait d’utiliser TaxDome me rend heureux de vous avoir choisi.”

L’automatisation de la communication client

Nous avons demandé à Randy et Deva quelle était la pire chose pendant la saison des impôts. Et leur réponse a été la communication inefficace avec les clients. 

“ Nous étions à un point où nous avions beaucoup de clients pendant la saison des impôts mais nous n’avions pas le temps de les informer de ce qui ce passer dans les coulisses. Un des pires emails que nous pouvions recevoir était « Où en est ma déclaration d’impôt? » parce que vous savez que cette personne est assise au même moment en train de s’inquiéter »

Deva était obsédée par le fait de garder les clients à jour. Résultat, l’entreprise était stoppée dans sa croissance en donnant trop d’attention personnelle à chaque client.

“ Je ne pouvais pas supporter l’idée que les clients ne soient pas tenus au courant. Nous avons environ 250 clients maintenant et nous aimons leur offrir des attentions personnalisées . Avec les messages et emails automatiques de TaxDome, nous sommes rassurés. C’est l’une des premières fois qu’on fait l’onboarding de nombreux nouveaux clients chaque semaine.”

Joseph & Hetrick ont automatisé leur communication avec un mélange d’e-mails,messages et organisateurs automatiques:

• Pour les nouveaux clients, ils envoient un email de bienvenue automatique  et un message leur demandant de télécharger leur déclaration de revenus des années précédentes.
• Il envoie un cadeau de bienvenue au clients après leur onboarding ( avec une tâche automatique créé pour Linden)
• Il envoie des organisateurs pour collecter les dates d’anniversaire et autres données au lieu de les appeler pour demander.
• Il assigne des tâches au client et leur demande de cocher des cases, pour que l’équipe sache quand il ont fini avec leur requête.
• Quand les clients ont terminé de télécharger, Automove déclenche automatiquement l’email pour les informer que l’entreprise a tout bien reçu et qu’elle va commencer à travailler dessus.
• Quand l’entreprise dépose la déclaration, un email automatique est envoyé au client leur faisant savoir.

Regardez plus d’astuce sur l’automatisation de Joseph & Hetrick LLC:

Avec Inbox+ et Secure Messages, Joseph & Hetrick LLC conserve toutes les communications de ces clients sur TaxDome. L’équipe a dorénavant un accès rapide aux communications autour d’un projet, au lieu de devoir constamment passer en revue des centaines d’e-mails dans Gmail ou Outlook.

Les cofondateurs sont convaincus qu’un cabinet moderne a besoin de technologies simplifiées pour faire de l’argent, attirer de nouveaux clients, et assurer une bonne expérience aux clients. Ce n’est plus possible de gérer une entreprise et de faire de l’argent avec les anciennes méthodes

Aidez votre entreprise à améliorer l’expérience client et augmenter vos revenus avec TaxDome.