L’Expérience de Total Tax Services : Comment doubler votre clientèle avec un minimum d’effort

Nous vous présentons Cassandra Centeno, propriétaire de Total Tax Services. Cassandra se prépare pour sa troisième saison des impôts. L’année dernière elle a augmenté sa clientèle de 150 clients, et elle prévoit de doubler ce nombre cette année. 

Les années précédentes, Total Tax Services a attiré ces nouveaux clients seulement par bouche-à-oreille. Cette année, ils agrandissent leur clientèle avec l’aide des réseaux sociaux et d’un budget marketing. Cassandra avait prévu d’embaucher plus d’employés dans un premier temps, mais elle a réalisé qu’elle pouvait automatiser la grosse partie de son travail administratif avec TaxDome. De nouveaux clients ont déjà commencé à souscrire à ces services en voyant ces vidéos de conseils sur les déclarations d’impôts sur TikTok.

“ J’ai vu que TaxDome pouvait automatiser l’onboarding – C’est un gros avantage pour tous les clients qui viennent à partir des publicités. J’ai deux clients qui se sont enregistrés sans même que je n’ai eu à avoir affaire à eux. Parfois je poste des vidéos sur TikTok avec des conseils pour les déclarations d’impôts – et je mets mon site dans mon profil. Ils arrivent sur mon site, cliquent sur commencer, il commence ainsi dans le portail sans que je fasse quoi que ce soit”

Exemples de stories Facebook qui permettent au client de Total tax services de rester impliqué.

Convaincre les clients de passer au digital

Total Tax Services a été depuis le début entièrement digital, mais pas digital au sens que Cassandra l’entendait. Heureusement, TaxDome fournit un portail client en marque blanche pour que leurs clients n’aient pas besoin d’utiliser d’autres outils.

“Quand le client s’enregistre, le site affiché est gotoltaltax.com à la place d’un site générique. C’est très important pour ma marque.”

Cassandra a pour but de rencontrer ses clients en personne le moins possible, en gardant leur communication en ligne. Bien sûr, pas tous les clients n’aiment ça. Nous lui avons demandé comment elle avait convaincu ce genre de client.

“Je leur explique que passer au digital est à leur avantage.  Tout ce qui peut être fait en personne peut aussi se faire en ligne”

J’ai tout de même des personnes qui me disent préférer se rencontrer en personne, et quand il insiste je leur explique ce que j’ai dit précédemment. Aujourd’hui, prendre le temps de quitter votre bureau ou votre maison pour aller à un rendez-vous n’est pas nécessaire. On peut le faire à distance — depuis que j’ai insisté sur ce point, tout fonctionne plutôt bien.C’est très rare de perdre des clients pour ça. Mais au final, c’est important de gérer votre business de la façon que vous voulez.

Pour aider ses clients à passer au digital, Total Tax Services a envoyé un courrier par la poste pour inviter leurs clients à rejoindre le portail:

“Je n’avais pas les emails de tous mes clients, mais je leur ai fait savoir par un courrier de s’inscrire sur mon site, et pas mal d’entre eux ont déjà commencé à le faire. Un bon nombre de mes clients me suivent sur les réseaux sociaux, donc ils peuvent aussi trouver l’information là. Avoir un processus facile de souscription m’a permis de convertir facilement tous mes anciens clients à la nouvelle plateforme”

Cabinet comptable automatisé

Total Tax Services utilise TaxDome à son maximum pour se débarrasser du travail administratif ennuyeux. Cassandra a mis en place un processus facile (flux de travail) qui fait avancer automatiquement chaque processus de déclaration de revenue – comme un grand Trello Board – mais sans avoir à changer les statuts manuellement.

Il s’avère que beaucoup de tâches du processus ne requièrent pas son attention: emails, organisateur de taxe, lettre d’engagement – toutes ces choses sont dorénavant envoyées automatiquement permettant à Cassandra de passer plus de temps avec sa fille.

“Quand les clients s’enregistrent, le formulaire d’inscription leur demande s’ils sont intéressés par la formule pour eux-même ou pour une entreprise. Selon leurs réponses, il leur sera assigné automatiquement un organisateur en fonction de leurs besoins. Ils recevront aussi une lettre d’engagement. Avant, je le faisais manuellement en utilisant DocuSign, un outil payant. Une fois qu’ils signent leur lettre d’engagement, ils reçoivent un email et un message pour les prévenir que je travaille déjà sur leur déclaration de revenus.

Le flux de travail progresse automatiquement – Je n’ai pas besoin de déplacer manuellement le projet du client.”

Réduire les coûts de votre cabinet fiscal

En tant que nouvel entrepreneur, Cassandra a pour objectif de réduire un maximum ses coûts quand c’est possible. Nous lui avons demandé quel logiciel Total Tax Services utilisait avant TaxDome.

“Avant TaxDome, j’ai essayé plusieurs systèmes, mais ils étaient trop compliqués. Le client devait compléter trop d’informations. Le client pouvait le faire sur TurboTax, je voulais que le client fournisse les documents, pour que je puisse faire mon travail. Je me suis débarrassée de DocuSign, Paypal, et Wave Accounting, mon ancienne application de management d’application. TaxDome n’est pas seulement un CRM – c’est un portail, des signatures, de la facturation – tout-en-un”

Pour faire grandir l’entreprise plus rapidement, Total Tax Services avait besoin de satisfaire les besoins du client avec un minimum de dépenses. Et TaxDome a rempli toutes les cases permettant à Cassandra de payer un seul prix pour plusieurs outils.

“ J’ai demandé à un de mes clients si elle apprécie le processus, elle m’a répondu que c’était parfait pour tout avoir dans un seul espace et moins de mot de passe à se rappeler. Je n’ai que 24 ans – mes clients ont le même âge que moi, et il ont clairement préférer un portail facile en ligne”

Regarder la vidéo complète de Cassandra faisant la description de son flux de travail avec des exemples: