Mise à jour de Mai 2023

Nous avons procédé à quelques mises à jour importantes : factures récurrentes, interface remaniée pour les messages (désormais appelés « Chats ») et meilleure vue d’ensemble des projets effectués pour un client. Nous avons également apporté des modifications à la gestion des documents, au portail client et à la section sur le flux de travail. Sans plus attendre, plongeons-nous dans les nouveautés.

En avant-première : 

Dans un futur proche, vous pourrez envoyer et recevoir des messages SMS dans TaxDome, ce qui donnera à votre entreprise un autre canal de communication pour collaborer avec vos clients. Nous travaillons également sur une nouvelle application mobile pour les clients, des propositions (pour convertir facilement les prospects en clients), et un meilleur suivi du temps et de la facturation dans TaxDome.

Regardez une vidéo présentant les nouvelles fonctionnalités et améliorations :

💰 Facturation

Factures récurrentes : éliminez les tâches administratives et soyez payé automatiquement

Les factures récurrentes vous permettent d’envoyer des factures à vos clients sur une base régulière prédéterminée (hebdomadaire, mensuelle, etc.). Elles sont particulièrement utiles si vous fournissez des services récurrents. Nous avons récemment organisé un webinaire approfondi présentant cette fonctionnalité et donnant des exemples sur la façon dont vous pouvez l’intégrer dans votre cabinet. Vous pouvez accéder à l’enregistrement du webinaire et à la transcription des questions-réponses ici.

Vous trouverez ci-dessous une vidéo plus courte qui présente la fonctionnalité et l’expérience du cabinet et du client :

Les factures récurrentes automatisent le processus de facturation, de sorte que vous ne devez établir les factures qu’une seule fois. Si vous activez l’autorisation de paiement automatique, vos clients n’auront à saisir qu’une seule fois les données de leur carte ou de leur compte bancaire : l’argent sera alors automatiquement prélevé selon un agenda convenu.

Passez en revue notre liste de contrôle sur la mise en place de factures récurrentes afin d’être payé automatiquement et sans délai pour vos services récurrents.

L’autorisation de paiement n’est actuellement disponible qu’avec Stripe comme fournisseur de paiement par défaut. Vous pourrez toujours créer des factures récurrentes si vous utilisez CPA Charge – mais vos clients devront saisir leurs informations de paiement à chaque fois car l’autorisation de paiement sera désactivée. Vous pouvez activer à la fois Stripe et CPACharge dans votre plateforme – il n’est pas nécessaire de déconnecter CPACharge pour activer Stripe.

En savoir plus sur comment utiliser les factures récurrentes et leurs avantages pour votre cabinet >>

Mise à jour de l’intégration de QBO : moins de messages d’erreur et correspondance automatique des numéros de facture pour ceux qui utilisent plusieurs systèmes de facturation.

Nous avons ajouté une vérification automatique pour éviter les numéros de factures en double. Les numéros de facture seront désormais automatiquement attribués sur la base des factures les plus récentes dans QBO.

Nous attribuons automatiquement des numéros de facture lorsque :

• Le numéro de la facture n’a pas été renseigné
• La facture a été créée via une automatisation
• La facture a été générée automatiquement dans le cadre d’une facture récurrente
• Les factures sont créées en masse

️ Si vous saisissez manuellement un numéro de facture déjà utilisé dans QBO, nous vous en informerons et vous proposerons le prochain numéro disponible.

D’autres mises à jour de la synchronisation QBO seront bientôt disponibles :

• Les champs de suivi et de la localisation QuickBooks seront ajoutés à l’écran de facturation.
• Il sera possible de sélectionner un compte de revenu QuickBooks distinct pour chaque service.
• Nous ajouterons un affichage du statut afin que vous puissiez voir quels services sont synchronisés avec QuickBooks.

Pour en savoir plus sur la mise à jour, veuillez vous rendre dans notre section aide>>

Ajouter des champs personnalisés aux factures PDF

Vous pouvez désormais personnaliser vos factures à l’aide de champs personnalisés.  Cela vous permet d’inclure dans la facture toutes les informations que vous souhaitez sur le client.

Pour ajouter des champs personnalisés aux factures, accédez au sous-onglet Détails du cabinet dans Paramètres et activez les champs de votre choix. Les champs adresse, ville et e-mail sont visibles par défaut, mais vous pouvez voir d’autres options en cliquant sur Afficher plus.

Pour plus d’informations sur les champs personnalisés, jetez un oeil à notre article d’aide>>

Utilisez les shortcodes pour les factures afin de gagner du temps et d’ajouter une touche personnelle

Personnalisez vos factures à l’aide de shortcodes. Les shortcodes peuvent être ajoutés à la description de la facture et aux messages du client, et peuvent contenir n’importe quelle information sur le compte, y compris des champs personnalisés.

Les shortcodes font aussi gagner du temps à vos collaborateurs. Les shortcodes peuvent être créés pour :

• Factures uniques
• Factures récurrentes
• Modèles de factures uniques
• Factures uniques en masse

Pour en savoir plus sur le fonctionnement des shortcodes, veuillez vous rendre sur notre portail d’aide>>

💬 Chats

Chats redessinés : préparer le terrain pour un flux de communication unifié

Nous avons apporté plusieurs améliorations majeures à l’interface et aux fonctionnalités de notre système de messagerie (désormais appelé Chats). Cette mise à jour vise trois objectifs :

1. Ajouter de nouvelles fonctionnalités
2. Créer une interface plus conviviale
3. Préparer le terrain pour un flux de communication unifié

Voici quelques-uns des ajouts les plus importants :

• Listes de contrôle des tâches bien visibles (verrouillées pour les clients)
• Classement des chats en « lus » et « non lus »
• Possibilité de prévisualiser le contenu (documents, tâches, liens et images)
• Possibilité de modifier et de supprimer les messages envoyés
• Renvoi des tâches aux clients
• Onglet « chats archivés » caché

Vous trouverez les chats dans l’onglet Communication. L’intégration des SMS est également prévue prochainement : vous pourrez envoyer et recevoir des SMS de vos clients dans TaxDome.

📚 Gestion des documents

Plus de personnalisation pour les préférences de notification dans les documents : recevez uniquement les notifications qui vous intéressent

Vous pouvez désormais choisir les notifications de documents spécifiques que vous souhaitez recevoir.  Il existe désormais des notifications distinctes pour les documents signés électroniquement, téléchargés et approuvés par vos clients.

Vous pouvez ainsi choisir les événements qui déclenchent une notification. Vous pouvez également choisir l’endroit où les notifications apparaissent : dans Inbox+, dans votre boîte de réception e-mail ou dans les deux.

Affichez notre article d’aide pour en savoir plus sur la mise en place des préférences de notification

👨‍👩‍👧‍👧 Portail client

Nouveaux contrôles de paramétrage pour l’option de prépaiement dans le portail client

Par défaut, toutes les entreprises ont la possibilité d’accepter des paiements anticipés, mais nous avons maintenant ajouté des paramètres supplémentaires pour vous aider à les adapter aux préférences de votre cabinet.

• Vous pouvez choisir d’afficher le bouton de prépaiement ou de le désactiver sur votre portail.
• Options de paiement ajoutées – si cette option est activée, vous pouvez décider des méthodes de paiement par lesquelles les clients peuvent effectuer des prépaiements : prélèvements bancaires, cartes de crédit, ou les deux.

Afin d’accepter les paiements (et d’activer les prépaiements), un fournisseur de paiement (Stripe/CPA Charge) doit être connecté. Apprenez à configurer l’option de prépaiement>>

🤖 Flux de travail

Nouveau droit d’accès : quels collaborateurs peuvent modifier les agendas de récurrence des pipelines

Pour chaque utilisateur, vous pouvez personnaliser les droits d’accès en fonction de son rôle. Nous avons ajouté un nouveau droit d’accès spécifiquement lié au flux de travail – vous pouvez décider quels membres de votre équipe peuvent modifier les récurrences de travail. Lorsque ce droit est désactivé, les membres de l’entreprise pourront toujours consulter les pipelines (s’ils figurent dans le champ « Disponible pour » de ce pipeline), mais ils n’auront pas la possibilité de modifier l’agenda de récurrence.

Découvrez comment mettre à jour les droits d’accès aux flux de travail pour vos collaborateurs>>

Utilisez les projets récents pour voir rapidement les derniers projets pour lesquels le client vous a engagé.

Le contexte est roi : il est important de savoir quelles tâches vous avez accomplies pour un client dans le passé. C’est pourquoi nous avons ajouté la section Projets récents aux profils des comptes. Elle affiche les cinq dernières missions sur lesquelles vous avez travaillé, avec un accès rapide à chacune d’entre elles.

En savoir plus sur l’affichage des projets récents>>

Il est également possible d’interconnecter des tâches. Par exemple, une déclaration fiscale personnelle (formulaire 2042) peut ne pas être achevée tant que la déclaration de partenariat n’a pas été effectuée. En reliant les deux projets, vous pouvez vous assurer que le formulaire 2042 n’est pas finalisé prématurément.

Voir comment associer les projets les uns aux autres>>

📚 Aide et formation

• Automatisez votre flux de travail en 70 minutes avec TaxDome for Payroll
• Nous disposons désormais d’une section distincte de conseils et d’astuces spécialement destinée aux préparateurs de déclarations de revenus, qui contient de nombreux conseils sur la manière d’accueillir de nouveaux clients, de collecter des documents, de gérer les prorogations, et bien plus encore.

🔥 Autres

• La navigation rapide vers tous les comptes associés lors de la consultation d’un contact restauré.
• Vous pouvez désormais modifier les entrées de temps qui ont le statut “En cours” 
• Avez-vous rejoint notre programme d’accès anticipé ? Les membres du programme d’accès anticipé sont les premiers à utiliser et à commenter nos nouvelles fonctionnalités. En savoir plus et rejoindre le programme>>

Tout ce qui précède – plus 63 autres améliorations et corrections ! Rejoignez notre communauté Facebook pour poser des questions, demander des fonctionnalités ou discuter avec d’autres utilisateurs de TaxDome. 

Au cas où vous l’auriez manqué, voici un résumé des principales fonctionnalités que nous avons abordées dans notre article précédent.