18 01 2021 / Flusso di lavoro dei documenti

Perché Excel non va bene

Perché Excel non va bene

Microsoft Excel è uno degli strumenti di business più utilizzati. La sua attrazione principale è la capacità di mettere insieme qualcosa velocemente – con molte aziende che lo usano per gestire i clienti, i flussi di lavoro interni e gli orari di lavoro. Sfortunatamente, è lontano dall’essere perfetto. Gli errori dei fogli di calcolo e la dipendenza dall’input manuale fanno sì che affidarsi a Excel per gestire il proprio business sia una cattiva idea.  

Alcune delle aziende più grandi del mondo hanno subito grandi perdite a causa di errori del foglio di calcolo Excel. Ecco alcuni esempi di cui siamo a conoscenza (e ci sono probabilmente 100 volte più casi di cui le aziende sono troppo imbarazzate per parlarne alla stampa): 

  • Un errore di copia-e-incolla di Excel ha portato a una perdita di 24 milioni di dollari per TransAlta nel 2013.
  • Un errore di battitura di Excel ha portato ad un errore di 11 milioni di dollari di liquidazione per Kodak nel 2005.
  • Un errore di template di Excel ha fatto sì che AstraZeneca rilasciasse accidentalmente informazioni riservate nel 2011.
  • Un errore di copia-e-incolla di Excel ha provocato una perdita di 6 miliardi di dollari per JP Morgan nel 2012.
  • E più recentemente, un errore di formato di file Excel ha portato alla perdita dei record di quasi 16.000 casi confermati di COVID-19 nel programma di controllo e tracciabilità del Regno Unito.

Perché questo accade? Mentre Excel è semplice da usare e altamente personalizzabile (e praticamente gratuito), fare affidamento su di esso per gestire il vostro studio è rischioso. Ecco sei motivi per cui usare Excel per la gestione della pratica è una cattiva idea.

1. Excel ha bisogno di un aggiornamento manuale

Da solo, Excel è un foglio bianco di carta digitale. A meno che non lo riempiate di informazioni, non sa nulla. E non appena inserisci qualcosa manualmente, diventa obsoleto non appena il mondo fuori dal tuo foglio di calcolo cambia. Sei bloccato in un ciclo infinito di aggiornamento delle informazioni che diventano immediatamente obsolete.

Pensateci – nessuno vuole passare ore ad aggiornare i dettagli dei clienti sui fogli di calcolo ogni giorno o a controllare i progressi del flusso di lavoro per vedere i compiti assegnati e completati. È noioso e dannoso per gli affari. Potresti usare quel tempo per:

  • Lavorare sullo sviluppo del business
  • Costruire relazioni affari-clienti
  • Migliorare i tuoi sforzi di marketing
  • Migliorare le operazioni e i sistemi aziendali

Il tempo sprecato ad aggiornare manualmente i fogli di calcolo si traduce in perdite monetarie a causa delle ore di lavoro amministrativo prolungate sui fogli di calcolo. È possibile risolvere facilmente questo problema utilizzando un’applicazione di gestione dello studio automatizzata come TaxDome per eliminare la necessità di fare affidamento su fogli di calcolo manuali per aggiornare le informazioni e gestire il flusso di lavoro.  

Con TaxDome, ora puoi automatizzare ogni processo che faresti durante il ciclo di vita di un lavoro fiscale o di contabilità per il quale sei pagato o il processo di inserimento del cliente. Aggiorna tutte le informazioni automaticamente quando crei nuovi account cliente, quando i clienti caricano i documenti, e tanto altro ancora facilmente.  

2. È molto incline all’errore umano

Come abbiamo discusso sopra, tutte le informazioni in Excel sono aggiornate manualmente – e gli umani non sono molto bravi a farlo. L’errore umano è una delle maggiori sfide nell’uso dei fogli di calcolo Excel. Anche il più piccolo errore fatto durante la raccolta, l’inserimento e l’analisi di dati critici o la gestione del flusso di lavoro per la tua azienda di contabilità può avere un impatto dannoso sulle tue operazioni aziendali. 

Un clic sbagliato, la sovrascrittura dei dati o anche un’aggiunta o una cancellazione accidentale di una cella possono causare grossi problemi. Quando si lavora con molti dati, notare questi errori può essere difficile, e la maggior parte degli utenti non si rende conto degli errori finché non è troppo tardi. È possibile ridurre l’errore umano automatizzando il flusso di lavoro della gestione del tuo studio.

3. Nessuna automazione

Lavorare su fogli di calcolo significa una cosa sola: fare un sacco di attività manuali e ripetitivi più e più volte che possono essere facilmente automatizzati. Invece di fare affidamento su Excel per la gestione del tuo studio, puoi usare un software automatizzato per fare di più:

  • Aggiornare automaticamente i registri dei clienti 24/7
  • Creare automaticamente flussi di lavoro e lavori in date specifiche
  • Assegna automaticamente attività particolari ai membri del tuo team
  • Invia automaticamente e-mail di benvenuto, e-mail di richiesta di documenti e promemoria
  • Genera automaticamente i registri e i dettagli dei clienti in un unico profilo

Pensa a quanto tempo passi a rincorrere i clienti e a seguirli. Non sarebbe bello se quando hai bisogno di qualcosa da un cliente, tu ottenessi effettivamente quello che hai chiesto senza doverlo inseguire? TaxDome rende questo una realtà. Meglio ancora, puoi anche impostare promemoria automatici per fargli fare il lavoro fastidioso al posto tuo. 

 

TaxDome permette ad ogni fase di avere delle automazioni che semplificano la vostra routine

Le automazioni seguono i clienti quando non hanno fatto qualcosa di cui hai bisogno che facciano, così non dovrai farlo tu. L’automazione di questi processi critici del flusso di lavoro ti fa risparmiare tempo prezioso, sforzi e risorse, rendendo più facile la gestione del tuo  studio.  

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4. Non offre visibilità sul ciclo di vita del cliente

Quando si usa Excel, si è praticamente limitati a vedere solo ciò che si apre in un particolare foglio di calcolo. Non hai il quadro completo di quello che sta succedendo nel tuo flusso di lavoro e sui tuoi clienti. Nella maggior parte dei casi, potresti avere diversi fogli per ogni processo. Questo significa che non hai visibilità sul tuo flusso di lavoro. 

Hai bisogno di un modo migliore per gestire e visualizzare i dettagli dei clienti in modo da poter offrire servizi impeccabili. La visibilità ti aiuterà a vedere:

  • Tutte le e-mail che hai inviato e ricevuto dai clienti
  • Tutti i file che hai inviato e ricevuto dai clienti
  • Tutti i dettagli di contatto di altre persone coinvolte con i tuoi clienti

Senza tutte queste informazioni in un unico posto, ti manca la visibilità di cui hai bisogno per completare il tuo lavoro e offrire servizi in modo più efficiente. TaxDome offre una funzione di notifiche intelligenti –  Inbox+, che fornisce notifiche in tempo reale sulle azioni dei clienti e del team, tutto su una singola pagina. Questo centro di notifica tutto-in-uno offre la visibilità di cui avete bisogno dall’inizio alla fine dei vostri progetti 

Inbox+ ti informa su tutti i cambiamenti che avvengono nel tuo account e ti permette di sapere in quale stato si trovano le notifiche.

5. Collaborazione limitata

La collaborazione è la chiave per gestire uno studio di successo. Se vuoi espandere oltre a lavorare da solo o con un partner – hai bisogno di avere visibilità sulle attività delegate ai tuoi membri del team e sui progressi fatti, sulle email inviate ai clienti, sui progressi dell’onboarding e sul flusso di lavoro complessivo. 

Excel non offre collaborazione – i membri del team devono lavorare da soli invece di lavorare come un unico team. 

6. Mancanza di un’interfaccia utente (UI)

Molte persone non ne parlano, ma la verità è che Excel non viene fornito con un’interfaccia utente per le applicazioni che si costruiscono in esso. È semplice creare un foglio di calcolo di base, ma gli utenti vogliono strumenti più interattivi con elementi visivi. Quando si tratta di applicazioni per la gestione dello studio, l’interfaccia utente (UI) è vitale. Voi e il vostro team lo userete quotidianamente. Proprio come non vi trasferireste con la vostra famiglia in una tenda da campeggio, non vi consigliamo di costruire il vostro sistema di gestione aziendale in Excel. 

Comincerai a vedere problemi come l’usabilità ridotta delle applicazioni, bassa produttività e persino errori. La negligenza nell’esperienza utente spesso danneggia l’usabilità complessiva dei vostri strumenti di business. La scarsa UI di Excel potrebbe essere quel problema “invisibile” con cui i membri del tuo team stanno lottando ogni giorno.

Automatizza la gestione del tuo studio

Passare da Excel, che probabilmente hai usato per anni, può essere scoraggiante. Ma quando si considerano le ragioni che abbiamo discusso, si vedrà che è il momento di adottare una soluzione integrata tutto-in-uno per gestire il tuo studio fiscale o contabile. TaxDome è un sistema tutto in uno che è stato creato appositamente per questo.  

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Maria Kris

Maria Kris

Maria è un Marketer di TaxDome. Avendo lavorato sia nel software personalizzato che nello sviluppo di prodotti, sa cosa interessa ai clienti e come aiutare le aziende ad avere successo. Ama tutti i tipi di scrittura. Quando non scrive, è alla ricerca di una nuova ipotesi da testare.

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