Aggiornamento Agosto 2021

Questo mese è ricco di grandi cambiamenti. Abbiamo introdotto la logica condizionale in intere sezioni e alla fine del mese terremo un webinar sui questionari e sui moduli di iscrizione dei clienti. Sono state introdotte le @Mentions: ora puoi comunicare facilmente con il tuo team all’interno di TaxDome.

Anche il sistema di gestione dei documenti è stato migliorato: ora è possibile rinominare e aggiungere nuove cartelle principali. Inoltre, è stato aggiunto un editor PDF nativo per i tuoi clienti.

Attualmente, stiamo lavorando ad un’applicazione mobile per gli studi in modo da dare loro la possibilità di chattare con i clienti, controllare le attività in Inbox+ e molto altro. 

Scopri che cosa è cambiato in TaxDome il mese scorso.

📒 Questionari

Salti condizionali per intere sezioni

I Questionari TaxDome migliorano ancora con l’introduzione della logica condizionale per intere sezioni. Perché?

1. La quantità totale di domande da porre ai clienti può essere ridotta di 10 o più volte.
2. Ora puoi avere un unico questionario completo invece di unire diversi questionari per le diverse casistiche.

Puoi avere un unico questionario o modulo di iscrizione per tutti, perché i clienti vedono solo le domande di cui hanno bisogno. Questo ti aiuta ad essere certo di porre tutte le domande di cui hai bisogno per conoscere la situazione dei tuoi clienti.

Esempio: Chiedi “Sei sposato?” – se la risposta è “Sì”, i clienti vedono ulteriori domande relative al coniuge. Se no, non saranno sommersi da domande inutili. Lo stesso vale per le domande sui figli, sui prestiti PPP, sul reddito estero e molte altre.

Blocchi di testo negli questionari

La possibilità di aggiungere un blocco di testo prima di tutte le domande o prima di una sezione particolare ti aiuta a lasciare una nota ai clienti o a guidarli meglio nelle domande.

Nota: puoi utilizzare i salti condizionali anche per i blocchi di testo.

🤓 Gestione del Team

Team @Mentions

@Mentions (o taggare) permette ai team di lavorare ancora meglio all’interno di TaxDome. È stata una caratteristica a lungo richiesta dalla nostra community e siamo orgogliosi di presentarvela. Niente più Slack o lunghi thread di e-mail!

@Mentions ti aiuta a garantire che il lavoro venga svolto e avvisa rapidamente il tuo team di qualsiasi potenziale problema se rilevato. Puoi menzionare i colleghi nelle note dell’account, nelle descrizioni dei task e nei messaggi. I colleghi menzionati riceveranno una notifica nella posta elettronica e in Inbox+.

L’applicazione mobile dello studio arriverà presto. Resta sintonizzato.

📚Flusso di lavoro dei documenti

Le cartelle principali sono ora modificabili

Ora hai ancora più controllo sull’intera struttura del tuo documento. Puoi creare nuove cartelle o modificare la struttura delle cartelle esistenti (rinominarle, cancellarle), permettendoti di creare tutte le cartelle principali di cui hai bisogno e nominarle come desideri.

Per esempio, puoi rinominare la cartella Documenti Cliente in Documenti di Gerald Smith in modo che più contatti sappiano esattamente dove cercare i loro documenti. Non puoi però cancellare una cartella per i documenti caricati dai clienti.

Puoi anche creare diverse cartelle principali con la stessa privacy. Per esempio, potresti voler creare una cartella privata per ogni dipendente: cartella di Matt Jones, cartella di May Williams, e così via. Presto sarai in grado di creare un modello di cartella che rifletterà questa nuova struttura.

Bloccare i documenti alle fatture durante il caricamento

Puoi bloccare il documento a una fattura esistente durante il caricamento all’interno di una scheda – nella barra laterale destra. Oppure, se non ne hai ancora creata una, puoi farlo nella stessa finestra. L’intero processo è molto più veloce di prima. Quando hai finito, rimani sulla stessa pagina senza perdere il contesto. 

Scopri di più>>.

E ancora più aggiornamenti sulla gestione dei documenti:

• È stato aggiunto l’editor PDF nativo per i tuoi clienti. I tuoi clienti adesso possono compilare i moduli PDF all’interno di TaxDome. Possono accedere all’editor PDF per quei documenti che possono modificare. Scopri di più>>
• I contratti sono ora modificabili. Puoi apportare modifiche ai tuoi contratti anche se sono già stati inviati ai clienti. Puoi modificare il tuo contratto tutte le volte di cui hai bisogno fino a quando non viene firmato da almeno un contatto. Più>>

📞 CRM

Shortcode per contatti e date

Gli shortcode dei contatti rendono le tue email di massa come dei messaggi personalizzati! Ora, se invii un’email di massa o un messaggio al marito Bob e alla moglie Mary, entrambi ricevono un saluto personalizzato. 

Gli shortcode delle date ti aiutano a specificare il mese o l’anno dei documenti che stai richiedendo. Per esempio, se stai richiedendo dei documenti in scadenza, come gli estratti conto, aggiungi degli shortcode per la data in modo che i messaggi nel tuo progetto ricorrente indichino sempre il mese effettivo.

Presto: programmazione delle email: invia email personalizzate nel giorno e nell’ora esatta in cui vuoi che i clienti le ricevano.

Creazione dei messaggi nella barra laterale destra

Questo è utile per evitare di perdere il contesto di ciò su cui si stava lavorando quando si invia un messaggio. Il risultato è un minor numero di clic e una minore interruzione del tuo lavoro. 

Presto, i messaggi sicuri diventeranno ancora più simili ad una chat in quanto tutte le parti saranno in grado di vedere quando l’altra persona sta scrivendo o ha caricato documenti in tempo reale. La possibilità di inviare messaggi di massa a molti account un unica volta sarà presente anche nella barra laterale destra. Inoltre, sarete in grado di inviare messaggi utilizzando semplicemente ctrl + invio sulla vostra tastiera.

✍️ Firme elettroniche

Richiesta di aggiornamente della firma elettronica

Il processo di richiesta di firme elettroniche è diventato simile a DocuSign e ad altri strumenti: hai un menu trascina e lascia dove prima selezioni un contatto e poi scegli i campi che devono essere compilati:

1. Firma dello studio
2. Firma del cliente
3. Iniziali
4. Data 
5. Campo personalizzato (testo)

Scopri di più>>

• Campo “testo” personalizzato nei file PDF. Oltre a firme, iniziali e date, è ora possibile aggiungere un campo “testo” personalizzato per richiedere il codice fiscale, il nome da nubile della madre e altri dati. 
• Le firme dello studio possono essere modificate dai membri del team. Tutti i membri del team che hanno accesso al documento possono modificare, aggiungere o eliminare i campi di firma elettronica dei rappresentanti della società. Scopri di più>>

🤖 Automazione del flusso di lavoro

Modelli di lavoro predefiniti

Il modello di lavoro predefinito ti permette di aggiungere un contesto predefinito ai lavori che aggiungi manualmente e attraverso le automazioni. Specifichi date di scadenza, assegnatari, priorità, ecc. e i lavori creati avranno automaticamente questi dettagli.

Per esempio: potresti voler creare un modello di lavoro per 1040 Return con la scadenza del 15 aprile, o assegnare il tuo commercialista tutti i lavori di contabilità nel modello corrispondente.

Nota: se usi un modulo di iscrizione automatico, i modelli di lavoro possono essere utilizzati anche qui in base alle risposte dei clienti. Per esempio, se un cliente risponde che ha bisogno di servizi di busta paga, il lavoro viene creato automaticamente nel progetto Buste Paga usando il modello di lavoro Buste Paga.

Scopri di più>>

Ecco altri aggiornamenti sul flusso di lavoro:

• Collegamento delle note dell’account ai task. Per esempio, se hai informazioni sui conti bancari di un cliente memorizzate nelle note dell’account, puoi collegare questa nota al compito Conciliazione dell’Account. Scopri di più>>
• Spostamento automatico quando la fattura viene pagata. Quando colleghi documenti bloccati al lavoro e attivi Spostamento automatico, una volta che la relativa  fattura viene pagata, il lavoro si sposta automaticamente alla fase successiva del progetto. Scopri di più>>

💰Fatturazione e invio delle fatture

Questo mese i servizi dettagliati sono stati migliorati:

• Aggiungi servizi ai tuoi contratti. Se stai inviando i tuoi contratti tramite automazioni, ora puoi aggiungere dettagli! Basta aggiungere i servizi ai tuoi modelli di contratto. Scopri di più>>
• Archiviazione dei servizi irrilevanti. Ora puoi archiviare i tuoi servizi obsoleti invece di cancellarli. 
• Copiare servizi da QBO. Ora non è più necessario aggiungere manualmente i servizi a TaxDome – è sufficiente copiare i servizi esistenti in QBO. Scopri di più>>
• Sincronizzazione dei servizi con QBO. Quando aggiungi nuovi servizi, questi vengono automaticamente sincronizzati con il tuo account QBO. Inoltre, i problemi di sincronizzazione di QBO ora includono quelli relativi ai servizi. Puoi risolvere rapidamente i problemi modificando il servizio o eliminandolo. 
• Nuovi filtri per le Fatture. Puoi sempre ottenere l’elenco delle fatture per un servizio specifico.

🔥 Altro

• Webinar ‘6 strategie per gestire i clienti che non pagano’. Unisciti a noi giovedì 9 settembre alle 2 PM CDT per un webinar CPE gratuito insieme ai nostri partner di CPACharge. In questo webinar, Ilya Radzinsky, Co-Fondatore e COO di TaxDome, ed Erika Segal, Associate Brand Manager di CPACharge, discuteranno 6 strategie per evitare le situazioni di “cliente non pagante”. Affronteranno anche come si può automatizzare il processo di pagamento per evitare che ciò accada in futuro. Prenota il tuo posto>>.
• Email di servizio in lingue specifiche. I vostri clienti possono ora ricevere email di sistema dal tuo studio nella lingua che preferiscono. Basta specificare la lingua nelle loro Impostazioni>> Il mio account. Scopri di più>>

Tutto quanto sopracitato, più altre 67 modifiche e correzioni! 

Nel caso in cui te lo sia perso, ecco un riassunto delle caratteristiche principali, che abbiamo affrontato nel post precedente.