L’esperienza di Brooklyn FI: Come ampliare di 3 volte la tua azienda con l’aiuto delle tecnologie moderne

Incontra Shane Mason, co-fondatore di Brooklyn FI. Shane è un commercialista da oltre 10 anni e ha iniziato a fare dichiarazioni dei redditi come attività secondaria. Ma negli ultimi 3 anni, Shane e il suo team hanno ampliato il gruppo di servizi che Brooklyn FI fornisce: dalle sole tasse alla contabilità, consulenza e strategia. Questo dà a Brooklyn FI un flusso prevedibile di reddito e permette loro di espandere.

Siamo rimasti stupiti dalla rapidità con cui Brooklyn FI si è espanso: da solopreneur a 5 collaboratori in due anni e crescendo fino a 13 persone durante il loro primo anno con TaxDome. Gli abbiamo chiesto come hanno raggiunto questo risultato:

“In termini di ampliamento del business basato sui servizi, siamo approdati ad un modello che funziona davvero bene. Il processo, i flussi di lavoro, la frequenza con cui comunichiamo e le consegne che diamo ai clienti, così come le tariffe che applichiamo. È importante gestire le aspettative, il nostro staff, e introdurre i clienti che si adattano alla nostra struttura. Questo manterrà tutto sotto controllo e ci permetterà di crescere esponenzialmente”.

Shane ha anche piani ambiziosi per un’ulteriore ampliamento:

“Mi aspetto 25 persone entro 2 anni. Mi aspetto che ci siano un direttore delle tasse, un direttore della contabilità e un direttore della pianificazione finanziaria, che sarebbero incaricati di espandere ognuno nel loro ambito”.

Il flusso di lavoro viene per primo

Se un’azienda vuole replicare ciò che Brooklyn FI ha fatto, Shane raccomanda di concentrarsi sugli strumenti che li aiutano a costruire i processi.

“Devi capire come permettere a qualcun altro con meno esperienza di te, meno competenza nel settore, di fare il tuo lavoro. Vai fino in fondo con i processi, la delega, gli strumenti del flusso di lavoro. Assicurati che il tuo sistema permetta ripetizioni nei processi facilmente e rapidamente. Cioè, puoi avere dei modelli, ma devi essere in grado di modificarli facilmente. L’automazione in TaxDome ci ha permesso di creare processi ripetibili che non dipendono da un individuo – questo è fondamentale per permetterci di crescere”.

Guarda come Boundless Tax ha completamente automatizzato il flusso di lavoro dell’inserimento dei clienti.

Man mano che cresce, Brooklyn FI richiede sempre più funzionalità per fornire il miglior servizio ai propri clienti e snellire i processi interni. Come tale, il team di Shane si sforza di usare il minor numero possibile di strumenti e TaxDome è stato di grande aiuto in questo.

“Più strumenti può offrire un prodotto, meglio è. Usando TaxDome, non usiamo più QBO, Jetpack Workflow, Trello e Intuit Link. Siamo in grado di lavorare completamente in remoto – e non facciamo più riunioni di persona”.

Traccia l’avanzamento dei tuoi lavori in una semplice visualizzazione.

Quando gli è stato chiesto di inserire se stesso e il suo team in TaxDome, Shane ha affermato che TaxDome è stato abbastanza intuitivo per il loro team. 

“È abbastanza facile trovare tutto, anche per un nuovo utente. Ci sono voluti circa 3 mesi per essere completamente aggiornati. E ci sono così tante nuove caratteristiche che vengono lanciate, quindi stiamo sempre interagendo per implementare nuove funzionalità”.

Una delle altre cose che Brooklyn FI considera in termini di flusso di lavoro sono le integrazioni, specialmente Zapier. È un buon modo per aggiungere nuove integrazioni man mano che altri strumenti diventano migliori del settore.

Espandere come impresa emergente

Dal punto di vista degli affari, avere un partner commerciale è stato un grande affare per Shane. Lui e la sua cofondatrice AJ Ayers hanno un ottimo rapporto e si aggiornano reciprocamente dei loro piani. 

“Io sono la persona delle idee e il mio partner commerciale si concentra sull’attuazione. Questa sinergia è fondamentale e ci permette di espandere così velocemente. C’è un libro chiamato Rocket Fuel che vorrei raccomandare – è su come fare leva  nel tuo business, specialmente quelli che si trovano in stallo dopo aver avuto qualche dipendente”.

Abbiamo chiesto a Shane cosa Brooklyn FI fa per inserire nuovi membri del team senza rallentare il processo.

“Per l’onboarding usiamo molto i video di Loom e Guru per la base di conoscenze interna sui processi e il flusso di lavoro. E TaxDome, naturalmente, – tutti i nostri processi sono all’interno del nostro strumento CRM“.

Shane Mason con la sua socia in affari AJ Ayers.

Migliorare la comunicazione con i clienti 

Mantenere i clienti al corrente di tutto il lavoro in corso dietro le quinte è stata una delle cose più impegnative per Brooklyn FI.  

“Lavoriamo molto duramente per ottenere le informazioni dai clienti e lavoriamo duramente per mettere insieme una rappresentazione accurata del loro anno. Vogliamo comunicarlo al cliente in modo che sia consapevole del motivo per cui ci paga. Ci vogliono una o due settimane per preparare il loro ritorno e si chiedono sempre cosa sta succedendo. Tenerli informati è stata una sfida”.

Passare a TaxDome è stato un sollievo per entrambe le parti.

“Come in ogni azienda, c’è molto che accade dietro le quinte di cui i clienti non sono al corrente – revisione, preparazione, revisione, finalizzazione. Con TaxDome, abbiamo email automatiche che sono impostate ogni volta che un cliente si muove in quella fase del flusso di lavoro – così il cliente sa cosa sta succedendo. Questo prima richiedeva una tonnellata di lavoro manuale, quindi tenere i nostri clienti al corrente è ora una cosa possibile”.

Con le azioni automatiche puoi tenere al corrente i clienti automaticamente.

L’uso del portale clienti di TaxDome ha risolto anche un altro problema importante – avere un portale che fosse facile da usare e anche un piacere per i clienti. 

“Stavamo usando un altro strumento con Intuit – la reimpostazione della password era un problema. Non era con etichetta vuota e non aveva la funzionalità di cui avevamo bisogno. Ora abbiamo ricevuto solo feedback positivi dai clienti. In genere i clienti non parlano dei portali, quindi avere persone che ne parlano positivamente è gradito”.

Il portale clienti è facile come Whatsapp o altre app che i tuoi clienti usano.

Commentando sull’industria nel suo complesso, Shane riconosce che una delle più grandi lamentele sui contabili è la mancanza di comunicazione – i clienti si chiedono sempre cosa sta succedendo. Mentre Brooklyn FI continua ad espandere, avere tali processi ripetibili permette loro di essere più impressionanti per i clienti e di distinguersi dagli altri. Segui l’esperienza di Brooklyn FI per espandere il tuo studio e automatizzare quanti più processi possibili. Hai bisogno di aiuto? Partecipa alla nostra demo giornaliera dal vivo con domande e risposte!