L’esperienza di Carter Cook CPAs: costruire uno studio contabile di nuova generazione

Ti presentiamo Michelle Cook, uno dei partner di Carter Cook CPAs, che aiuta le piccole imprese locali ad essere più efficienti e a massimizzare i profitti. 

Michelle ha un passato nella contabilità pubblica e ora sta cercando di costruire uno studio in cui i clienti si sentano considerati. Inoltre, si focalizza sull’equilibrio tra lavoro e vita privata e sull’assicurarsi che i suoi dipendenti non si esauriscano.

“Mi sono messa in proprio perché sentivo che il settore della contabilità aveva un grande potenziale da offrire. Se uno studio è ben gestito, possiamo fornire un servizio superiore ai nostri clienti e allo stesso tempo prenderci cura dei dipendenti. In questo modo, sto creando uno studio in cui i nostri dipendenti non fanno gli straordinari durante la stagione fiscale, il che è inaudito nel settore. Sarebbe impossibile senza TaxDome”.

Organizzare la struttura dello studio

Michelle si sta dedicando con passione alla costruzione di uno studio di contabilità di nuova generazione, per questo motivo abbiamo deciso di immergerci più a fondo nella sua struttura.

“Uno dei problemi che ho riscontrato nell’essere dipendente di una società di contabilità pubblica era che avevo 10 capi diversi su progetti diversi. Ora sto cercando di sbarazzarmi di questo creando i cosiddetti ‘pod’. 

Ogni pod lavora come una squadra sugli stessi clienti. Abbiamo pacchetti mensili per le tasse, le dichiarazioni delle imposte sulle vendite, la contabilità e le chiamate trimestrali con i clienti. Un pod sarà composto da contabili, un commercialista, un manager e un assistente virtuale per coprire tutti i servizi. Adesso stiamo costruendo il nostro primo pod e mettendo a punto tutti i nostri sistemi. TaxDome e i progetti che abbiamo impostato sono stati fondamentali.”

Al momento della pubblicazione, Carter Cook CPAs ha 6 dipendenti e sta cercando di crescere, costruendo altri pod basati sulla struttura di cui sopra.

Guarda Michelle Cook spiegare come funzionano i pod:

Leggi come Brooklyn FI sia passato da essere un solopreneur ad avere 5 dipendenti in due anni e a 13 persone durante il loro primo anno con TaxDome.

Migliorare le prestazioni del team

Creare un nuovo studio significa costruire i processi da zero. Michelle ripensa al periodo in cui hanno iniziato.

“Non avevamo alcun sistema in atto. Usavamo Google Drive per la condivisione dei documenti, questionari e monitoraggio delle attività. Era davvero complicato capire a che punto stavano i progetti. Poi, sono arrivata al punto in cui stavo per costruire un team. Sapevo di poter gestire tutto da sola, ma non appena porti altre persone, la mancanza di organizzazione non aiuta. Avevo bisogno di un sistema grazie al quale la mia squadra sapesse a che punto era ogni progetto”.

Michelle confessa di aver passato molto tempo a cercare varie soluzioni software. La maggior parte delle opzioni non erano all-in-one, come TaxDome. Carter Cook CPAs ha finito per scegliere tra TaxDome e Canopy, ma ha scelto TaxDome per la struttura trasparente dei prezzi. 

L’all-in-one era un must per Carter Cook CPAs. Michelle sa in prima persona che il cambio di contesto è una delle cose peggiori per essere produttivi. Con TaxDome, il suo team ha un sistema centralizzato per progetti, clienti e documenti che li aiuta a tenere traccia di tutto in modo più efficiente.

I 5 migliori strumenti di TaxDome per aumentare l’efficienza del team, secondo Carter Cook CPAs:

1. Sincronizzazione delle email: casella di posta condivisa per inviare email ai clienti e mantenere il team aggiornato su tutte le comunicazioni.
2. CRM: capacità di tenere traccia delle interazioni con i clienti, note e informazioni personali.
3. Questionari condizionali: metodo efficiente e dall’aspetto professionale per ottenere informazioni dai clienti. Le domande di follow-up appaiono in base alle risposte del cliente (sei sposato, hai venduto una proprietà, ecc.).
4. Scanner mobile: molti clienti non hanno scanner fisici e in questo modo possono facilmente scansionare i documenti nelle applicazioni mobili Android o iOS
5. Schede di gestione del progetto: tracciare tutto senza perdere il contesto è la chiave per avere un team efficiente.

Guarda Michelle Cook parlare di come TaxDome aiuta ad aumentare l’efficienza del loro team: 

Costruire una migliore esperienza del cliente

Carter Cook CPAs lavora in remoto con clienti in tutti gli Stati Uniti. Il partner di Michelle ha una base di clienti molto più anziana, quindi i clienti vanno in macchina fino all’ufficio per consegnargli i loro documenti. Michelle invece segue un approccio diverso:

“Ho clienti millennial, tutti sono molto interessati alla tecnologia. Ho ricevuto feedback fantastici sull’applicazione mobile. Adoro il fatto di poter inviare questionari tramite il portale. Ho registrato un video Loom che spiega come usare i questionari. Grazie alle istruzioni video, i clienti sono in grado di compilarli quando vogliono. Se vogliono farlo alle 10 di sera, va bene! Questo libera la mia agenda e mi permette di concentrarmi su altre cose che non siano le scartoffie”.

Guarda Michelle Cook parlare dell’esperienza del suo cliente:

Carter Cook CPAs si focalizza sulla comunicazione e sul costruire la fiducia con i propri clienti – ovvero le piccole imprese.

“Quando faccio delle telefonate commerciali con i clienti, il 90% delle volte il motivo per cui cambiano commercialista è perché non riescono a contattare il loro commercialista e non riescono ad avere risposte. Quindi vogliamo usare proattivamente TaxDome per essere in grado di rendere le persone felici e tenerle sempre informate”.

Carter Cook CPA ha un intero processo riguardo a questo in TaxDome:

1. Chiamata di scoperta, dove i clienti compilano un questionario. 
2. Creazioen di un account in TaxDome da parte dell’amministratore.
3. I clienti caricano le informazioni in modo sicuro.
4. Telefonata con il cliente per determinare le sue esigenze.
5. Contratto inviato e firmato.
6. Email di benvenuto con istruzioni inviate.
7. Tag applicati.
8. Impostazione del deposito diretto ACH.

Carter Cook CPAs ha intenzione di migliorare la sua comunicazione ancora di più aggiungendo descrizioni visive su dove si trovano i loro clienti nel processo alle email automatiche. Abbiamo ricreato come potrebbero apparire queste descrizioni:

Scopri come Joseph & Hetrick, LLC abbia fatto crescere la sua base di clienti con un’esperienza di prim’ordine.

Avere questi punti di contatto con i clienti non richiede tempo aggiuntivo da parte di Carter Cook CPAs, ma crea relazioni più profonde con loro, proprio come sognava Michelle. 

Stai cercando di far crescere la tua base di clienti, fornendo una migliore esperienza al tuo team e ai tuoi clienti? Scopri come farlo con TaxDome.