L’Esperienza di Tax Therapy: Passare al Digitale Prima del Pensionamento e della Vendita dello Studio

Incontra Amber Gray-Fenner, proprietaria di Tax Therapy, LLC. Non è solo un consulente fiscale, ma anche una scrittrice fiscale e un’editorialista regolare per forbes.com e thinkoutsidethetaxbox.com.

Amber ha ereditato l’attività della madre in Nevada alla fine del 2010 e ora, 11 anni dopo, lei stessa è vicina alla pensione. Abbiamo chiesto ad Amber quali sono i suoi obiettivi e abbiamo discusso di come un professionista possa vendere uno studio ad una cifra più alta e allo stesso tempo aumentare poi la fidelizzazione dei clienti, standardizzando i processi e adottando il giusto software di gestione dello studio.

Aggiungere Continuità al Tuo Studio è Fondamentale

Ogni studio ha obiettivi diversi. Alcuni proprietari vogliono accrescere la loro base di clienti, altri desiderano aumentare i ricavi per cliente, e altri ancora mirano a ridimensionare il loro team e ad aggiungere nuove linee di business. Amber ammette che Tax Therapy non sta cercando di aumentare il volume dei clienti, ma di aggiungere continuità allo studio. La continuità è la chiave per impostare uno studio con un risultato prevedibile. È qui che TaxDome è entrato in gioco inizialmente.

“Stavo cercando della continuità, qualcosa per gestire l’elaborazione del flusso di lavoro del cliente nello stesso identico modo, ogni volta. Lavorando da sola, gran parte del mio flusso operativo era nella mia testa. Abbiamo tutti delle piccole manie, ma ho capito che avevo bisogno di aggiungere la standardizzazione, di fare le cose allo stesso modo per ogni singolo cliente e avevo bisogno di un sistema organizzato per gestire la mia pratica”.

Guarda Amber Gray-Fenner descrivere l’importanza della continuità negli affari:

Con le automazioni del flusso di lavoro di TaxDome, Tax Therapy non solo è stato in grado di raggiungere la continuità desiderata, ma anche di visualizzare tutti i loro processi e ottenere una dashboard centralizzata con lo stato dei lavori e dei progetti.

“Facciamo sia file cartacei che elettronici. Prima avevo dei promemoria visivi – ce n’era un sacco nel mio cassetto, ma non ne ho più bisogno. È tutto lì davanti a me sulla dashboard, il che è semplicemente fantastico”.

Aiutare i Clienti Anziani ad Utilizzare un Nuovo Sistema

Un’altra sfida con cui molti studi fiscali lottano è l’automatizzazione della comunicazione con i clienti, essere in grado di informare i clienti di ciò che sta accadendo nelle retrovie per evitare che chiamino e chiedano, “Ciao, posso avere un aggiornamento?” Tax Therapy non fa eccezione, tranne che i loro clienti sono sessantenni e settantenni.

“Stavo cercando di automatizzare il mio flusso di lavoro per quanto riguarda il lato cliente – tutte le situazioni ‘dov’è la mia roba’. Ho una base di clienti piuttosto anziani. Alcuni di loro all’inizio non capivano che i messaggi erano automatizzati. Ma una volta capito, gli è piaciuto molto”.

Come si presenta l’automazione di Tax Therapy per la comunicazione con i clienti:

1. Invio di un messaggio automatico: ‘Si prega di completare l’intervista’ (Amber preferisce le interviste a questionari e moduli).
2. Una volta che l’intervista è completa, viene inviato un messaggio automatico: ‘Per favore carica i tuoi documenti, clicca qui quando ha finito’.
3. Quando  il cliente fornisce i suoi documenti, viene inviato un messaggio automatico: ‘La tua dichiarazione dei redditi è in fase di inserimento dati’.
4. Quando la dichiarazione è completata, viene inviato un messaggio automatico: ‘La dichiarazione è pronta per la revisione'”.

Guarda Amber parlare della reazione dei clienti di Tax Therapy ai cambiamenti in corso: 

Abbiamo anche chiesto ad Amber cosa stanno cercando di cambiare nella prossima stagione fiscale:

“I nostri clienti amavano ricevere un feedback man mano che il loro lavoro si muoveva attraverso il processo. Uno dei miglioramenti che farò per il prossimo anno è creare più liste per i documenti che devono caricare. Essere in grado di assegnare al cliente un task con una serie di sotto-task in cui deve solo spuntare le caselle e allegare i documenti è enorme”.

Aggiungere Valore al Tuo Studio Prima di Vendere o Andare in Pensione

Quando Amber ha menzionato che era in via di pensionamento, ci siamo addentrati nell’argomento della vendita di uno studio. I numeri per gli studi contabili tendono ad essere piuttosto bassi (la regola generale è 1x per le entrate, al contrario di altre imprese di servizi che rendono 1,5-2x e molto di più per le imprese tecnologiche). Una delle ragioni principali è che questi studi dipendono dalle idiosincrasie di un individuo e dalle carte, paragonate ad un processo ripetibile e modulabile.

Un numero crescente di professionisti non pensa mai a passare al digitale perché hanno intenzione di andare in pensione nei prossimi cinque anni e non vogliono cambiare i loro processi. Vengono spesso consigliati dai broker che più standardizzano il loro processo, più lo studio acquisirà valore e i numeri saliranno. Per mantenere i clienti durante una transizione, i clienti devono sentire il valore dell’azienda. Fornendo un’ottima esperienza utente ai clienti e riducendo le spese generali dello studio automatizzando le attività amministrative, i professionisti possono concentrarsi sulla costruzione di relazioni e sulla consulenza.

Amber ha suggerito un’altra ragione per i bassi numeri:

“Il mantenimento è difficile perché tutto si basa sulla personalità dei singoli individui. Ho clienti il cui commercialista più anziano è andato in pensione e a loro non piaceva il ragazzo. E quella è la loro opportunità per guardarsi attorno perché ogni singola interazione era personale. 

I miei clienti sono abituati a usare TaxDome. Se anche la persona a cui venderò i clienti in futuro userà TaxDome, i miei clienti saranno già abituati all’interfaccia, quindi sarà solo questione di abituarsi al nuovo commercialista. Quel processo sarà molto più facile perché il nuovo commercialista non dovrà fare tutto questo lavoro amministrativo, potrà davvero prendersi il tempo per imparare cosa succede con il cliente e con la sua situazione fiscale”.

La digitalizzazione di uno studio fiscale libera molte più risorse per il professionista fiscale per gestire ciò che può essere gestito solo da un umano.

Guarda Amber Gray-Fenner e Ilya Radzinsky, co-fondatore di TaxDome, che discutono su come vendere uno studio ad un prezzo più alto:

Dove Iniziare a Costruire i Tuoi Processi

Amber è una ex scrittrice tecnica e ha avuto grandi cose da dire sul team di scrittura tecnica di TaxDome e sulle risorse di supporto fornite. Abbiamo chiesto ad Amber di condividere consigli su come altri possano iniziare ad automatizzare il flusso di lavoro del loro studio.

“Devi assolutamente capire il tuo processo di lavoro e ciò che vuoi realizzare. Prenditi del tempo per guardare i video che spiegano le relazioni tra progetti, lavori, attività e come queste cose interagiscono. Prenditi del tempo per iniziare a capire la struttura in cui stai lavorando – delineala da qualche parte, che sia su carta o su Excel o altro. Devi avere una tua struttura e capire la struttura di TaxDome, e poi dovrai capire la tua struttura abbastanza bene da creare un buon problema da risolvere. TaxDome facilita la risoluzione di un problema”.

Guarda Amber Gray-Fenner discutere su dove iniziare a descrivere i tuoi processi interni: 

Questi semplici passi hanno aiutato Amber ad iniziare ad usare TaxDome in un paio di mesi: Tax Therapy ha acquistato TaxDome in ottobre e ha impostato l’automazione entro la fine dell’anno. 

Amber Gray-Fenner sulla sua esperienza con TaxDome: