会計事務所にはなぜタスク管理が重要？効率化のためのポイントも紹介！

円滑な業務進行には「タスク管理」が欠かせません。税理士業でも多くの方が積極的にこのタスク管理を行っています。しかし、業務量の多さから、必要性に対する理解はあるものの十分なタスク管理は難しいと感じている方もいるでしょう。

そこで今回は、税理士業においてなぜタスク管理が重要なのか、そしてその効率を向上させるポイントに焦点を当てて解説します。

• タスクの漏れをなくすためのコツを知りたい
• 税理士業でのタスク管理を効率化するためのポイントが知りたい
• タスク管理が煩雑で悩んでいるので、シンプルに管理する方法を模索している

上記に当てはまる方は、今回の記事を参考にして、税理士業におけるタスク管理に関しての理解を深めるきっかけとして頂ければと思います。

タスク管理のメリット

タスク管理には大きなメリットがあります。具体的にはどういったメリットがあるのでしょうか。タスク管理によるメリットを詳しく見ていきましょう。

作業内容と進捗を明確に把握できる

人が同時に色々と違うことを同時進行することは簡単ではなく、また、長時間の集中も難しいものです。多くの仕事に対処しなければいけない人ほど、実感しているでしょう。

仕事の内容、順番、期限をリストアップして整理すれば、今やるべきことや次に行うべきことが明確になり、効率的に業務を進めることができます。

進捗状況を視覚的に確認できる

タスクをリストアップし、処理する順番を事前に定めておくことで、その日の作業が計画通り進行しているかを確認しやすくなります。進捗状況をチェックしながらタスクをこなすことで、達成感を感じることもできます。予定通りのタスクをこなした充実感は、自信やモチベーションの向上に繋がるでしょう。

作業の抜けや漏れを防ぐことができる

しっかりとタスク管理を行うことで、仕事の抜けや漏れの防止が可能です。最初にタスクを整理して管理できていれば、優先度や重要度が高いタスクが急に追加されても対応可能です。次に取り組むべきことが明確になり、仕事の抜けや漏れを防ぐことができます。

業務を均等に配分し、作業量の偏りを解消する

チームのタスク管理を実施することは、業務の進捗状況を把握するだけでなく、メンバーの役割分担や作業配分の確認・見直しにも役立ちます。

例えば、経理部門などの出納業務を担当するチームにおいては、月末や月初めに仕事が一気に集中することがあります。こうした業務の集中を改善することは、業務の効率や生産性の向上のためにも大切です。

タスク管理を通じて、業務負荷や作業量の偏りを可視化することができ、チーム全体の効率を向上させる手助けとなります。

チームワークの向上に寄与する

メンバー同士がタスクを共有することで、各自の担当作業や業務負荷を理解し合えるようになります。そして、遅延している作業を早く見つけ出すことができます。さらに、メンバー同士が助け合ったり、フォローアップの体制を整えたりすると、チームワークが向上し、プロジェクトがスムーズに進む環境が整います。

会計事務所のタスク管理の効率化ポイント

この章では、会計事務所のタスク管理のポイントについて説明します。以下のポイントをしっかり理解して実践することで、効果的なタスク管理を行うことができるでしょう。

タスクとスケジュールを連携させる

タスクはスケジュールと連携して、適切に管理しましょう。税理士が取り組む業務において、クライアントとの直接の対話が不可欠な場面もあります。書類作成やデスクワークも重要ですが、事務作業に追われてクライアントとの予定が守れなくなるのは避けるべきです。

タスクはスケジュールと密接に結びついた形で管理しましょう。自分の抱えるタスクとクライアントとの予定を一元管理することで、時間の無駄を減らし、作業をより効率的に進めることができます。

顧客情報とタスクを結びつけて管理する

顧客情報とタスクを結びつけて管理することも大切です。税理士は通常、多くのクライアントを抱え、同時に複数の案件に取り組むことが一般的です。そのため、同じ内容の業務が複数のクライアントで進行している際に、どのクライアントの業務なのかが分からなくなる場合もあるでしょう。また、顧客情報とタスクを別々のツールで管理していると、情報の確認に手間取り、業務進捗が滞る可能性も生じます。

そのため、顧客情報とタスクを結びつけて管理するのが良いでしょう。

社員間でのタスク共有

タスクは社員間で共有しましょう。クライアントの要求に対処するには、税務アシスタントや他の税理士との連携が欠かせません。しかし、タスクが共有されていないと、個々にタスクの進捗状況を直接尋ねなければならず、効果的な連携が難しくなります。

個人でタスクを管理するスタイルは避け、タスクの管理は組織全体で行いましょう。タスクが共有されていれば、個別に確認する必要がなくなり、無駄なやりとりを減らして業務を効率的に進めることができます。

対応状況の可視化

管理しているタスクについての進捗状況を分かりやすく表示するようにしましょう。特に確定申告シーズンは、多くの仕事が集中し、事務所で大量の税務書類の作成・提出が必要です。税務手続きは期日が厳格であり、スケジュールが遅れると大きな問題が生じる可能性があります。

すべてのタスクが期日までに完了するように、タスクの進捗状況を見やすく表示し、管理することが必要です。

会計事務所におけるタスク管理の方法

会計事務所のタスク管理にはいくつかの方法があります。特定の方法を選ばなければならないという決まりはなく、自分に合った使いやすい方法を選ぶことが大切です。この章では、会計事務所でのタスク管理の方法を紹介します。

To Doリストを作成する

To Doリストは、その名の通り、やるべきことをリストアップしたものです。必要なタスクをリストに書き出し、終わったものは順次消していく形です。To Doリストにはさまざまなアプリやソフトが提供されています。特化したアプリだけでなく、テキスト入力アプリや付箋を使ってもTo Doリストを作成することが可能です。

社内カレンダーやその他の共有ツールを利用する

社内で共有されているカレンダータスクを共有するのも有効です。たとえば、タスクの締切日を登録することや、その日に行うべきタスクを予定として登録することなどの方法があります。社内カレンダーを使用すると、手軽にタスクを把握できます。特にタスクを簡単に共有したい場合に効果的です。

ただし、カレンダーは一目で全体を把握するのには適していますが、進捗率などの詳細な内容は入力や表示が難しいことがあります。そのため、カレンダーは共有のために利用し、細かなタスク管理には別のアプリを併用するといった方法も検討すると良いでしょう。

タスク管理アプリなどを導入する

タスク管理に特化したアプリもあります。これらのアプリでは、タスクの内容をタイトルとして設定した上で、その詳細を記入したり日付を指定したりします。また、関連するメンバーを指定できるアプリでは、タスクを簡単に共有することができます。

毎日タスク管理アプリを開く習慣をつけると、タスクの見落としを防ぐことができます。これらのアプリは基本的な機能やシステムが共通していることが多いため、追加機能や自分の好みに合わせて選んでも問題ありません。

まとめ

これまで、税理士のタスク管理の大切さから効率化のポイントまで詳しく説明しました。

業務量が多い税理士にとってタスク管理を徹底することは、業務効率を向上させ、進捗状況を把握するために非常に重要です。特に、業務マネジメントツールを活用すれば、スケジュールとの連携や対応状況の可視化が容易になり、タスク管理の効率向上に寄与します。

税理士のタスク管理には、TaxDome（タックスドーム）のように税理士業での実績が豊富で、誰でも簡単に使えるツールが適していると言えるでしょう。